Het doel van het risicoregister is om informatie over geïdentificeerde risicogebeurtenissen vast te leggen. De hoeveelheid informatie die moet worden vastgelegd zal afhangen van de context van het werk.

In zijn eenvoudigste vorm (in een klein op zichzelf staand project) zal het register een lijst van risicogebeurtenissen en de resultaten van kwalitatieve analyse zijn. Er zal een veel geavanceerder risicoregister worden opgezet om aggregaties over meerdere projecten en programma's mogelijk te maken. Er zal ook meer gespecialiseerde documentatie, of een kruisverwijzing ernaar, worden opgenomen waaruit een kwantitatieve analyse van de algemene onzekerheid blijkt (bv. Monte Carlo-analyse of gevoeligheidsanalyse).

Een algemene structuur voor het risicoregister zal de risicomanagementprocedure volgen. De velden die binnen die structuur worden gebruikt, worden geselecteerd uit de hieronder beschreven velden. (Opmerking: de procedurele rubrieken komen normaliter niet voor in het risicoregister)

 

Identificeren

• Identificatie
  

• Elk risico moet een unieke identificatiecode hebben. Dit wordt voornamelijk gebruikt voor kruisverwijzingen in rapporten en ondersteunende documentatie.
  

• Auteur
  

• De persoon of entiteit die het risico heeft geïdentificeerd. In veel gevallen zal dit een individu zijn, maar een risico op programmaniveau kan zijn vastgesteld door een projectteam of een projectrisico dat is geïdentificeerd door een onderaannemer.
  

• Datum geregistreerd
  

• De datum waarop het risico voor het eerst in het register is opgenomen.
  

• Categorie
  

• Indien het risicomanagementplan dit voorschrijft, worden de risico's in het register gecategoriseerd. Er kunnen verschillende soorten categorieën zijn: een risico kan bijvoorbeeld worden gecategoriseerd als een bedreiging of kans en vervolgens verder worden gecategoriseerd als juridisch, planning, financieel, enz.
  

• Deze informatie kan worden gebruikt als het nodig is om risico's per categorie te beoordelen, bijvoorbeeld alle plannings- of regelgevingsrisico's. Het is ook nuttig na een project, programma of portfolio bij het samenstellen van checklijsten voor gebruik bij toekomstige risico-identificatie.
  

• Beschrijving
  

• Een volledige beschrijving van het risico, eventueel op basis van een 'oorzaak; gebeurtenis; effect'-structuur, d.w.z. wat is de oorzaak van het risico, hoe wordt het waargenomen en welk effect zou het hebben?
  

• Kruisverwijzingen
  Het is gevaarlijk om een document afzonderlijk te bekijken, aangezien alle aspecten van een project, programma en portfolio met elkaar verbonden zijn. Kruisverwijzingen kunnen het verband aanduiden tussen een risico en de relevante productdocumenten of het batenprofiel waarop het betrekking heeft. Het kan verwijzen naar een specifieke activiteit in een planning of een verband leggen tussen een risico op programmaniveau en gerelateerde risico's op projectniveau.

 

Beoordelen

• Waarschijnlijkheid
  

• De kans dat een risico zich voordoet, wordt geschat aan de hand van de in het risicomanagementplan opgenomen voorkeursschalen.
  

• Effect
  

• Het effect van een optredend risico wordt geschat aan de hand van de in het risicomanagementplan opgenomen voorkeursschalen. De gebieden die door de risicogebeurtenis worden getroffen, dienen ook te worden genoteerd, doorgaans in termen van omvang, planning en kosten, maar ook (indien van toepassing) de fase of operationele onderdeel.
  

• Verwachte waarde
  

• Het kosteneffect van een risicogebeurtenis kan worden gebruikt om een verwachte waarde te berekenen. In de eenvoudigste methode wordt het effect op de kosten vermenigvuldigd met de waarschijnlijkheid (ervan uitgaande dat de waarschijnlijkheid is geschat op een numerieke schaal) om de verwachte waarde te geven. De verwachte waarde van complexere risicogebeurtenissen kan worden berekend met behulp van instrumenten zoals beslisbomen.
  

• De verwachte waarde vormt een streefwaarde voor elke te nemen maatregel en is tevens een nuttig mechanisme voor het kwantificeren en aggregeren van het totale risico. Dit kan gebruikt worden als een maatstaf voor de risicobereidheid.
  

