Laporan kejadian

Sebagai tambahan pada laporan kemajuan yang dikelola berdasarkan waktu (time-driven), kemajuan bisa dilaporkan pada kejadian tertentu. Hal ini bisa lebih dapat diaplikasikan kepada pemangku kepentingan tertentu dan juga akan menjadi input terhadap proses keputusan go/no go di akhir segmen pekerjaan terdefinisi, seperti akhir tahapan di dalam satu proyek; di akhir paket pekerjaan kontraktor; akhir tahapan di dalam suatu program atau di akhir proyek di dalam portofolio.

Bagaimanapun juga pada skala atau konteks, prinsip-prinsipnya adalah sama. Laporan harus menjelaskan apa yang telah dilakukan dibandingkan dengan apa yang direncanakan; jika ada sesuatu, apa yang terjadi selanjutnya; pelajaran apa yang telah dipelajari.

Isi laporan kejadian yang efektif tergantung pada penyesuaian dari manajer kompeten yang mengerti kebutuhan dari penerima laporan.

Konten harus mencerminkan konteks pekerjaan dan target audiensi, tetapi kategori informasi yang utama adalah:

  • Tanggal
  • Tanggal laporan

  • Kejadian
  • Segmen kejadian yang dilingkupi oleh laporan.

  • Ringkasan
  • Sekilas tentang kinerja, menyoroti poin penting di dalam laporan dan setiap tindakan atau keputusan yang diminta oleh penerima laporan.

  • Kinerja
  • Kinerja di semua unsur pengiriman harus dilaporkan sesuai dengan rencana manajemen pengendalian dan lingkup pekerjaan terliputi oleh laporan. Kemajuan yang detail telah akan dicakupi oleh laporan kemajuan yang dikelola berdasarkan waktu (time-driven). Laporan ini dapat memiliki dua fungsi utama.

  • Pertama, fungsi ini menginformasikan pemangku kepentingan atas kinerja di dalam segmen pekerjaan yang telah selesai. Hal ini bisa sederhananya melibatkan komunikasi yang baik, dan hubungan pemangku kepentingan, atau kedua laporan ini bisa menjadi bagian penting dalam memutuskan apakah segmen pekerjaan berikutnya akan dilanjutkan atau tidak.

  • Dalam kasus lain, laporan harus meringkaskan kinerja dalam area sebagai berikut:

    • Lingkup: barang yang dikirim telah selesai dan diterima; perubahan tersetujui; hasil pengendalian kualitas.

    • Jadwal: ringkasan jadwal aktual vs. dasar perencanaan (baseline); indikator kinerja penting seperti indeks kinerja jadwal (schedule performance index).

    • Keuangan: arus kas aktual vs. dasar perencanaan (baseline); indikator kinerja penting seperti indeks kinerja biaya (cost performance index).

    • Risiko: apakah respon reisiko efektif, apakah ada risiko besar yang terjadi dan telah diperkirakan?

    • Sumber daya: penggunaan sumber daya aktual vs. dasar perencanaan (baseline).

    • Perubahan: bagaimanakah perubahan telah diterima; apakah perubahan telah mencapai tujuan?

    • Pemangku kepentingan: komunikasi terselesaikan; reaksi pemangku kepentingan.

  • Laporan kejadian berikutnya
  • Jika segmen pekerjaan tecakup oleh laporan ini diikuti oleh segmen berhubungan lainnya, hal itu harus diuraikan di sini. Jika ada unsur-unsur dari segmen pekerjaan yang terselesaikan yang menonjol, maka hasilnya harus didetailkan di dalam suatu laporan tindakan tindak-lanjut.

  • Laporan pelajaran
  • Suatu kajian apa saja yang berjalan baik, apa saja yang buruk dan anjuran untuk pelajaran agar dimasukkan ke dalam catatan pelajaran.

 

Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.

SHARE THIS PAGE
No history has been recorded.

Laporan kejadian

Kembali ke atas