Ketika proses manajemen membentuk dan menyesuaikan portofolio, proses ini berkenaan dengan koordinasi sehari hari komponen program dan proyeknya. Dua proses ini selaras. Ketika proses manajemen menetapkan parameter di dalam dimana koordinasi dilakukan, informasi yang dihasilkan oleh koordinasi akan menginformasikan keseimbangan dan prioritasi yang sedang berlangsung.
Tujuan dari proses ini adalah:
- mengkonsolidasikan informasi dari komponen proyek dan program untuk memahami portofolio secara keseluruhan;
- memonitor kinerja portofolio terhadap tujuannya;
- mengelola hubungan antara proyek dengan program.
Pada setiap waktu apapun, porotofolio akan berisi antar-hubungan proyek dan program pada semua tahap siklus hidup. Pada kenyataannya, koordinasi melibatkan proyek dalam definisi, program dalam pengiriman, proyek dalam pengakhiran dan program dalam identifikasi, dll.
Diagram dan kegiatan sebagaimana diuraikan di bawah adalah suatu penyederhanaan dari proses yang dirancang untuk memfasilitasi diskusi tentang apa yang perlu dilakukan.
Klik pada komponen diagram untuk lebih detil
Identifikasi koordinasi
Proses identifikasi program atau proyek dimulai dengan suatu mandat dan selesai dengan sebuah ringkasan. Hal ini akan terdiri dari manajemen persyaratan tingkat tinggi dan pengembangan solusi dimana tim program dan proyek bekerja dengan pemangku kepentingan. Portofolio mungkin perlu mengkoordinasikan ini untuk memastikan bahwa pemangku kepentingan tidak terbebani dengan permintaan sekaligus dari proyek-proyek yang berlapis.
Dalam beberapa konteks, secara keseluruhan hal ini ditangani oleh organisasi klien dan tim manajemen portofolio hanya harus mengkaji ringkasan yang dihasilkan secara eksternal (atau ekuivalen mereka) dan mengintegrasikannya ke dalam portofolio.
Di dalam portofolio yang terstruktur, tim manajemen portofolio akan perlu memutuskan apakah mereka hanya menerbitkan suatu mandat atau melakukan identifikasi mereka sendiri dan memulai program dan proyek dengan ringkasan, yaitu memulai proyek dan program pada fase definisi.
Hal ini secara keseluruhan tergantung pada konteks. Beberapa portofolio memiliki satu set tujuan strategis tingkat tinggi dan akan memberikan banyak tanggung jawab untuk merancang cara-cara pencapaian tujuan. Yang lain akan memiliki tujuan yang telah didefinisikan dengan lebih jelas dan penggambaran tujuan dimana akan lebih masuk akal untuk memulai pekerjaan dengan ringkasan proyek dan program yang terkoordinasi tinggi.
Selagi ringkasan program dan proyek dihasilkan oleh tim manajemen proyek dan program terkait, tim manajemen portofolio harus mengkaji ini dalam konteks dari semua program dan proyek di dalam portofolio.
Rencana-rencana tingkat tinggi dan kasus bisnis harus dikaji untuk melihat dampaknya pada rencana-rencana dan kasus bisnis lainnya. Apa yang bisa bekerja secara sempurna dalam isolasi bisa tidak bisa bekerja dengan baik dalam pelaksanaan portofolio. Sebaliknya, tim manajemen portofolio bisa mengidentifikasi peluang di dalam suatu ringkasan baru untuk memperkaya program dan proyek lainnya.
Kembali ke diagram
Definisi koordinasi
Di dalam beberapa kasus fase difinisi juga dilakukan oleh organisasi klien, di mana tim manajemen portofolio harus mengkaji dokumentasi definisi dan mempertimbangkan dampak pada portofolio yang ada.
Definisi proyek atau program dapat menjadi suatu bagian pekerjaan tersendiri yang substansial. Di mana hal ini dilakukan dalam portofolio, tim manajemen harus mengkonfirmasikan bahwa sumber daya yang kompeten dapat tersedia karena hal ini bisa berdampak pada proyek dan program lainnya.
Sebagaimana dengan identifikasi, tim manajemen portofolio harus memonitor dampak yang menggabungkan fase definisi yang bisa terjadi pada individu atau kelompok kecil pemangku kepentingan.
Kembali ke diagram
Koordinasi deliveri
Ini adalah tempat dimana sebagian besar koordinasi akan dilakukan. Tim manajemen portofolio harus menjaga suatu gambaran singkat dari kemajuan pada semua proyek dan program dan memiliki pemahaman yang jelas akan ketergantungan diantara mereka.
Saat isu dan dampak mereka telah dipahami, tim manajemen portofolio harus bertindak sesuai itu. Ini dapat melibatkan penyesuaian anggaran, pemindahan sumber daya, percepatan atau pelambatan pekerjaan atau bahkan merekomendasikan pengakhiran proyek atau program.
Kembali ke diagram
Koordinasi pengakhiran
Satu bagian kunci pengakhiran adalah demobilisasi dari suatu infrastruktur proyek atau program, termasuk pembuangan aset dan pemberhentian para staf. Tim manajemen portofolio harus bekerja dekat dengan tim manajemen proyek dan program yang memimpin pengakhiran, sehingga hal ini dikelola untuk mendapatkan manfaat dari proyek dan program lainnya di dalam portofolio.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
