Proses sponsorship

Umum

Proses ini tidak memiliki suatu fase ekuivalensi di dalam siklus hidup proyek atau program. Proses ini menguraikan kegiatan yang seorang sponsor harus lakukan untuk melakukan kendali keseluruhan dan membuat keputusan penting selama siklus hidup. Hal ini juga termasuk aspek-aspek hubungan antara sponsor dan manajer.

Proses dirancang untuk mencapai tujuan fungsi sponsorship, yaitu untuk:

• menyediakan kepemilikan kasus bisnis;
• bertindak sebagai pembela demi tercapainya tujuan proyek atau program;
• membuat keputusan go/no go pada titik relevan dalam siklus hidup;
• memcahkan masalah di luar lingkup otoritas manajer;
• mengawasi penjaminan;
• memberikan dukungan ad-hoc kepda tim manajemen.

 

Klik pada komponen diagram untuk lebih detail

 

 

Kajian permintaan otorisasi

Permintaan otorisasi umumnya terjadi pada satu dari tiga poin, yaitu otoritasi diminta untuk:

• Melanjutkan dengan fase definisi

• Ini terjadi pada akhir proses identifikasi ketika sponsor akan diberikan dengan suatu ringkasan dan rencana definisi. Berdasarkan pada informasi yang disediakan, sponsor harus memutuskan apakah ini layak diinvestasikan pada fase definisi.

• Keputusan ini memiliki dua aspek:

• Pertama, ringkasan dan garis besar kasus bisnis akan memberikan indikasi kelayakan dan praktikalitasi pekerjaan yang diusulkan. Sponsor harus mengapresiasi bahwa informasi  ini didasarkan pada penelitian yang terbatas dan dapat berubah selama proses definisi. Tingkat kepastian pada analisis kelayakan hanya perlu kecukupan untuk menyesuaikan investasi pada fase definisi.

• Kedua, rencana definisi akan menyediakan informasi yang detail mengenai durasi, biaya dan sumber daya yang diperlukan untuk menyelesaikan definisi. Pada akhir fase definisi, sponsor akan memiliki peluang yang lebih jauh untuk melakukan persetujuan atau pembatalan pekerjaan.

• Memulai satu tahapan

• Awal terjadinya tahap ini adalah pada akhir proses definisi, di mana sponsor diberikan satu set penuh rencana manajemen dan rencana pengiriman. Ini adalah keputusan kunci di dalam setiap proyek atau program.

• Bisa saja bahwa usaha yang besar telah telah diinvestasikan untuk memperoleh titik ini dan tim definisi utamanya akan berharap respon yang positif. Namun, keputusan sponsor harus sepenuhnya objektif dan menyeluruh. Keputusan untuk tidak untuk melanjutkan pada titik ini selalu menjadi keputusan yang sulit untuk dibuat dan dikomunikasikan, namun jauh lebih baik ketimbang menyetujui pekerjaan yang tidak terbukti atau kelayakan, keinginan atau pencapaian yang meragukan. Sponsor tidak seharusnya takut meminta informasi lebih jauh jika dibutuhkan.

• Dokumen tata laku dan informasi pengiriman yang terbaru akan dikaji sebelum memulai setiap tahap berikutnya. Pada titik ini, sponsor harus mengkaji apa yang telah dicapai, mempelajari rencana-rencana yang lebih rinci untuk tahap selanjutnya dan memandang kelayakan, keinginan atau pencapaian yang berlanjut dari proyek atau program secara keseluruhan. Hanya jika sponsor yakin akan nilai proyek atau program secara keseluruhan, otorisasi bisa diberikan pada tahap selanjutnya.

• Seiring pekerjaan berlanjut akan menjadi sulit dan sulit untuk menolak otorisasi karena waktu dan uang yang diinvestasikan sejauh ini. Sifat alamiah manusia cenderung optimistis mengenai potensi untuk mencapai tujuan. Kegagalan untuk menghentikan proyek atau program yang tidak lagi layak adalah sebab umum dari investasi yang merugikan. Sponsorship memerlukan kepemimpinan yang kuat dan yang dapat memberikan keputusan yang sulit.

• Implementasi rencana pengecualian

• Dalam rencana otorisasi di setiap tahap, manajer akan memiliki toleransi terhadap pekerjaan. Jika toleransi diberikan berlebihan atau diprediksi melampaui otoritas manajer, maka akan terjadi eskalasi isu kepada sponsor. Dalam beberapa situasi, sponsor dan manajer bisa setuju bahwa satu set rencana yang direvisi diperlukan untuk menangani isu dan mengembalikan pekerjaan kembali ke jalurnya. Hal ini diketahui sebagai suatu pengecualian dan ketika itu terjadi, maka manajer akan memulai satu set rencana deliveri yang direvisi yang perlu disetujui.

• Mungkin lebih baik bahwa proyek atau program sedang berjalan lebih baik namun menjadi sedikit layak atau bahkan tidak layak sesuai dengan bentuk aslinya. Ketimbang menghentikan pekerjaan secara prematur, akan sangat memungkinkan untuk memperoleh kembali biaya-biaya awal (sunk cost) dengan cara membentuk kembali kasus bisnis. Dengan mengubah lingkup, mengadopsi pendekatan pengiriman yang baru, menerima keterlambatan, menyediakan investasi tambahan atau kombinasi dari semuanya itu, akan memungkinkan untuk menetapkan kelayakan proyek atau program yang direvisi secara signifikan. Rencana pengiriman baru dalam situasi ini kemudian akan diajukan untuk persetujuan.

