Manajemen perubahan yang efektif penting (vital) dalam upaya peningkatan manfaat dari output. Perubahan pada bisnis seperti biasa (business as usual) akan dimasukkan ke dalam lingkup kebanyakan proyek, program, dan portofolio. Akan selalu ada penolakan terhadap perubahan dan mengimplementasikan pendekatan yang terdokumentasi secara jelas dan konsisten membantu dalam penanganan penolakan ini.
Di dalam proyek yang termasuk manajemen manfaat (contoh, perubahan non-kompleks), isi dari dokumen ini mungkin akan dicakup oleh rencana manajemen manfaat.
Kebijakan
- Perkenalan
-
Prosedur manajemen perubahan yang generik akan diadaptasi pada konteks pekerjaan. Berbagai model untuk perubahan dapat digunakan dan menggunakan teknik yang berbeda juga. Bagian ini harus mendefinisikan konteks, menguraikan prosedur dan mendefinisikan teknik yang dipilih.
- Peran dan tanggung jawab
-
Manajemen perubahan akan melibatkan orang di dalam organisasi P3 dan orang di dalam organisasi bisnis seperti biasa (business as usual). Bagian ini harus mendefiniskan tanggung jawab pada semua pihak yang terlibat.
- Manajemen informasi
-
Komunikasi yang efektif adalah kunci dalam mengatasi penolakan perubahan. Bagian ini harus menjelaskan bagaimana manajemen informasi akan digunakan untuk mempersiapkan dan menyebarkan semua jenis komunikasi.
- Penjaminan
-
Kriteria untuk keberhasilan manajemen perubahan yang akan digunakan dalam setiap kajian penjaminan akan diuraikan di sini.
- Anggaran
-
Bagian ini harus mendefinisikan anggaran untuk manajemen perubahan yang ditangani di dalam keseluruhan anggaran proyek, program, atau portofolio.
-
Juga harus ada anggaran yang dipegang di dalam bisnis seperti biasa (business as usual) yang tidak dimasukkan di sini. Hal ini harus diidentifikasi sehingga anggota tim manajemen P3 dapat memastikan bahwa semua keperluan anggaran ada pada tempatnya. Juga harus jelas pembelanjaan apa yang dibiayai oleh proyek, program, atau portofolio, dan apa yang dibiayai oleh bisnis biasa (business as usual) sehingga tidak ada yang kurang dana.
- Interfaces
-
Cara perubahan dikelola dapat berdampak pada jadwal P3, register risiko, rencana komunikasi dan banyak area lainnya. Bagaimana lintas-referensi akan dikelola harus dijelaskan di sini.
Prosedur
- Menilai (assess)
-
Mekanisme yang diinginkan untuk menilaisifat alamiah organisasi dan kesiapannya untuk berubah diuraikan di sini. Teknik untuk mengimplementasikan perubahan juga akan dicakup.
-
Pada tingkat proyek, rencana dapat fokus secara relatif pada perubahan yang sedikit. Pada tingkat program atau portofolio, rencana harus mempertimbangkan efek kumulatif perubahan dan tipe perubahan berbeda yang diimplementasikan oleh berbagai proyek pada satu area bisnis seperti biasa.
- Persiapan
-
Bagian rencana manajemen perubahan harus diintegrasikan secara hati-hati dengan manajemen pemangku kepentingan dan komunikasi. Ini akan menguraikan bagaimana tim manajemen harus menghasilkan dukungan perubahan, menghilangkan hambatan-hambatan dan meningkatkan kesiapan organisasi untuk perubahan.
- Implementasi
-
Bagian ini menguraikan bagaimana perubahan dikelola. Hal ini akan termasuk referensi pada manajemen pemangku kepentingan dan manajemen komunikasi selama periode perubahan. Ini juga bisa menguraikan atau menghubungkan kebijakan perusahaan untuk area seperti pengulangan (reduncancy), relokasi, dan rekrutmen, dll.
- Keberlangsungan
-
Untuk manfaat agar bisa terealisasi secara terus-menerus, maka perubahan harus tertanam. Bagian ini akan menguraikan tindakan yang berjalan dirancang untuk mendukung organisasi yang berubah hingga perubahan terlihat seperti cara normal operasi.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
