Pengendalian adalah salah satu fungsi sentral dari manajemen P3. Hal ini dipusatkan dengan melakukan pekerjaan sesuai dengan dokumen pengiriman dan memperbaruinya berdasarkan pada kinerja nyata.
Kebijakan
- Pengenalan
-
Pengenalan akan menguraikan latar belakang pekerjaan dan menjelaskan bagaimana dokumen ini berhubungan dengan dokumen relevan lainnya, seperti kebijakan organisasi, program atau portofolio induk perusahaan.
- Peranan dan tanggung jawab
-
Peranan dan tanggung jawab yang berhubungan dengan pengendalian sangat bebeda. Ini mencakup dari tanggung jawab sponsor dalam menilai pengecualian dan melakukan persetujuan rencana baru hingga anggota tim yang bertanggung jawab melaporkan kemajuan secara akurat. Ada juga peranan spesialis dalam menilai dampak kemajuan atau kendali mutu.
- Manajemen informasi
-
Kendali akan membuat banyak laporan termasuk sebagai contoh, laporan kemajuan, laporan kejadian, laporan earned value, catatan masalah dan lain sebagainya.
-
Konsistensi sangat penting dalam menjalankan sistem pengendalian secara mulus. Tujuan dan format harus diuraikan di sini (kemungkinan mengacu pada template standar yang harus digunakan).
- Penjaminan
-
Kriteria pengendalian yang berhasil yang akan digunakan dalam setiap kajian penjaminan akan diuraikan di sini.
- Anggaran
-
Usaha yang digunakan tim manajemen dalam pengendalian pekerjaan adalah bagian dari biaya pengaturan (setting up) tim manajemen dan tidak dianggarkan secara terpisah. Namun, mungkin ada biaya terkait perolehan sistem tertentu untuk memfasilitasi kendali, dari piranti lunak spesialis hingga peralatan uji kualitas
- Antarmuka
-
Fungsi kendali memberi antarmuka dengan semua aspek lain dari pengiriman. Kinerja jadwal, risiko, kualitas, biaya, perubahan dan fungsi sumber daya dikoordinasikan sebagaimana diuraikan oleh dokumen ini. Rencana ini maka memiliki relevansi dengan kebanyakan rencana manajemen lainnya.
-
Bagian ini akan menguraikan bagaimana rencana manajemen pengendalian bekerja sesuai dengan rencana manajemen lainnya.
Prosedur
- Kinerja pengawasan
-
Setiap aspek pengiriman harus terkendali. Beberapa fungsi akan memiliki mekanisme kendali yang terdefinisikan dalam rencana manajemen masing masing, misal metode pengendalian biaya bisa didefinisikan dengan baik di dalam rencana manajemen finansial. Setiap fungsi yang tidak memiliki pengendalian spesialis terdefinisi sendiri harus dicakup di sini.
-
Bagian ini harus menspesifikasi bagaimana data kinerja akan diperoleh dan laporan apa yang akan digunakan untuk mengkomunikasikan kemajuan. Harus ada laporan yang menyebutkan baik berdasarkan kejadian (event-driven) dan waktu (time-driven) yang mencakup baik pengendalian cybernatic dan jenis go/no-go.
- Menilai kinerja
-
Beragam teknik untuk menilai kinerja diuraikan dalam fungsi pengendalian. Bagian ini akan menspesifikasi mana yang digunakan pada situasi apa.
-
Kinerja juga harus dinilai terhadap toleransi yang juga didefinisikan di sini dan pemicu eskalasi di dalam proses pengiriman.
- Tindakan koreksi
-
Progres tidak akan pernah sepenuhnya sesuai dengan rencana. Tingkatan tindak koreksi yang berbeda akan diperlukan suatu saat. Bagian ini menguraikan pendekatan terhadap bagaimana rencana akan diperbarui dan perubahan dikomunikasikan. Ini akan menetapkan prinsip-prinsip untuk eskalasi isu-isu antar tingkat yang berbeda dari tim manajemen dan bagaimana isu-isu ini diselesaikan.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
