Untuk portofolio, dokumen tata laku akan dibuat di dalam proses inisiasi. Dalam proyek dan program, mereka disiapkan dalam proses definisi.
Uraian dokumen di dalam bagian ini bersifat umum dan akan harus disesuaikan konteks.
Sebagai contoh, di mana referensi dibuat untuk informasi tingkat program dan portofolio, hal tersebut tidak bisa disesuaikan untuk tingkat proyek.
Lingkup tingkat tinggi dan dokumen pengiriman dihasilkan dalam proses identifikasi, yaitu fase pertama siklus hidup proyek atau program.
Selama pedoman untuk format dan penggunaan dokumen ini ditetapkan di dalam dokumen tata laku, ini bisa terasa ganjil di mana dokumen tata laku tidak dipersiapkan hingga setelah isi awal ini dan dokumen manajemen dibuat.
Di dalam organisasi yang lebih matang dokumen tata laku akan berada dalam bentuk standar yang siap diadaptasi ke konteks yang berbeda. Dokumen tata laku yang standar akan digunakan oleh anggota kompeten dari tim identifikasi untuk memandu dokumentasi mereka selama proses identifikasi. Selama definisi, dokumen tata laku standar akan disesuaikan ke konteks setiap proyek dan program, sehingga menyediakan pedoman untuk manajemen dan konten dokumen yang lebih detail.
Dokumen ini menetapkan cara suatu fungsi akan dikelola. Dua bagian utama mencakup kebijakan dan prosedur fungsi dengan detail yang diadaptasi ke konteks pekerjaan. Hal ini berbeda dengan rencana deliveri, yang menjelaskan detail bagaimana bagian pekerjaan khusus akan dikirimkan.
Kebijakan termasuk bagian dari peran dan tanggung jawab, manajemen informasi, jaminan, anggaran dan antarmuka ke fungsi-fungsi lain.
Prosedur dimulai dengan mendefinisikan langkah-langkah yang digunakan dalam melakukan fungsi, diikuti oleh rekomendasi yang lebih rinci pada perangkat dan teknik yang digunakan dalam setiap langkah.
Rencana manajemen dibuat sesuai dengan kebutuhan pekerjaan. Jika fungsi sesuai bisa digabung ke dalam satu rencana atau fungsi yang bisa di sub-bagiankan.
Ada bahaya dimana daftar rencana manajemen tampak sangat birokratis dan memakan banyak waktu untuk disiapkan.
Prinsipnya sederhana di mana ada banyak fungsi yang harus dikelola dan penting untuk memikirkan tentang bagaimana hal tersebut akan dilakukan. Cakupan dan detail rencana manajemen harus konsisten dengan kompleksitas pekerjaan.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
