Umum
Manajemen risiko mengikuti kejadian risiko individu dan risiko secara keseluruhan untuk dipahami dan dikelola secara proaktif, sehingga berhasil secara optimal dengan meminimalkan ancaman dan memaksimalkan peluang. Tujuannya adalah untuk:
- memastikan bahwa tingkat risiko secara keseluruhan di dalam proyek, program, atau portofolio sesuai dengan tujuan organisasi;
- memastikan bahwa risiko individu dan respons diidentifikasi;
- meminimalkan dampak ancaman terhadaptujuan;
- mengoptimalkan peluang dalam lingkup pekerjaan.
Risiko selalu ada di semua proyek, program, dan portofolio karena semuanya merupakan kombinasitujuan, solusi, orang, dan konteks yang unik. Setiap proyek, program, dan portofolio memiliki tingkat risiko secara keseluruhan. Risiko keseluruhan ini memiliki dua komponen, yaitu: kejadian risiko (risk event) dan ketidakpastian (uncertainty).
Kejadian risiko adalah suatu kejadian yang dapat diidentifikasi, jika terjadi, maka akan memiliki dampak terhadap tujuan. Frasa kunci di sini adalah “jika ini terjadi”. Manajemen risiko adalah semua yang berkaitan dengan kesamaan pandangan dengan hal-hal yang mungkin terjadi, atau tidak mungki terjadi.
Ketidakpastian berhubungan dengan bentuk risiko yang tidak dapat diidentifikasi sebagai kejadian risiko khusus. Sebagai contoh, dalam penggunaan teknologi yang inovatif mungkin ada ketidakpastian terkait kinerja atau keandalan beberapa komponen. Pada tingkat yang lebih rutin, setiap penetapan rencana harus memiliki derajat ketidakpastian karena mereka didasarkan pada perkiraan berbagai akurasi.
Kejadian risiko dipandang sebagai bagian positif dan negatif. Risiko negatif (ancaman) lebih familiar dan banyak orang mengetahuinya. Ini kadang-kadang akan memiliki dampak penolakan pada tujuan jika ini terjadi. Risiko positif (peluang), kadang-kadang dapat meningkatkan nilai pekerjaan.
Prosedur seperti yang dijelaskan di bawah ini dimulai dengan langkah perencanaan yang menetapkan lingkup dan tujuan manajemen risiko dan hasilnya dalam rencana manajemen risiko. Banyak rencana manajemen risiko menitikberatkan pada kesepakatann dengan kejadian risiko karena ini lebih dapat terlihat. Jika organisasi lebih matang, akan lebih meyakinkan jika rencana juga mengarah pada ketidakpastian dan membuat jaminan terhadap kesulitan dalam mengkuantifikasi aspek risiko secara keseluruhan.
Langkah awal ini terbentuk setelah pekerjaan disetujui dan sumber daya dikelola untuk mengelola risiko yang dimobilisasi.
Langkah khusus pertama dari prosedur ini adalah mengidentifikasi kejadian risiko dan ketidakpastian. Ini didokumentasikan dalam daftar risiko (risk register). Ada banyak teknik yang dapat membantu mengidentifikasi risiko tetapi kegagalan terbesar pada banyak manajer P3 adalah melakukan langkah ini terlalu jauh. Karena identifikasi risiko adalah memungkinkan hal-hal yang mungkin tidak terjadi, daftar kejadian risiko potensial tidak pernah ada ujungnya atau tidak pernah berakhir walaupun agak teoretis. Manajer P3 yang berpengalaman menyaring risiko yang harus dikelola dari hal tersebut yang harus ditinggalkan pada ‘latar belakang risiko’.
Pada langkah selanjutnya, sifat alami risiko dinilai, bila memungkinkan, potensinya berpengaruh pada perkiraan tujuan. Beragam teknik risiko tersedia untuk menilai kejadian risiko atau ketidakpastian yang lebih luas. Ini tergantung pada dua kelompok yang secara umum merujuk pada teknik risiko kualitatif dan kuantitatif.
Setelah risiko dipahami oleh tim manajemen, maka harus diputuskan bagaimana meresponsnya. Jika ada pendekatan untuk menerima ancaman dan peluang serta respons yang direncanakan, maka akan ditambahkan daftar risiko (risk register).
