Informatiemanagement moet:
- gegevens nauwkeurig en consistent vastleggen;
- bruikbare informatie ontwikkelen op basis van ruwe gegevens;
- informatie gedurende de levensduur veilig en toegankelijk bewaren;
- effectieve besluitvorming en communicatie ondersteuning.
Indicatoren | Niveau 2 kenmerken |
Bij de beoordeling van de vaardigheid op het gebied van informatiemanagement gaat het niet zozeer om de inherente complexiteit van het werk als wel om de externe omgeving ervan. Een groot en zeer complex stuk werk kan vanuit het oogpunt van informatie zeer open en eenvoudig zijn, terwijl een klein project commercieel gevoelig kan zijn en zorgvuldig informatiemanagement nodig heeft. In een omgeving waar veiligheid belangrijk is, kan het een noodzaak zijn om op het gebied van informatiemanagement over niveau 3 vaardigheden te beschikken - minder zou niet adequaat zijn. |
Gegevens verzamelen en creëren | Alle noodzakelijke gegevens worden verzameld of aangemaakt. | |
Informatie documenteren en opslaan | Gegevens worden gepresenteerd als informatie die het besluitvormingsproces ondersteunt en stakeholders op de hoogte houdt. Versiebeheer en eigendom van documenten is duidelijk. | |
Toegang en verspreiding | Documentatie is toegankelijk, maar wordt beheerd. Verspreiding wordt vastgelegd en is traceerbaar. | |
Archief | Documenten worden gearchiveerd wanneer ze niet meer nodig zijn. | |
Vernietigen | Vernietiging van informatie vindt ad hoc plaats, tenzij dit om contractuele of wettelijke redenen vereist is. | |
Indicatoren | Niveau 3 kenmerken | |
Gegevens verzamelen en creëren | Alle benodigde gegevens worden aantoonbaar en op consistente wijze verzameld of aangemaakt. | |
Informatie documenteren en opslaan | Presentatiestandaarden zijn geïmplementeerd in alle documentatie. Belangrijke documenten zijn volledig onderworpen aan configuratiemanagement. Er bestaan systemen om de werkstroom, veilige opslag en back-up te ondersteunen. | |
Toegang en verspreiding | De toegangsniveaus worden gedefinieerd en beheerd. Er bestaan systemen voor het managen van autorisaties en de controle van de verspreiding vóór de vrijgave. | |
Archief | Documenten worden gearchiveerd wanneer ze niet langer nodig zijn, maar de documentgeschiedenis wordt bewaard. | |
Vernietigen | De opslag wordt periodiek herbeoordeeld en onnodige documentatie wordt vernietigd. | |
Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands
