Umum
Tujuan dari proses ini adalah untuk:
- mengakhiri proyek atau program yang telah terkirim semua outputnya;
- mengakhiri proyek atau program yang sudah tidak diakui pembenarannya;
- mengkaji manajemen pekerjaan dan pembelajaran.
Perlu diperhatikan bahwa tujuan pertama bukan mengidentifikasi pengakhiran saat tujuan selesai dilaksanakan. Tujuan dapat dideskripsikan sebagai output, hasil, atau manfaat, dan kesemuanya dicapai pada waktu yang berbeda. Pengakhiran secara prinsip berhubungan dengan penyerahan tanggung jawab organisasi sementara untuk tujuannya dan pembubaran. Di mana itu terjadi di dalam siklus hidup akan bergantung pada bagaimana proyek atau program didasari awalnya.
Sebagai contoh, realisasi manfaat biasanya sesuatu yang dipercayakan pada bisnis biasa (business as usual) dan tidak membutuhkan organisasi proyek atau program untuk berada di tempat. Suatu proyek atau program bisa didasari hingga akhir ketika output akhir terkirim; ketika perubahan yang diperlukan untuk merealisasikan manfaat telah selesai atau ketika manfaat tercatat di dalam kasus bisnis telah tercapai. Ini adalah salah satu pilihan yang telah dibuat di awal siklus hidup.
Alasan kedua untuk pengakhiran disebut sebagai ‘pengakhiran prematur” karena akhiran terlaksana lebih awal dari jadwal. Waktu yang jelas untuk ini terlaksana adalah pada titik saat suatu kasus bisnis diperbarui dan dirasa tidak lagi mungkin, tidak dapat dicapai atau tidak diinginkan. Hal ini bukan berarti bahwa proyek atau program hanya dapat ditutup pada suatu titik. Pengendalian kinerja yang sedang berlangsung selama fase pengiriman dapat menguak isu serius yang tidak dapat dipecahkan secara memuaskan. Ketika isu dieskalasi kepada sponsor, maka keputusan yang diambil bisa saja mengakhiri proyek atau program secara prematur.
Klik pada komponen diagram untuk lebih detail
Persiapan pengakhiran
Mengakhiri suatu proyek atau program dalam cara yang terkendali dapat menjadi suatu proses yang ekstensif dan harus direncanakan sebelumnya. Akan bisa terlalu mudah untuk terlalu fokus pada pencapaian tujuan yang merugikan bagaimana hal tersebut diserahkan, bagaimana organisasi akan dibubarkan dan bagaimana ujung administrasi diselesaikan
Sudah sifat kebanyakan manajer proyek dan program yang termotivasi oleh tantangan pada hal-hal yang baru dan pemecahan masalah untuk mencapai tujuan.
Organisasi yang matang harus mengakui bahwa pengakhiran dapat dianggap sebagai sesuatu yang tidak menarik dan membosankan; mungkin ini saat dimana manajer proyek dan program memerlukan dukungan terbesar
Ketika pengakhiran sudah terlihat, usaha harus diinvestasikan dalam pembaruan dokumentasi pengiriman dengan proses pengakhiran dalam pikiran. Apakah ada resiko spesifik terkait pengakhiran; bagaimana pemangku kepentingan akan bereaksi dan bagaimana mereka terinformasi; permasalahan kontraktual apa yang perlu diselesaikan; bagaimanakah pembuangan aset dikelola?
Kembali ke diagram
Serah terima
Siapa yang melakukan penyerahan barang apa dan kepada siapa akan tergantung pada konteks. Kontraktor bisa melakukan serah terima hasil pekerjaan (output) kepada klien (pemilik proyek); proyek bisa diserahterimakan ke program, realisasi manfaat program bisa diserahterimakan ke bisnis seperti biasa (business as usual). Pada kasus program atau proyek yang diakhiri secara prematur, output sisa bisa diserahterimakan ke proyek atau program sisa yang baru dibentuk
Serah terima dapat memiliki aspek praktis dan hukum. Pertama dan yang terpenting adalah perlunya organisasi penerima memiliki gambaran jelas apa yang ditangani olehnya dan memuaskan sehingga sesuatu yang diserah terimakan terurai dan sesuai dengan maksud tujuan. Lalu ada tanggung jawab pada organisasi pengirim untuk menyediakan semua keperluan menyeluruh untuk serah terima terjadi secara berhasil.
