Proses inisiasi

Biasanya proses ini adalah proses satu kali. Ini merepresentasikan titik di mana organisasi dapat membuat keputusan untuk mengelola proyek dan programnya sebagai suatu portofolio.

Tujuan proses ini adalah untuk:

  • memutuskan jenis portofolio apa yang diperlukan;
  • merancang infrastruktur portofolio;
  • mendapatkan persetujuan dan komitmen tingkat senior;
  • mengimplementasikan portofolio.

Lebih jauh lagi, keputusan untuk menciptakan suatu portofolio memiliki tiga maksud.

Pertama, untuk mengkoordinasikan proyek atau program yang menggunakan kumpulan sumber daya umum. Hal ini untuk memaksimalkan penggunaan sumber daya yang efisien dan menghindari konflik persyaratan sumber daya sebisa mungkin.

Inisiasi portofolio biasanya adalah satu bagian dari proses, Praxis tidak terdiri atas definisi kematangan (maturitas).

Kematangan manajemen portofolio dinilai atas cara portofolio ditata dan dikelola ketimbang bagaimana hal itu ditetapkan.

Kedua, untuk mempromosikan suatu pendekatan yang konsisten pada manajemen proyek dan program. Hal ini fokus pada pengembangan kompetensi individual, kemampuan secara fungsional dan kematangan proses.

Ketiga, untuk mengelola satu set proyek dan program yang secara kolektif mencapai satu set tujuan yang strategis.

Ketiga maksud tadi bukan berarti saling eksklusif. Faktanya mereka saling mengisi. Suatu portofolio yang ‘standar’ biasanya berkenaan dengan tujuan pertama. Biasanya ini akan diterapkan pada suatu organisasi yang sedang dalam kontrak untuk mengirimkan proyek dan program atas nama klien. Walaupun setiap proyek dan program itu berbeda dan memiliki klien yang berbeda, organisasi yang memiliki portofolio mengirimkan mereka menggunakan suatu kumpulan sumber daya umum.

Dalam beberapa kasus, klien ganda bisa menentukan pendekatan ganda untuk manajemen proyek atau program. Organisasi yang berada dalam kontrak harus mengelola mereka dengan menggunakan proses dan dokumentasi klien yang berbeda. Di mana pendekatan manajemen dipilih oleh manajemen yang dikontrak, akan masuk akal untuk menggunakan portofolio untuk tujuan kedua yaitu mengelola semua proyek dan program secara konsisten. Hal ini akan membuat mobilisasi sumber daya manajerial menjadi lebih mudah karena mereka semua akan memiliki kompentensi sama dan proses operasi yang sama.

Suatu portofolio terstruktur dirancang untuk mencapai maksud ketiga, yaitu mengirimkan satu set tujuan strategis sesuai dengan tujuan organisasi tuan rumah. Hal ini bisa saja memerlukan penggunaan sumber daya umum yang efisien dan akan mendapat manfaat dari pendekatan manajerial yang konsisten.

Oleh karena itu, baik portofolio standar dan terstruktur, mereka dirancang dengan penggunaan sumber daya umum yang efisien. Di dalam portofolio standar hal ini kemungkinan hanya sebagai tujuan. Suatu portofoio yang terstruktur maka utamanya akan diciptakan untuk mencapai suatu penetapan tujuan strategis yang tunggal.

Tergantung pada konteks, suatu portofolio standar bisa diterapkan untuk mengaplikasikan pendekatan manajerian yang konsisten terhadap semua poyek dan program. Portofolio yang terstruktur tanpa kecuali akan mencari dan mencapai konsistensi pada seluruh komponen proyek dan program.

 

Klik pada komponen diagram untuk lebih detail

 

 

Desain

Seperti halnya pada proyek dan program, portofolio akan mulai dalam bentuk mandat. Mandat akan memberikan seseorang tugas untuk memulai portofolio. Orang tersebut bisa saja anggota pengurus atau manajer senior yang sesuai yang akan menjadi sponsor portofolio.

Mandat kemungkinan akan memberikan beberapa indikasi apakah suatu portofolio standar atau terstruktur diperlukan tetapi pertimbangan penuh atas itu adalah bagian dari kegiatan ini.

‘Sponsor tertunjuk’ akan perlu membuat tim kecil untuk menginvestigasi cara portofolio dibentuk dan ditaati untuk menyesuaikan kebutuhan organisasi. Hasilnya akan menjadi suatu usulan yang diajukan untuk persetujuan kepada pemberi mandat.

Portofolio jarang dibuat dari mentah. Portofolio seringkali dari keputusan suatu organisasi yang memiliki beberapa proyek dan program untuk dikumpulkan ke dalam suatu portofolio untuk meningkatkan manajemen dan/atau fokus pada tujuan strategis.

 

Kembali ke diagram

 

Persiapan

Jika proposal diterima, maka pekerjaan persiapan dimulai. Tergantung pada jenis portofolio dan konteksnya, hal ini terdiri dari:

mengidentifikasi dan mendokumentasikan proses manajerial dan dokumentasi untuk penggunaan yang konsisten terhadap semua

  • proyek dan program;
  • mempersiapkan rencana manajemen standar;
  • menetapkan kerangka kompetensi untuk bertindak sebagai dasar definisi pelatihan dan peranan;
  • mendefinisikan infrastruktur;
  • mengkaji proyek dan program yang ada untuk menangkap kematangan kemampuan praktek dan perencanaan dasar (baseline);
  • mengkomunikasikan dampak manajemen portofolio terhadap organisasi.

Kegiatan ‘persiapan’ dan ‘mobilisasi’ harus dijalankan sebagau suatu proyek atau program dengan tujuan yang diuraikan dalam terminologi outcome. Outcome ini akan mendefinisikan cara portofolio akan bekerja.

Dalam pengaruhnya, tujuan proyek ini akan menjadi cetak biru untuk operasional portofolio.

Tidaklah mungkin tahap persiapan ini akan dimulai dari kertas kosong. Organisasi akan mengelola proyek, dan mungkin juga program, dan mereka sudah memiliki standar proses, prosedur dan dokumentasi di tempat. Metode yang sudah ada bisa saja tidak konsisten dan akan menjadi variabel kualitas.

Selama kegiatan ini semua metode yang ada harus dinilai dan praktek terbaik saat ini harus membentuk dasar standar tambahan portofolio (portfolio-wide) yang baru.

 

Kembali ke diagram

 

Mobilisasi

Implementasi portofolio seringkali memerlukan manajemen perubahan yang signifikan. Jika sistem dan proses manajemen portofolio digabung untuk manfaat jangka panjang, organisasi yang ada akan harus melakukan perubahan, bukan hanya dalam segi infrastruktur fisik tetapi juga dalam segi sikap dan perilaku.

Mobilisasi bisa terdiri atas aspek-aspek sebagai berikut:

  • menetapkan struktur tata laku
  • menginisiasi program pelatihan sesuai dengan kerangka kompetensi dan proses standar.
  • mengubah proses perekrutan dan penunjukan;
  • mengimplementasikan sistem manajemen informasi;
  • mengadopsi proyek dan program yang ada ke dalam portofolio.

 

Kembali ke diagram

 

Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.

SHARE THIS PAGE
7th May 2017Diagrams hyperlinked to text

Proses inisiasi

Kembali ke atas