Proses identifikasi

Umum

Proses ini mengelola fase pertama siklus hidup proyek atau program. Tujuannya adalah untuk:

  • mengembangkan garis besar proyek atau program dan menilai apakah bisa dibenarkan atau tidak;
  • menentukan usaha dan investasi apa yang dibutuhkan untuk mendefinisikan pekerjaan secara detail;
  • mendapatkan otorisasi sponsor untuk fase definisi.

Beberapa ide atau kebutuhan awal untuk proyek atau program akan membuat suatu mandat. Hal ini dapat berupa banyak bentuk mencakupi dari undangan klien untuk tender hingga suatu tujuan strategis di dalam rencana perusahaan atau instruksi verbal yang sederhana. Istilah mandat diaplikasikan untuk informasi apapun yang digunakan sebagai pemicu proyek atau program.

Tujuan pertama ditujukan pada bentuk dari ringkasan dan kedua di dalam bentuk rencana definisi. Pada akhir proses, kedua dokumen tersebut akan dipresentasikan kepada sponsor dengan permintaan otoriasi proses definisi.

 

Klik pada komponen diagram untuk lebih detail

 

Penunjukan tim identifikasi

Keadaan pada titik ini akan sangat beragam sesuai dengan konteks. Pekerjaan bisa dipicu oleh kejadian yang beragam seperti pemberian suatu kontrak, keputusan pada rapat pengurus (board), perubahan di dalam regulasi atau legislasi, peluang pasar atau setiap satu dari kejadian lainnya.

Seorang pengembang properti bisa menunjuk suatu tim identifikasi yang terdiri dari arsitek, insinyur struktur dan surveyor. Pengembang akan bertindak sebagai sponsor dan bisa menunjuk arsitek untuk mengelola identifikasi dan definisi.

Kontrak pengiriman akan diberikan pada perusahaan konstruksi yang kemudian akan menyediakan seorang manajer proyek dengan seorang arsitek yang menyediakan beberapa aspek sponsorship atas nama pengembang.

Di mana suatu proyek adalah bagian dari suatu program, tim identifikasi bisa mempertimbangkan anggota tim manajemen program yang menyerahkan ke sponsor proyek dan manajer proyek untuk fase definisi.

Beberapa orang akan menjadi penerima awal dari mandat dan harus melakukan tindakan yang diperlukan untuk memformalisasikan pekerjaan menjadi suatu proyek atau program. Hal ini akan melibatkan pembentukan tim yang melakukan kegiatan identifikasi berdasarkan pada pedoman sponsor dan manajer.

Dalam kebanyakan kasus, sponsor dan manajer yang ditunjuk di sini akan melihat pekerjaan melalui keseluruhan siklus hidup tetapi di beberapa kasus, sponsorship dan manajemen pada proses identifikasi dan definisi akan dilakukan oleh orang yang berbeda terhadap siapa yang melakukan peranan tersebut selama proses pengiriman.

Tanggung jawab sponsor dan manajer yang pertama adalah memeriksa mandat untuk mengisi setiap kesenjangan informasi dan mengklarifikasi setiap ambiguitas. Mereka kemudian harus akan setuju mengenai skala waktu dan anggaran pekerjaan dan membentuk tim yang akan menyelesaikan kegiatan identifikasi.

Selama periode formatif ini, informasi akan dikumpulkan untuk keperluan rencana definisi dan ringkasan. Informasi ini akan berbeda tetapi akan terlalu dini untuk mulai membangun dokumen individual. Akan berguna untuk seorang manajer untuk menjaga buku harian yang secara formal dikenal sebagai catatan buku harian. Ini akan bertindak sebaga tempat penyimpanan informasi seperti asumsi, resiko, isu, hambatan, dll, hingga dokumentasi yang lebih formal ditetapkan.

Uraian peranan sponsorship dan manajemen harus dirakit dan disetujui oleh individu yang relevan. Penting untuk menjelaskan bahwa mereka tidak hanya memerlukan kompetensi tetapi juga mampu mengkomitmenkan waktu yang diperlukan selama proses identifikasi.

 

Kembali ke diagram

 

Kajian pelajaran sebelumnya

Selalu penting untuk belajar dari masa lalu. Ketersediaan pembelajaran yang terdokumentasi akan bergantung pada kemampuan organisasi pada manajemen pengetahuan.

Ketika catatan pembelajaran tersedia, tim inisiasi harus mengkajinya dan mengidentifikasi hal yang relevan dengan proyek atau program baru. Hal ini akan dimasukkan ke dalam catatan pelajaran bersamaan dengan uraian bagaimana log pelajaran tersebut mempengaruhi rencana definisi dan ringkasan.

Jika catatan tidak tersedia, masih penting untuk mengumpulkan pelajaran yang diperoleh dari proyek atau program sebelumnya. Hal ini melibatkan pencarian dan wawancara dengan sponsor dan manajer proyek dan program terdahulu atau penyelenggara workshop.

Sumber pembelajaran eksternal seperti jaringan organisasi atau profesional lain juga harus dipertimbangkan. Jika organisasi belum pernah melakukan proyek atau program sebelumnya, maka kegiatan ini akan mengandalkan sumber eksternal.