Serah terima seringkali berupa pengalihan kepemilikan sah dan hal itu membawa faktor tambahan ke dalam cakupan dari kepemilikan aset fisik ke pengalihan kontrak kepegawaian atau tanggung jawab hukum lainnya.
Memahami dan memanfaatkan pembelajaran yang dipelajari untuk fungsi-fungsi individual adalah suatu atribut kemampuan tingkat 3.
Menggabungkan pembelajaran (lesson learned) ke dalam sistem manajemen pengetahuan terstruktur adalah suatu atribut kematangan tingkat 4.
Sisi administrasi serah terima harus diperhatikan. Organisasi proyek atau program akan memiliki catatan kendali kualitas dan manajemen konfigurasi terkait dengan aset fisik yang harus diserah terimakan beserta aset itu sendiri.
Tidak selalu praktis untuk menunggu hingga semua barang yang bisa dikirim selesai 100% sebelum proses serah terima dan demobilisasi organisasi proyek atau program. Kadang-kadang barang kiriman diserah terimakan dengan beberapa tindakan lanjut belum terselesaikan. Salah satu output dari kegiatan ini adalah laporan tindakan lanjut, yang mendaftar setiap item-item yang ada.
Kembali ke diagram
Kajian
Kegiatan kedua dalam proses identifikasi adalah ‘mengkaji pelajaran sebelumnya’, yang memunculkan pertanyaan “dari mana pelajaran ini berasal?”
Kegiatan ini melakukan suatu kajian formal tata laku dan pengiriman proyek atau program. Satu masukan kunci adalah catatan pembelajaran yang akan digunakan untuk menyaring pembelajaran (lesson learned) yang akan dimasukkan ke dalam suatu laporan akhir proyek atau program.
Kembali ke diagram
Demobilisasi
Selama mobilisasi proyek atau program infrastruktur akan dirakit termasuk sumber daya seragam mungkin seperti lokasi, perangkat lunak (software) dan orang. Demobilisasi sederhananya adalah kebalikan kegiatan tersebut.
Aset fisik seperti bangunan, pabrik, dan mesin sudah dibeli, disewa, atau direkrut dengan kebutuhan untuk dijual, dipindahkan atau diakhiri perjanjian. Sumber daya manusia bisa dikontrakkan atau dipekerjakan. Karyawan kontrak secara sederhana bisa diakhiri kontraknya tetapi pemindahan staf internal membutuhkan keterlibatan yang lebih besar dari tim proyek atau program.
Banyak proyek dan program ditutup sebelum semua manfaat dalam kasus bisnis direalisasikan. Hal ini berarti bahwa ketika manajer proyek dan program mungkin telah berpindah ke usaha yang baru, manajer perubahan bisnis (business change managers/BCMs) masih tetap bekerja untuk melakukan dan menyelesaikan perubahan dalam satuan bisnis, BCMs akan melapor secara langsung kepada sponsor hingga perubahan selesai.
Sponsor akan menjadi ‘orang yang paling akhir’. Dimana lingkup terdiri dari manfaat, peranan sponsor tidak secara formal usai hingga suatu kajian manfaat menyimpulkan bahwa kasus bisnis telah dicapai; tercapai hingga ke kemungkinan yang terbaik atau akan dicapai tanpa intervensi yang lebih jauh.
Kembali ke diagram
Proyek dan program
Prinsp pengakhiran tidak sama dengan kompleksitas. Kompleksitas bertambah bila ada sesuatu yang lebih untuk dilakukan saat serah terima produk, demobilisasi dan pengakhiran kontrak.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
