Register risiko

Tujuan dari register risiko ini adalah untuk merekam informasi mengenai kejadian risiko yang diidentifikasi. Jumlah informasi yang harus direkam tergantung pada konteks pekerjaan.

Dalam bentuk yang paling sederhana (dalam proyek kecil yang dilakukan sediri), register akan memiliki suatu daftar kejadian risiko dan hasil analisis kualitatif. Register risiko yang paling canggih akan dirancang untuk memperbolehkan agregasi melalui berbagai proyek dan program. Bagian ini juga akan merekam, atau lintas referensi, kepada dokumentasi terkhusus yang memperlihatkan analisis kuantitatif dari ketidakpastian umum (analisis Monte Carlo atau analisis sensitivitas).

Struktur umum untuk register risiko akan mengikuti prosedur manajemen risiko. Bidang yang digunakan dalam struktur akan diseleksi dari yang diuraikan di bawah ini. (Catatan: judul prosedural normalnya tidak akan muncul pada register risiko).

 

Identifikasi

• Pengidentifikasi

• Setiap risiko harus memiliki seorang pengidentifikasi unik. Terutama ketika menggunakan lintas referensi dalam laporan dan dokumentasi pendukung.

• Penulis

• Orang atau entitas yang mengidentifikasi risiko. Di banyak kasus hal ini adalah seorang individu tetapi pada tingkat program risiko bisa diidentifikasi oleh tim proyek atau resiko proyek diidentifikasi oleh seorang sub-kontraktor.

• Tanggal tercatat

• Tanggal risiko pertama kali dimasukkan ke dalam register.

• Kategori

• Jika diminta oleh rencana manajemen risiko, register harus mengkategorikan risiko. Akan ada banyak jenis kategori, sebagai contoh, risiko dapat dikategorikan sebaga suatu ancaman atau peluang dan kemudian dikategorikan lebih jauh sebagai legal, jadwal, finansial dll.

• Informasi ini dapat digunakan jika perlu untuk mengkaji risiko berdasarkan kategori, yaitu semual risiko jadwal atau semua risiko regulasi. Hal ini juga berguna pada pasca proyek, program atau portofolio ketika menyusun daftar cek risiko untuk penggunaan identifikasi risiko di masa mendatang.

• Uraian

• Uraian keseluruhan risiko, kemungkinannya mengikuti suatu struktur ‘sebab; kejadian; efek’, yaitu apa yang menyebabkan adanya risiko, bagaimana kejadian akan diamati dan apa efek yang akan terjadi?

• Lintas referensi

• Berbahaya untuk mempertimbangkan setiap dokumen dalam isolasi karena semua aspek dalam proyek, program dan portofolio saling berhubungan. Lintas referensi dapat menandai hubungan antara risiko dengan dokumen produk yang relevan atau profil manfaat yang terpengaruhi. Hal ini juga dapat mereferensi pada kegiatan khusus di dalam jadwal atau menyediakan suatu hubungan antara risiko tingkat program dengan risiko tingkat proyek.

 

Menilai

• Probabilitas

• Probabilitas dari risiko yang terjadi akan diestimasi sesuai dengan skala yang diinginkan yang ditetapkan di dalam rencana manajemen risiko.

• Dampak

• Dampak risiko yang terjadi akan diestimasi sesuai dengan skala yang diinginkan dengan menetapkannya di dalam rencana manajemen risiko. Wilayah yang dipengaruhi oleh kejadian risko juga harus dicatat, umumnya dalam bentuk lingkup, jadwal dan biaya, tetapi juga (jika sesuai) pada tahapan, atau wilayah bisnis.

• Nilai yang diharapkan

• Kebanyakan dampak kejadian risiko dapat digunakan untuk menghitung nilai yang diharapkan. Dalam pendekatan yang paling sederhana, dampak biaya dilipatgandakan oleh probabilitas (dengan mengasumsikan bahwa probabilitas telah diestimasi pada skala numerik) untuk memberikan nilai yang diharapkan. Nilai yang diharapkan dari kejadian risiko yang lebih kompleks bisa dihitung dengan menggunakan perangkat seperti pohon keputusan (decision tree).

• Nilai yang diharapkan menyediakan target biaya untuk setiap kegiatan respon dan juga menyediakan suatu mekanisme yang berguna untuk mengkuantifikasi dan mengagregatkan keseluruhan risko. Ini dapat digunakan sebagai satu ukuran untuk risk appetite.