 

Kembali ke diagram

 

Mempersiapkan ringkasan

Berdasar pada mandat yang sudah dikonfirmasi, tim identifikasi akan mulai bekerja pada ringkasan proyek atau program. Maksud dari ringkasan ini adalah untuk menyediakan informasi yang cukup untuk menyesuaikan investasi di dalam proses definisi (selebihnya akan diuraikan dalam rencana definisi). Konten yang pasti akan beragam pada lingkup dan detail sesuai dengan keadaan dan harus berada dalam proporsi biaya dan risiko proyek yang diusulkan.

Keputusan penting yang dibuat selama proses ini memberi perhatian pada bagaimana pekerjaan akan ditaati, yaitu apakah akan diorganisasi sebagai proyek atau program. Keputusan ini utamanya ditentukan oleh tahap awal dari manajemen lingkup, mulai dengan persyaratan. Sifat alamiah dan kompleksitas persyaratan, skala dan kompleksitas solusi, dan keluasan lingkup, akan secara kolektif mengindikasi bagaimana pekerjaan harus dikelola. Bagian ini sebaliknya akan mempengaruhi cara manajemen lingkup, manajemen jadwal, manajemen risiko dll. tercakup dalam ringkasan.

Ringkasan terdiri atas garis besar informasi tentang semua komponen fungsi pengiriman. Tim identifikasi akan:

  • bekerja dengan pemangku kepentingan untuk menetapkan persyaratan mereka;
  • mengembangkan solusi dan lingkup pekerjaan;
  • menentukan apakah pekerjaan dikelola sebagai suatu proyek atau program, atau gabungan dari keduanya;
  • mengestimasi skala waktu tingkat tinggi;
  • mengidentifikasi sumber pendanaan dan mengestimasi anggaran;
  • mengidentifikasi dan menilai risiko-risiko utama yang dapat mempengaruhi keberhasilan penyelesaian;
  • garis besar jenis dan kuantitas sumber daya yang akan dibutuhkan dan apakah bersumber secara internal atau eksternal;
  • menggambarkan area bisnis seperti biasa (business-as-usual) yang akan bisa berubah (jika kebutuhan perubahan diidentifikasi sebagai bagian dari lingkup);
  • mengidentifikasi dan menilai pemangku kepentingan yang paling berpengaruh dan mengajukan komunikasi awal.

Ketika menentukan luasan dan detail informasi yang harus dimasukkan ke dalam ringkasan, prinsip-prinsip yang dilakukan harus cukup untuk memberikan sponsor kepercayaan untuk melakukan persetujuan anggaran pada fase definisi.

Mempersiapkan ringkasan yang akan memanfaatkan banyak fungsi-fungsi P3. Masing-masing dari ini termasuk rincian perangkat dan teknik yang dapat terlalu rinci untuk penggunaan awal dari siklus hidup. Fungsi P3 tersebut harus diterapkan pada tingkat tinggi sebagaimana setiap aspek pekerjaan hanya didokumentasikan pada garis besar dalam ringkasan.

 

Kembali ke diagram

 

Persiapan rencana definisi

Ketika ringkasan proyek atau program memberi garis besar secara keseluruhan, sponsor juga akan perlu mengetahui apa yang diminta untuk menghasilkan satu set penuh dokumentasi secara rinci. Pekerjaan yang diperlukan untuk mendefinisikan proyek atau program secara detail akan mencakup dari yang singkat hingga panjang. Rencana definisi mengikuti format rencana pengiriman yang normal tetapi juga memiliki maksud spesifik dalam penguraian bagaimana proses definisi akan dibentuk.

Tim identifikasi harus akan memastikan bahwa:

  • lingkup pekerjaan definisi didefinisikan secara baik;
  • setiap sumber daya terspesialis yang diperlukan untuk definisi secara detail teridentifikasi dan tersedia;
  • setiap risiko khusus pada pekerjaan definisi diidentifikasi seiring dengan respon yang diusulkan;
  • biaya dan skala waktu dari fase definisi diestimasi seakurat mungkin;
  • pengaturan pada tempatnya untuk memobilisasi tim definisi apabila fase definisi disetujui

 

Kembali ke diagram

 

Proyek dan program

Pada proyek kecil, kegiatan identifikasi bisa dikelola dan dibentuk oleh satu orang tetapi kombinasi sponsor dan manajer yang terpisah adalah persyaratan minimum. Bisa juga hal ini mengkombinasikan fase identifikasi dan definisi ke dalam proses tunggal.

Pada semua kecuali proyek yang paling sederhana, identifikasi proyek dan program haruslah fase yang terpisah dengan kajian sebelum masuk ke definisi. Hal ini untuk menghindari biaya pekerjaan definisi yang substansial

Di mana proyek adalah suatu bagian dari satu program, ringkasannya bisa dipersiapkan oleh tim manajemen program dan proses identifikasi dilewati pada tingkat proyek. Sama halnya saat program yang juga bagian dari portofolio.

Pada program dan proyek yang besar dan kompleks, fase definisi bisa berupa proyek kecil di dalam bagiannya sendiri. Setiap informasi pendukung harus bersamaan dengan rencana definisi dan sepadan dengan skala dan kompleksitas fase definisi.

 

Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.

SHARE THIS PAGE


Date Change
21st June 2014 First instance of the word 'work' in the second goal changed to 'effort' to avoid confusion with the second instance
8th May 2017 Hyperlinks from diagram to text added
1st August 2019 'Initiation team' corrected to 'Identification team' in Review lessons learned

Proses identifikasi

Kembali ke atas