Proses ini berkenaan dengan manajemen portofolio tingkat tinggi. Kegiatan akan diterapkan sesuai dengan jenis portofolio dan konteksnya. Tujuannya adalah untuk:
- menilai kesesuaian proyek dan portofolio untuk penyertaan di dalam portofolio;
- menjaga campuran proyek dengan program yang bermanfaat dan dapat dikelola.
Walaupun utamanya proses manajemen portofolio, kegiatan yang diuraikan di sini juga relevan dengan versi proses pengiriman pada program yang besar dan kompleks.
Klik pada komponen diagram untuk lebih detail
Memilih proyek dan program
Kriteri utama pada penyertaan suatu proyek atau program di dalam portofolio standar sederhananya karena itu ada. Hal ini adalah kasus di mana organisasi telah membuat suatu portofolio standar dengan maksud utama peningkatan efektifitas manajemen proyek dan program melalui koordinasi dan konsistensi.
Portofolio yang terstruktur bisa memiliki sistem yang canggih untuk memilih proyek dan program. Dalam kasus ini portofolio dirancang untuk mencapai tujuan organisasi strategis yang dapat dicapai oleh berbagai cara. Beberapa portofolio terstruktur bisa memiliki suatu pendekatan top down untuk mendefinisikan proyek dan program yang akan mereka miliki.
Namun, banyak yang akan memiliki pendekatan bottom up di mana organisasi secara keseluruhan mampu mengidentifikasi bagian pekerjaan yang potensial dan menunjukkan pada tim manajemen portofolio agar disertakan.
Di dalam kasus yang kedua ini, portofolio harus memiliki suatu prosedur saringan yang selaras dengan siklus hidup proyek dan program. Banyak ide yang akan dimandatkan, beberapa akan ditolak pada akhir proses identifikasi. Selebihnya akan ditolak pada akhir proses definisi, dengan sisa proyek dan program yang dievaluasi ulang pada akhir setiap tahapan.
Portofolio harus tegas dalam pengujian kasus bisnis untuk kemampuan mereka mengirimkan manfaat yang konsisten dengan tujuan strategis. Dalam portofolio yang besar, skema delegasi bisa digunakan untuk mengikuti keputusan untuk dibuat pada tingkat persetujuan yang berbeda. Sebagai contoh, pada tingkat yang lebih rendah, seorang manajer senior atau panel dapat memiliki otoritas untuk menyetujui proyek dengan nilai di atas $1 juta dari total $10 juta di mana proyek atau program di atas nilai tadi harus disetujui oleh sponsor portofolio.
Kegiatan yang tersisa di dalam proses ini semua dirancang untuk membantu pemeliharaan portofolio dari proyek dan program yang layak. Sementara hal tersebut paling dapat diterapkan pada portofolio terstruktur yang didefinisikan oleh tujuan strategis, sumber daya yang tersedia dan kemungkinan regulasi atau faktor legislatif, hal tersebut juga dapat berguna dalam konteks portofolio standar.
Kembali ke diagram
Mengkategorikan
Kategorisasi berguna pada portofolio besar tertentu. Kategori didefinisikan untuk memudahkan pembuat keputusan senior untuk memahami sifat alamiah portofoio. Kategori umum bisa selaras dengan tujuan strategi khusus, secara alternatif kategori bisa mengidentifikasi karakteristik seperti wajib atau sesuai kebijaksanaan; investasi jangka pendek atau jangka panjang; risiko tinggi atau rendah; perubahan signifikan atau marjinal, dan lain sebagainya.
Setiap proyek atau program bisa memiliki banyak kategori yang memberikan peluang mengkaji komponen portofolio sesuai dengan kriteria yang berbeda. Hal ini berguna ketika memperimbangkan keseimbangan porotofolio.
Prosedur yang digunakan dalam memilih proyek dan progam bisa berbeda tergantung pada perbedaan kategori seperti pendekatan tata laku mereka.
Kembali ke diagram
Prioritas
Semua portofolio tunduk pada sumber daya yang terbatas, apakah itu finansial, logistik, mekanik atau manusia. Saat banyak inisiatifbersaing untuk sumber daya yang terbatas, konflik akan terjadi dan pilihan harus dibuat.
Prioritasi membantu membuat pilihan yang tepat. Prioritas pertama dari setiap organisasi adalah untuk melanjutkan keberadaannya. Secara alamiah, sebagai contoh, setiap proyek yang dirancang untuk mengikuti legislasi baru yang tanpanya perusahaan akan menjadi tidak mampu melanjutkan perdagangan akan diberikan prioritas yang tinggi.
Pekerjaan bisa diprioritaskan berdasarkan pada ukuran pengembalian finansial, baik dalam segi nilai manfaat, skala waktu mereka akan dicapai dan kepastian terkait dengan pencapaian mereka.
Dalam suatu portofolio yang terstruktur, tujuan strategis bisa memiliki prioritas yang berbeda. Proyek dan program akan mewarisi prioritas tujuan yang mereka isi.
Apapun mekanisme prioritas yang digunakan, hasilnya akan menjadi panduan pada pemilihan awal proyek dan program serta selanjutnya manajemen sumber daya yang menjadi konflik antara beberapa proyek dan program.
Kembali ke diagram
Keseimbangan
Kategorisasi dan prioritasi membantu tim manajemen dan manajer senior (mungkin anggota Pengurus) untuk memahami sifat portofolio yang dinamis. Di sini, sebaliknya, dapat membantu keseimbangan portofolio.
Sebagai contoh, kategorisasi bisa mengidentifikasi bahwa terlalu banyak inisiasi memiliki kategori ‘risiko tinggi’. Hal ini bisa jadi berupa suatu konsekuensi memprioritaskan proyek dan program tinggi manfaat. Prioritasi bisa mengidentifikasi tujuan strategis prioritas tinggi namun kategorisasi bisa memperlihatkan bahwa ada penerimaan yang tidak proporsional terhadap ketersediaan investasi.
Selagi kategorisasi dan prioritasi dapat bersifat objektif secara relatif, menemukan keseimbangan yang benar dapat bersifat lebih subyektif. Hal ini diarahkan oleh konteks dan nilai organisasi. Dalam bisnis yang dinamis dan baru, akan dapat diterima dan layak untuk memiliki proporsi portofolio yang tinggi dan memberikan perubahan yang signifikan. Dalam orgnisasi kewiraswastaan, akan lebih baik untuk memiliki tingkat risiko tinggi (dengan potensi tambahan untuk pengembalian yang tinggi). Dalam organisasi yang lebih mapan, industri yang teregulasi atau organisasi non profit pendekatan ini tidak dapat diterima.
Utamanya, setiap organisasi harus menyesuaikan portofolio proyek dan program untuk memiliki keseimbangan faktor yang nyaman.
Bahkan dalam suatu portofolio yang telah diseimbangkan secara hati-hati pada outset, akan mungkin bahwa ini dapat menjadi tidak seimbang seiring waktu. Hal ini dapat berakhir pada pengakhiran prematur dari suatu proyek atau program. Jika aspek-aspek kasus bisnis terkait masih bisa dibenarkan maka cara cara harus dicari untuk mempertahankan manfaat paling bernilai selagi mengembalikan keseimbangan portofolio.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