 

Kembali ke diagram

 

Menyediakan dukungan manajemen

Sebagai tambahan permintaan formal seperti melakukan persetujuan pada satu tahapan, sponsor secara tidak formal harus menyediakan, dukungan ad-hoc pada manajer dan kemungkinan pada anggota lainnya dari tim manajemen.

Akan ada banyak waktu selama jalannya proyek atau program di mana manajer harus menggunakan pengalaman sponsor atau otoritas di dalam organisasi. Hal ini bisa muncul dengan banyak alasan seperti:

• mendapat masukan bagaimana menangani pelanggaran toleransi kinerja yang bisa diperkirakan;
• membantu di wilayah mana manajer memiliki keterbatasan pengalaman;
• resolusi konflik internal antara proyek atau program dengan bisnis biasa (business-as-usual);
• klarifikasi hubungan antara strategi organisasi dengan proyek atau program;
• menangani dengan isu-isu atau risiko pemangku kepentingan yang berada di luar cakupan pengendalian atau pengaruh manajer.

Sponsor harus mampu bertindak sebagai pelatih (coach), mentor dan fasilitator kepada manajer secara reguler.

 

Kembali ke diagram

 

Pengawasan jaminan

Fungsi jaminan berkenaan dengan memverifikasi bahwa proses manajemen telah sesuai dengan desain dan penerapannya. Kegiatan jaminan yang lebih detail akan dibentuk oleh peran di luar tim manajemen, tetapi pekerjaan ini ditugaskan dan diawasi oleh sponsor. Peranan penjaminan melapor langsung kepada sponsor.

Jika penjaminan menguak kelemahan atau kekurangan kinerja di dalam manajemen proyek atau program, maka adalah tanggung jawab sponsor untuk bisa membicarakan dan menyelesaikan isu tersebut.

 

Kembali ke diagram

 

Konfirmasi pengakhiran

Proyek atau program berakhir ketika semua output telah dikirimkan dan tim manajemen dan tim pengiriman dapat dibubarkan. Manajer harus memberikan laporan kepada sponsor yang memperlihatkan bagaimana produk telah diserahkan dan diterima; kontrak telah diselesaikan dan infrastruktur telah didemobilisasi. Ulasan pasca proyek atau pasca program harus diselesaikan. Sponsor kemudian akan menyatakan bahwa proyek atau program telah berakhir dan menginformasikan kepada pemangku kepentingan.

Di dalam kehidupan dunia nyata, contoh tersebut jarang terjadi. Proyek dan program selesai dengan kesimpulan yang bersih dan tiba-tiba. Akan selalu ada ujung longgar dan pekerjaan sisa yang perlu diselesaikan. Hal tersebut tidak seharusnya menghalangi pengakhiran formal untuk dikonfirmasi. Permasalahan luar biasa yang ada harus dilaporkan dalam laporan tindak-lanjut. Saat sponsor sudah puas bahwa laporan ini telah mencakup semua item menonjol dan penyelesaian yang sesuai sudah dibuat untuk memastikan pengakhiran, penutupan bisa dikonfirmasi.

 

Kembali ke diagram

 

Kajian pencapaian kasus bisnis

Kasus bisnis akan terdiri dari daftar manfaat yang membenarkan proyek atau program di awal. Di kebanyakan kasus, manfaat tidak akan dicapai ketika pengakhiran dikonfirmasi. Realisasi manfaat biasanya kadang-kadang dicapai oleh pengguna output dan bisa berlanjut untuk beberapa waktu setelah proyek atau program telah diakhiri.

Sponsor memiliki kasus bisnis dan akan terus memonitor pencapaian manfaat setelah pengakhiran. Sponsor tetap tinggal dalam pos hingga kajian manfaat mendemonstrasikan bahwa kasus bisnis telah dicapai; akan dicapai tanpa kegiatan perubahan yang lebih jauh atau mendemonstrasikan yang tidak dapat dicapai.

Tim manajemen kemungkinan akan telah didemobilisasi sebelum kajian manfaat akhir dilakukan. Akan perlu bagi sponsor untuk memberi kuasa atas kajian yang menggunakan sumber daya bisnis biasa (business-as-usual) dengan jaminan eksternal sebagaimana perlunya.

 

Kembali ke diagram

 

Proyek dan program

Sebagaimana adanya penambahan kompleksitas pekerjaan, sponsor akan perlu didukung oleh suatu badan program. Hal ini berguna, sebagai contoh, dimana adanya mitra usaha patungan (joint venture) di dalam proyek infrastruktur besar atau dalam program yang melibatkan manajemen perubahan lintas departemen yang signifikan. Pada contoh pertama, mitra senior dari organisasi partner akan membuat badan pengurus sementara wakil pengurus akan meliputi kepala depertemen senior.

Sebagaimana komplektsitas bertambah dan proses sponsorhip berkembang, sponsor akan membutuhkan pertolongan dari anggota senior dari kantor pendukung dimana beberapa tanggung jawab bisa didelegasikan.

Bagaimanapun susunannya pengurus ini dikepalai oleh sponsor yang memegang akuntabilitas utama untuk kasus bisnis dan keputusan yang mempengaruhinya.

 

Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.