Gestione delle informazioni

La gestione delle informazioni dovrebbe:

  • catturare i dati in modo accurate e coerente;
  • elaborare informazioni utilizzabili partendo dai dati grezzi;
  • mantenere la sicurezza ed accessibilità delle informazioni durante la loro vita utile;
  • supportare un processo decisionale ed una comunicazione efficaci.
Indicatori Attributi di livello 2

La necessità di valutare la capability riguardo alla gestione delle informazioni riguarda meno la intrinseca complessità del lavoro e più l’ambiente esterno.

Un lavoro di grandi dimensioni e altamente complesso può essere molto aperto e trasparente dal punto di vista delle informazioni mentre un piccolo progetto può essere sensibile dal punto di vista commerciale e bisognoso di un’attenta gestione delle informazioni.

In un ambiente in cui la sicurezza è importante potrebbe essere una necessità avere il livello 3 di capability riguardo alla gestione delle informazioni - non essendo adeguato niente di meno.

 

Raccogliere e creare i dati

Sono raccolti o creati tutti i dati necessari.

Documentare e conservare le informazioni

I dati sono presentati come informazioni che supportano i processi decisionali e mantengono informati gli stakeholder.

Il controllo della versione e la proprietà dei documenti è chiara.

Accedere e diffondere

La documentazione è accessibile ma controllata.

La diffusione è registrata e tracciabile.

Archiviare

I documenti vengono archiviati quando non più necessari.

Distruggere

La distruzione delle informazioni è effettuata ad hoc a meno che le stesse non siano necessarie per ragioni contrattuali o legali.

 
Indicatori Attributi di livello 3
Raccogliere e creare i dati

Tutti i dati necessari sono raccolti o creati in maniera palesemente coerente.

Documentare e conservare le informazioni

Vengono implementati degli standard di presentazione per tutta la documentazione.

I documenti chiave sono soggetti ad una gestione della configurazione completa.

Esistono sistemi per supportare il flusso del lavoro, assicurare la conservazione  ed eseguire il backup.

Accedere e diffondere

I documenti sono archiviati quando non più necessari ma sono conservate le storie dei documenti.

Archiviare

I livelli di accesso sono definiti e controllati.

Sono istituiti sistemi per gestire le autorizzazioni e controllare la diffusione prima del rilascio.

Distruggere

L’archivio è riesaminato periodicamente e la documentazione non necessaria distrutta.

 

Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione

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