Manajemen informasi harus:
- menangkap data secara akurat dan konsisten;
- mengembangkan informasi yang dapat digunakan bersumber dari data mentah;
- memelihara informasi secara aman dan dapat diakses selama masa siklus gunanya;
- mendukung komunikasi dan pembuatan keputusan yang efektif.
Indikator | Atribut tingkat 2 |
Kebutuhan untuk menilai kemampuan dalam manajemen informasi lebih sedikit mengenai kompleksitas pekerjaan itu sendiri namun lebih banyak mengenai lingkungan eksternalnya. Sebuah pekerjaan yang sangat kompleks dan besar bisa saja sangat terbuka dan langsung dari segi titik pandang informasi dan di mana proyek kecil bisa saja secara komersial sangat sensitive dan membutuhkan manajemen informasi yang hati-hati. Di dalam lingkungan di mana keamanan adalah hal penting akan perlu untuk memiliki kemampuan tingkat 3 di dalam manajemen informasi –yang kurang tidak akan memadai. |
Mengumpulkan dan membuat data | Semua data-data yang perlu dikumpulkan dan ditata. | |
Mendokumentasikan dan menyimpan informasi | Data dipresentasikan sebagai informasi yang mendukung proses pembuatan keputusan dan menjaga para pemangku kepentingan tetap mendapatkan informasi. Versi pengendalian dan kepemilikan dokumen jelas. | |
Akses dan penyebaran | Dokumentasi dapat diakses tetapi tetap terkendali. Penyebaran dicatat dan dapat dilacak. | |
Arsip | Dokumen akan diarsipkan saat tidak lagi diperlukan | |
Penghancuran | Penghancuran informasi bersifat ad-hoc kecuali perlu atas alasan kontraktual atau legal. | |
| ||
Indikator | Atribut tingkat 2 | |
Mengumpulkan dan membuat data | Semua data-data yang penting dikumpulkan atau dibuat dalam cara yang konsisten dan dapat didemonstrasikan. | |
Mendokumentasikan dan menyimpan informasi | Standar presentasi diterapkan melintasi semua dokumentasi. Dokumen kunci tunduk pada manajemen konfigurasi penuh. Sistem diadakan untuk mendukung aliran kerja, keamanan penyimpanan dan backup. | |
Akses dan penyebaran | Tingkat akses didefinisikan dan dikendalikan. Ada sistem yang ditempatkan untuk mengelola otorisasi dan memeriksa penyebaran sebelum dioperasikan (release). | |
Arsip | Dokumen diarsip ketika tidak diperlukan lagi tetapi sejarah dokumen disimpan. | |
Penghancuran | Penyimpanan dikaji secara periodic dan dokumentasi yang tidak diperlukan dihancurkan. |
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.