• Pendekatan

• Waktu kejadian risiko yang diprediksi, apabila hal itu terjadi.

• Asumsi

• Estimasi probabilitas, dampak, nilai yang diharapkan dan pendekatan yang dilakukan berdasarkan pada asumsi yang terjadi saat ini. Sebagai contoh, dampak penundaan dalam kegiatan di jadwal bisa dinilai pada dasar di mana kegiatan terletak pada jalur kritis. Harus dicatat bahwa dampak akan berbeda, apabila jadwal berubah dan kegiatan tidak lagi berada pada jalur kritis.

• Dokumentasi pendukung

• Register risiko adalah paling sesuai untuk merekam kejadian risiko individual dan hasil analisis risiko kualitatif. Untuk situasi risiko kompleks, bidang register risiko bisa tidak cukup untuk menyimpan semua informasi yang relevan. Sebagai contoh, jika situasi tertentu berisiko dan kompleks dihitung dengan menggunakan teknik Delphi, detailnya tidak akan disimpan di dalam register risiko, tetapi sebagai dokumentasi pendukung.

Satu cara untuk memasukkan analisis ketidakpastian yang lebih besar di dalam dengan register risiko adalah untuk membuat kejadian risiko semu seperti ‘Mengestimasi ketidakpastian’. Hal ini muncul sebagai suatu masukan dalam register risiko dengan informasi yang relevan dan sesuai dengan format register namun kebanyakan informasi direferensikan sebagai dokumentasi pendukung.

• Dalam beberapa kasus teknik analisis kuantitatif bisa  sesuai. Sebagai contoh, pohon keputusan (decision tree) bisa digunakan untuk menganalisis skenario alternatif atau analisis Monte Carlo akan digunakan untuk mengatasi estimasi ketidakpastian dari pekerjaan inovatif secara umum.

• Teknik ini akan menghasilkan dokumen kerja dan laporan yang penting dalam pemahaman atas keseluruhan risiko yang diasosiasikan dengan proyek, program, atau portofolio dan harus diacu dalam register risiko.

• Risiko lain yang ada hubungannya dengan informasi perlu diacu bisa berupa finansial (risiko anggaran), jadwal (rencana kontijensi) dan rincian pemangku kepentingan.

• Memastikan bahwa semua referensi pada risiko dialokasikan di dalam satu tempat juga memastikan bahwa agregasi risiko, teritama lintas program dan portofolio, tidak akan terlewat.

 

Rencana tanggapan

• Jenis

• Jenis respon risiko bisa dicatat di sini. Sifat respon kemungkinannya akan jelas dari uraiannya tetapi catat bahwa kategori dapat membantu analisis risiko keseluruhan, sebagai contoh, seberapa banyak ancaman yang telah ditransfer atau proporsi peluang apa yang telah dieksploitasi.

• Respon

• Tindakan yang dipilih sebagai respon pada kejadian risiko dan efeknya (yaitu pengurangan probabilitas, dampak atau keduanya).

• Biaya implementasi respon harus diestimasi untuk meyakinkan bahwa itu tidak melebihi nilai risiko yang diharapkannya sendiri dan bahwa biaya total respon risiko cocok dengan anggaran risiko.

• Kejadian risiko sekunder dan sisa

• Meskipun dengan usaha terbaik dalam menangani kejadian risiko, respon yang direncanakan bisa meninggalkan beberapa risiko sisa atau membuat risiko sekunder baru. Dalam beberapa kasus, hal ini bisa dicakup oleh teks penjelasan, dan yang lain akan perlu untuk membuat kegiatan resiko baru dengan lintas referensi  terhadap risiko awal.

 

Implementasi respon

• Pemilik

• Orang-orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan risiko.

• Pelaku

• Orang yang akan mengimplementasikan respon. Ini bisa saja orang yang sama sebagai pemilik, atau tidak

• Status
• Pernyataan sederhana apakah kejadian risiko adalah aktif (situasi default) atau ditutup. Suatu kejadian risiko bisa ditutup jika kemungkinannya atau dampaknya telah dikurangi secara besar (dan telah diterima), pekerjaan telah berjalan melebihi penyebab kejadian atau telah terjadi dan telah diselesaikan.

 

Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.