Informatiemanagementplan

Er is een element van informatiemanagement voor alle andere managementplannen dat handelt over de vorm en verspreiding van specifieke documentatie. Dit managementplan zou die beleidslijnen niet mogen dupliceren. Het gaat veeleer om algemene benaderingen van het creëren, opslaan en verspreiden van informatie.

Beleid

• Introductie

• In de inleiding wordt de achtergrond van het werk beschreven en wordt duidelijk gemaakt hoe dit document zich verhoudt tot andere relevante documenten, zoals het beleid van de organisatie, het bovenliggende programma of de portfolio.

• Rollen en verantwoordelijkheden

• De verantwoordelijkheden op het gebied van informatiemanagement zullen wijdverbreid zijn, aangezien veel mensen op de een of andere manier betrokken zullen zijn bij het managen van informatie. Er moet echter een kernverantwoordelijkheid zijn om ervoor te zorgen dat informatie correct wordt opgeslagen, geraadpleegd en gearchiveerd of vernietigd.

• Dit zal vaak tot een ondersteuningsfunctie behoren, maar bij kleine projecten zal dit bij verstek bij de projectmanager blijven.

• Borging

• Hier worden de criteria voor succesvol informatiemanagement beschreven die bij borgingsbeoordelingen worden gehanteerd.

• Begroting

• Een afzonderlijk identificeerbare begroting voor informatiemanagement is alleen waarschijnlijk wanneer er complexe of ongebruikelijke requirements bestaan op het gebied van informatiemanagement.

• Koppelingen

• Alle functies zijn afhankelijk van informatie en zijn daarom gekoppeld met de functie van informatiemanagement. Sommige specifieke koppelingen kunnen de moeite waard zijn om te definiëren, zoals hoe informatiemanagement zich verhoudt tot wijzigingsbeheer, d.w.z. welke documenten moeten worden opgenomen in een configuratiemanagementsysteem en welke onderwerp zijn van een eenvoudiger beleid voor versiebeheer.

Procedure

• Verzamelen en creëren gegevens

• In dit onderdeel wordt bepaald hoe de gegevens zullen worden verzameld en welke specifieke technieken bij het creëren van de gegevens zullen worden gebruikt. Dit moet zorgen voor consistentie tussen de activiteiten op het gebied van gegevensverzameling in het kader van verschillende functies, zoals toezicht houden op de voortgang en kwaliteitscontrole.

• Document- en opslaginformatie

• Duplicering van documentbeschrijvingen van andere managementplannen in het gedeelte over informatiemanagement moet worden vermeden. Dit plan heeft tot doel consistentie tot stand te brengen tussen de specifieke vereisten van alle andere functies. Het kan beleid uitstippelen op gebieden zoals de vorm van papieren en elektronische documenten, veilige opslag of back-up.

• Toegang en verspreiding

• Toegang kan van bijzonder belang zijn in situaties waarin verschillende veiligheidsniveaus worden toegepast. Leden van het managementteam hebben mogelijk toegang tot bepaalde documenten nodig, maar worden uitgesloten van toegang tot andere documenten.

• In dit onderdeel zou bijvoorbeeld kunnen worden ingegaan op veiligheidsmachtigingen of autorisatieprocedures voor de toegang tot informatie. Evenzo kan zij beleidslijnen vaststellen voor wie bepaalde informatie mag ontvangen of wie moet worden ingelicht wanneer informatie wordt vrijgegeven.

• Archiveren

• Vervangen documenten worden gewoonlijk gearchiveerd in plaats van vernietigd om een inspectietraject van revisies te behouden. Zodra het werk is voltooid, de contracten zijn gesloten en de evaluaties na het project/programma zijn afgerond, zal het grootste deel van de opleveringsinformatie worden gearchiveerd en zal alles wat nog overblijft, op de gebruikelijke wijze rechtstreeks aan het operationele onderdelen worden overhandigd.

• Vernietigen

• De meeste P3-informatie zal voldoen aan organisatorische normen voor de opslagtermijn, die langer zal zijn dan de duur van een project of programma.

• In sommige gevallen kunnen er beveiligings- of contractuele redenen zijn voor het managementteam om enige verantwoordelijkheid te dragen voor de vernietiging van informatie tijdens de levensduur van hun werk.

Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands