Dokumentasi produk

Tingkat dan detail dari dokumentasi produk sangat tergantung pada konteks pekerjaan. Ketimbang memberikan dokumen terpisah, Praxis menyediakan daftar lapangan dari mana  dokumen yang cocok dibuat sesuai dengan kebutuhan proyek atau program.

Hal ini bisa menghasilkan pendekatan yang sederhana dengan satu dokumen per produk atau pendekatan yang lebih luas dengan dokumen yang terpisah untuk penguraian produk, konfigurasi barang dan catatan kualitas.

Untuk kenyamanan, lapangan telah didaftar di dalam tiga bagian. Di mana mereka terkembang di dalam bagian dokumen terpisah akan sering harus diduplikasi melintasi dokumen yang terpisah.

 

Informasi deskriptif

• Pengidentifikasi

• Pengidentifikasi unik yang bisa dibuat dari komponen seperti kode proyek atau program; kode produk; jumlah versi dan lain sebagainya.

• Judul

• Nama yang mana produk ini diketahui

• Uraian

• Uraian produk bisa termasuk tujuan produk dan bagaimana produk tersebut sesuai dengan keseluruhan output.

• Komposisi

• Untuk produk yang sederhana, bagian ini akan cukup untuk menguraikan komponen dan sifat produk. Produk yang lebih kompleks akan membutuhkan lintas referensi terhadap spesifikasi teknik.

• Pemilik

• Jika produk adalah suatu deliverable maka pemilik akan menjadi pemangku kepentingan yang mana produk diserah terimakan. Jika tidak, pemangku kepentingan akan menjadi anggota tim manajemen yang bertanggung jawab untuk menerima produk sebelum diintegrasikan ke dalam output secara keseluruhan.

• Lintas referensi

• Hubungan dengan dokumen lain yang menyediakan informasi lebih jauh mengenai produk seperti register risiko, peta pemangku kepentingan, catatan pelajaran dll.

 

Informasi pengembangan

• Pengembang

• Orang, tim, departemen atau kontraktor yang bertanggung jawab untuk pengembangan produk.

• Tanggal perencanaan

• Kapan produk direncanakan untuk dikembangkan.

• Tanggal aktual

• Kapan produk secara aktual dikembangkan

• Kriteria kualitas

• Hal ini adalah kriteria kualitas yang akan diuji dalam kendali mutu. Bagian ini dapat menjadi referensi pada standar kualitas ekternal, kriteria yang unik pada produk atau kombinasi keduanya.

• Toleransi kualitas

• Untuk setiap kriteria kualitas, cakupan pengukuran dalam dimana produk dapat diterima harus terdaftar.

• Metode kendali mutu

• Metode pengendalian yang harus digunakan akan didefinisikan di sini. Hal ini dapat mencakup mulai dari kajian pengguna kualitatif hiingga inspeksi mekanis dan analisis statistik.

• Tanggung jawab pengendalian kualitas

• Individual atau kelompok yang bertanggung jawab pada penerapan metode pengendalian kualitas.

• Tanggal pengujian

• Tanggal pengujian dan perkiraan untuk kebanyakan kegiatan pengujian dan pengkajian seluruhnya tergantung pada jadwal pengiriman yang selalu diperbarui secara reguler. Untuk menghindari duplikasi usaha, tanggal yang direncanakan dan diperkirakan secara sederhana bisa tercakup dengan lintas referensi pada rencana pengiriman yang sesuai. Beberapa lintas referensi bisa ditambahkan dengan informasi seperti “produk harus diuji selama satu minggu sebelum selesai”.

• Hasil pengujian

• Hasil pengendalian kualitas sederhananya bisa berupa gagal/lulus atau data pengujian penuh. Apapun hasilnya, konsekuensi hasil uji harus didokumentasikan. Jika kualitas dapat diterima, maka produk tersebut lolos untuk integrasi dengan produk lainnya atau bisa diserahterimakan ke pemilik. Jika kualitas tidak dapat diterima, maka produk tersebut bisa dikerjakan ulang atau dibuang. Pada beberapa keadaan, bisa jadi mungkin atau perlu untuk menerima produk yang belum sesuai dengan kriteria namun keputusannya harus diserahkan kepada sponsor.

• Lintas referensi

• Biasanya lintas referensi akan ke rencana pengiriman yang memperlihatkan konteks tanggal direncanakan dan tanggal aktual.

 

Informasi konfigurasi

• Versi saat ini

• Suatu pengidentifikasi yang mengindikasikan versi terbaru dari produk. Bagian manajemen konfigurasi dari rencana manajemen lingkup akan mendefinisikan sistem untuk menambahkan labeling versi produk

• Status

• Klasifikasi status saat ini sebagaimana didefinisikan dalam rencana manajemen konfigurasi yaitu dalam pengembangan, dalam kajian, disetujui, diserah terimakan dll.

• Tanggal perubahan akhir

• Ketika ada versi produk terbaru yang dirilis untuk pengujian atau serah terima.

• Versi sebelumnya

• Ketika tanggal versi terakhir direkam, tanggal tersebut tidak dapat mengganti tanggal sebelumnya. Setiap ‘versi saat ini’ dan ‘tanggal perubahan terakhir’ masih dipertahankan di dalam dokumentasi untuk memperlihatkan linimasa pengembangan produk.

• Lokasi

• Di mana item ditempatkan dan disimpan. Hal ini dapat diterapkan pada ‘produk lunak/soft product’ seperti arsip elektronik atau komponen fisik yang dapat digerakkan sebelum instalasi. Lokasi tidak relevan dengan produk yang dibangun pada keseluruhan output, seperti pondasi bangunan atau baja rangka kapal.

• Pemegang saat ini

• Versi produk saat ini bisa berada di produser original atau tim penguji. Saat produk berbentuk fisik dan tidak dapat ditiru, informasi ini berguna.

• Dalam kasus arsip elektornik (dokumen atau kode komputer sebagai contoh) di mana lampiran unduhan atau surel membuat salinan, penting untuk memahami siapa yang memiliki otoritas utama untuk bekerja pada produk. Hal ini penting untuk memastikan bahwa tidak ada banyak orang yang secara sekaligus dapat mengubah suatu produk.

• Hubungan

• Bagian ini menjelaskan bagaimana produk bekerja dengan produk lainnya. Ini adalah wilayah kunci ketika menilai suatu permintaan perubahan sebagaimana telah diidentifikasi bagaimana suatu perubahan pada produk ini bisa mempengaruhi produk lainnya.

 

Dokumen umum

Banyak jenis dokumen yang berbeda dapat dirakit dari menu informasi produk. Mereka yang diuraikan di bawah ini dipilih berdasarkan pada apa yang secara umum ada di dalam pedoman dan metode manajemen P3. Hal ini tidak dimaksudkan untuk dijadikan daftar definitif atau preskriptif.

• Uraian produk

• Dokumen ini adalah suatu spesifikasi kecil untuk komponen tertentu dari tujuan suatu proyek, program, atau portofolio. Ini memperbolehkan orang untuk memahami sifat, maksud, fungsi, keberadaan dan kriteria penerimaan produk yang lebih rinci. Bagian ini harus berisi informasi yang cukup untuk mengidentifikasi: kegiatan apa yang akan diperlukan untuk mengembangkan, menguji dan menyetujui produk; sumber daya yang dibutuhkan untuk mengembangkannya; biaya produksi; di mana informasi lebih jauh bisa ditemukan.

• Registrasi produk

• Registrasi ini meringkasi informasi dari uraian produk untuk memberikan indeks produk dan pandangan cepat dari status mereka. Kadang-kadang disebut sebagai daftar (checklist) produk.

• Registrasi kualitas

• Registrasi kualitas meringkaskan kegiatan pengendalian kualitas untuk semua produk dan penyediaan suatu referensi sentral untuk setiap ragam portofolio dokumentasi pengendalian kualitas yang berpotensi.

• Item konfigurasi

• Dokumen ini menyediakan rekaman dari suatu item yang telah ditempatkan di bawah manajemen konfigurasi. Bagian ini mencakup informasi seperti sejarah, status saat ini, versi dan hubungannya pada item lainnya.

• Status akun

• Status akun meringkas informasi mengenai status akan set item konfigurasi yang ada saat ini, yaitu ‘semua produk yang harus selesai pada bulan depan’ atau ‘semua produk yang dikembangkan oleh kontraktor XYZ Ltd.’ Lingkup laporan status harus diuraikan sebelum mendaftarkan informasi seperti yang diperlihatkan pada Tabel.

 

Bidang	Register produk	Uraian produk	Register kualitas	Item konfigurasi	Status akun
Pengidentifikasi	X	X	X	X	X
Judul	X	X	X
Uraian		X		X
Komposisi		X
Pemilik				X	X
Uraian lintas referensi	X	X	X	X	X
Pengembang				X	X
Tanggal direncanakan	X		X		X
Tanggal aktual	X		X		X
Kriteria kualitas		X
Toleransi kualitas		X
Metode pengendalian kualitas		X	X
Tanggung jawab kualitas		X	X
Hasil uji				X	X
Pengembangan lintas referensi	X	X	X	X	X
Versi saat ini	X			X	X
Status				X	X
Tanggal perubahan terakhir				X	X
Versi sebelumnya				X
Lokasi				X
Pemegang saat ini				X
Hubungan				X

 

Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.