• Nabijheid
  

• Het voorspelde moment van de risico-gebeurtenis, indien deze zich voordoet.
  

• Veronderstellingen
  

• De schatting van de waarschijnlijkheid, het effect, de verwachte waarde en de nabijheid kan op bepaalde veronderstellingen worden gebaseerd. Zo kan bijvoorbeeld het effect van een vertraging in een activiteit van de planning worden beoordeeld op basis van het feit dat die activiteit op het kritieke pad ligt. Opgemerkt moet worden dat het effect anders zal zijn als de planning veranderd en de activiteit niet langer op het kritieke pad ligt.
  

• Ondersteunende documentatie
  

• Risicoregisters zijn het meest geschikt voor het registreren van individuele risicogebeurtenissen en de resultaten van kwalitatieve risicoanalyse. In complexe risicosituaties kunnen de velden van het risicoregister ontoereikend zijn om alle relevante informatie op te slaan. Als bijvoorbeeld een bijzonder complexe risicovolle situatie met behulp van de Delphi-techniek werd beoordeeld, zal het detail niet in het risicoregister worden opgeslagen, maar in ondersteunende documentatie.

  Een manier om de analyse van grotere onzekerheid in het risicoregister op te nemen, is het creëren van een pseudo-risicogebeurtenis zoals "Inschatting van onzekerheid". Dit wordt weergegeven als een vermelding in het risicoregister met relevante informatie die past bij de vorm van het register, maar met de meeste informatie als ondersteunende documentatie

• In sommige gevallen kunnen kwantitatieve analysetechnieken geschikt zijn. Een beslisboom kan bijvoorbeeld gebruikt worden om alternatieve scenario's te analyseren of een Monte Carlo-analyse die gebruikt zal worden om de algemene onzekerheid bij de inschatting van innovatief werk aan te pakken.
  

• Deze technieken leveren werkdocumenten en rapporten op die belangrijk zijn om inzicht te krijgen in het algemene risico dat aan een project, programma of portfolio is verbonden en waarnaar in het risicoregister moet worden verwezen.
  

• Andere informatie met betrekking tot risico's waarnaar mogelijk moet worden verwezen, kan van financiële aard zijn (risicobegrotingen), planningen (noodplannen) en stakeholdergegevens.
  

• Zeker stellen dat alle verwijzingen naar risico zich op één plaats bevinden, zorgt ervoor dat bij eventuele risico-aggregatie niks gemist wordt, vooral in programma's en protfolio’s.

 

Maatregelen plannen

• Soort       
  

• Het soort risicomaatregel kan hier worden genoteerd. De aard van de maatregel zal waarschijnlijk blijken uit de beschrijving ervan, maar wanneer de categorie wordt vermeld, kan dit helpen bij de analyse van het totale risico, bijvoorbeeld hoeveel dreiging is overgedragen of welk deel van de kansen zijn benut.
  

• Maatregel
  

• De acties die zijn gekozen als maatregel op de risicogebeurtenis en het gevolg ervan (bijvoorbeeld. een vermindering van de kans, het effect of beide).
  

• De kosten van de uitvoering van de maatregel moeten worden geraamd om ervoor te zorgen dat dit de verwachte waarde van het risico zelf niet overschrijdt en dat de totale kosten van de risicomaatregelen binnen het risicobudget passen.
  

• Restrisico’s en secundaire risico's
  
• Ondanks de beste inspanningen om met een risicogebeurtenis om te gaan, kan de geplande maatregel enig restrisico achterlaten of een nieuw, secundair risico creëren. In sommige gevallen kan dit worden gedekt door een verklarende tekst, in andere gevallen kan het nodig zijn een nieuw risicogebeurtenis te creëren met kruisverwijzingen naar het oorspronkelijke risico.

 

Maatregelen uitvoeren

• Eigenaar
  

• De persoon die verantwoordelijk is voor het managen van het risico.
  

• Actiehouder
  

• Degene die de maatregel uitvoert. Dit kan wel of niet dezelfde persoon zijn als de eigenaar.
  

• Status
  

• Een eenvoudige verklaring of de risico-gebeurtenis actief is (standaard situatie) of gesloten. Een risicogebeurtenis kan worden gesloten indien de kans of het effect ervan sterk is verminderd (en is aanvaard), het werk verder is gevorderd dan de oorzaak van de gebeurtenis of het heeft plaatsgevonden en is afgehandeld.

 

Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands