Gestion de l'information

La gestion de l'information doit :

  • saisir les données avec précision et cohérence;
  • développer des informations utilisables à partir de données brutes;
  • maintenir l'information de façon sécurisée et accessible pendant sa vie utile;
  • soutenir la prise de décision et la communication efficaces.

Indicateurs

Attributs de niveau 2

 

La nécessité d'évaluer les capacités en matière de gestion de l'information tient moins à la complexité inhérente du travail mais plutôt à son environnement extérieur.

Un travail de grande envergure et très complexe peut être très ouvert et simple du point de vue de l'information alors qu'un petit projet peut être commercialement sensible et avoir besoin d'une gestion minutieuse de l'information.

Dans un environnement où la sécurité est importante, il peut être nécessaire d'avoir une maturité de niveau 3 dans la gestion de l'information — rien de moins ne serait adéquat.

Collecter et créer des données

Toutes les données nécessaires sont collectées ou créées.

Documenter et stocker des informations

Les données sont présentées comme des informations qui soutiennent les processus de prise de décision et qui tiennent les intervenants informés.

Le contrôle des versions et la propriété des documents sont clairs.

Accès et diffusion

La documentation est accessible, mais contrôlée.

La diffusion est enregistrée et traçable.

Archiver

Les documents sont archivés lorsqu'ils ne sont plus nécessaires.

Détruire

La destruction de l'information est ponctuelle, à moins qu'elle ne soit requise pour des raisons contractuelles ou légales.

 

Indicateurs

Attributs de niveau 3

Collecter et créer des données

Toutes les données nécessaires sont collectées ou créées d'une manière qui est manifestement cohérente.

Documenter et stocker des informations

Les normes de présentation sont mises en œuvre dans toute la documentation.

Les principaux documents sont soumis à une gestion exhaustive de la configuration.

Des systèmes existent pour supporter le flux de travail, le stockage sécurisé et la sauvegarde.

Accès et diffusion

Les niveaux d'accès sont définis et contrôlés.

Il existe des systèmes en place pour gérer les autorisations et vérifier la diffusion avant la publication.

Archiver

Les documents sont archivés lorsqu'ils ne sont plus nécessaires, mais les historiques des documents sont conservés.

Détruire

Le stockage est périodiquement révisé et la documentation inutile est détruite.

 

Merci à la SMaP pour la traduction.

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