Ketergantungan pada sifat alami respons yang direncanakan, beberapa di antaranya dilaksanakan sebagai bagian dari rencana pencapaian sedangkan yang lainnya hanya bisa menerima pengaruh risiko yang terjadi.
Prosedur merupakan iteratif dengan penilaian dan respons langkah perencanaan yang secara potensial menjadi identifikasi risiko yang lebih banyak.
Risiko selalu ada dalam kehidupan sehari-hari. Semua binatang memiliki risiko, sifat alami, individu yang berbeda bereaksi dengan cara-cara yang berbeda. Manajer P3 harus mengidentifikasi dan mengelola pengaruh perilaku baik kepada individu maupun kelompok pada prosedur risiko. Konteks risiko dapat memiliki dampak signifikan pada keefektifan prosedur.
Manajemen risiko (bahaya/hazard) kesehatan dan keselamatan umum biasanya tidak dimasukkan dalam manajemen risiko P3, seperti manajemen risiko yang secara tradisional ditangani oleh fungsi yang terpisah dengan organisasi.
Proyek, program, dan portofolio
Sifat alami risiko dan prinsip-prinsip yang digunakan untuk mengelolanya tidak banyak ragamnya di antara proyek, program, dan portofolio. Faktanya sangat berbeda dalam hal manajemen P3 daripada usaha keras (endeavour) manusia. Namun, sesuatu yang khusus benar-benar beragam sesuai dengan kompleksitas pekerjaan. Kejadian risiko menjadi lebih banyak dan beragam, dan ketidakpastian menjadi suatu faktor yang lebih berpengaruh.
Sebagaimana pekerjaan manajemen yang lebih kompleks didistribusikan, sebagian besar proyek dibagi-bagi menjadi sub-proyek; program dalam proyek; portofolio dalam proyek dan program. Konsekuensi manajemen risiko yang bisa terdistribusi dan ini adalah perbedaan antara manajemen risiko dalam proyek yang lebih kecil dengan proyek yang lebih kompleks.
Sebagai contoh, tim manajemen suatu program harus mengembangkan rencana manajemen risiko program yang meningkatkan kegiatan tingkat program, proyek, dan kegiatan manajemen perubahan secara terus-menerus. Mereka kemudian mendelegasikan tanggung jawab manajemen risiko pada manajer proyek dan manajer perubahan bisnis. Setiap proyek dan bidang perubahan bisnis akan menjaga daftar risikonya sendiri.
Tantangan untuk tim manajemen program muncul dari fakta bahwa risiko tidak sama dengan batasan-batasan yang ada. Kejadian risiko sering memiliki dampak di belakang bidang proyek atau bisnis mereka sendiri. Tim manajemen program harus menyeimbangkan perkunya delegasi yang membutuhkan koordinasi. Semua bagian program harus bekerja bersama-sama untuk memahami kejadian risiko mana yang harus dicatat dalam daftar risiko program (dan dikelola pada tingkat tersebut) dan kejadian mana yang harus dicatat dan dikelola pada tingkat yang lebih bersifat ‘lokal’.
Dasar untuk pemahamann umum ini adalah analisis risiko dan ketidakpastian dan terutama dalam tujuan pengaruh risiko. Risiko yang memiliki dampak lokal pada tujuan proyek dapat dikelola secara jelas pada tingkat proyek. Risiko yang secara langsung berdampak pada tujuan program harus menjadi bagian dari daftar risiko program. Bagian yang penuh tipu muslihat (tricky) adalah selalu salah satu di antaranya.
Pemahaman ini sama dengan pemahaman antarhubungan komponen tujuan program. Jika realisasi manfaat dipengaruhi secara negatif karena bulan keterlambatan satu bulan dalam mencapai tujuan output, kemudian kejadian risiko yang dapat menyebabkan 2 bulan keterlambaan dalam mencapai risiko tingkat program secara jelas. Tim juga harus peduli dengan bagaimana risiko dapat bergerak antara tingkat dampaknya yang beragam dengan waktu.
Masalah yang sama menerapkan proyek dan portofolio yang kompleks dan besar, meskipun dengan tekanan yang sedikit berbeda.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
