Rencana manajemen lingkup

Lingkup merupakan karakteristik yang mendefinisikan pilihan untuk mengatur suatu pekerjaan sebagai proyek atau program. Semakin kompleks lingkupnya, semakin luas rencana manajemen yang diperlukan untuk menjelaskan bagaimana pengaturannya.

Rencana manajemen lingkup menyeluruh yang dijelaskan disini, akan bekerja untuk lingkup yang lebih sederhana. Saat kompleksitas meningkat, beberapa bagian lingkup akan memerlukan rencana manajemennya sendiri, seperti rencana manajemen manfaat. Pada akhirnya, rencana manajemen lingkup dapat diganti oleh rencana manajemen untuk setiap aspek dari pengaturan lingkup.

Secara luas, rencana manajemen lingkup akan ada untuk proyek, dan program akan memiliki rencana manajemen terpisah untuk komponen manajemen lingkup yang berbeda. Alaminya akan ada beberapa poin di tengah dimana ada rencana manajemen lingkup payung yang diduking oleh rencana manajemen yang lebih rinci sesuai kebutuhan.

Kebijakan

• Pengenalan

• Pengenalan akan menjelaskan latar belakang pekerjaan dan menjelaskan bagaimana pengaturan lingkup akan didokumentasikan. Apabila aspek dari manajemen lingkup diambil dari dokumen ini dan diperluas ke rencana manejemen mereka sendiri, mereka harus didaftarkan disini

• Peran dan Tanggung Jawab

• Sederhananya, seseorang (bisa jadi manajer proyek) akan mampu melakukan aspek manajerial dan teknis dari lingkup. Di konteks rumit, lingkup akan memerlukan spesialis dalam fungsi yang berbeda (seperti manajemen persyaratan dan manajemen pengaturan) atau spesialis di disiplin ilmu yang berbeda (arsitek, insinyur kelistrikan, insinyur aeronautika dll).

• Bagian ini dapat berisi rincian peran dan tanggung jawab, atau hanya berisi gambaran dengan rincian di setiap bagian ‘prosedur’ yang relevan dari rencana.

• Manajemen informasi

• Komposisi dan format dokumentasi lingkup dapat diatur disini. Bagian ini juga dapat berisi gambaran dokumentasi lingkup dengan rincian di setiap bagian ‘prosedur’ yang relevan dari rencana.

• Asuransi

• Kriteria manajemen lingkup sukses yang akan digunakan dalam setiap ulasan jaminan akan dijelaskan disini. Bila perlu, kriteria terinci dapat dimasukkan di bagian ‘prosedur’ dari rencana

• Pembiayaan

• Biaya manajemen lingkup juga termasuk dalam biaya proyek atau program. Bagian ini tidak seharusnya berkenaan dengan seluruh pembiayaan namun hanya fokus pada beberapa area spesialis tertentu. Contohnya, akan ada pembiayaan khusus untuk studi kelayakan atau perubahan lingkup

• Apabila perlu, kriteria terinci dapat dimasukkan ke dalam bagian ‘prosedur’ dari rencana.

• Antarmuka

• Bagian ini sangat penting jika rencana manajemen ruang lingkup adalah dokumen payung untuk rencana manajemen yang lebih rinci seperti rencana manajemen manfaat atau rencana manajemen konfigurasi.

• Ini juga harus menyediakan referensi silang ke fungsi-fungsi lain untuk menyoroti area lingkup yang memiliki tingkat risiko yang lebih tinggi atau pemangku kepentingan yang sangat berpengaruh. Jika perlu, kriteria terperinci dapat dimasukkan dalam bagian ‘prosedur’ dari rencana.

Komponen prosedur

Komposisi dan detail dari bagian rencana ini sepenuhnya tergantung pada skala dan kompleksitas ruang lingkup. Satu prosedur keseluruhan yang sederhana dapat sesuai atau sejumlah prosedur yang lebih khusus dapat ditetapkan.

• Manajemen Persyaratan

• Tingkat manajemen persyaratan harus konsisten dengan kompleksitas lingkup kerja dan keterlibatan pemangku kepentingan.

• Pembuatan Solusi

• Prosedur dan teknik pengembangan solusi akan ditentukan sesuai dengan kerumitan output yang diperlukan.

• Manajemen Manfaat

• Bisa saja rencana manajemen lingkup hanya akan berisi bagian tentang manfaat jika jumlah output dan manfaatnya kecil. Jika tidak, rencana pengelolaan manfaat penuh akan digunakan.

• Kendali Perubahan

• Perubahan ruang lingkup dapat menjadi pengaruh besar pada keberhasilan proyek dan program. Bagian ini harus menetapkan prosedur yang jelas termasuk tingkat kewenangan, mengubah anggaran dan teknik penilaian. Ini juga harus menggambarkan bagaimana komunikasi yang terkait harus ditangani.

• Manajemen Pengaturan
• Menurut definisi, semakin kompleks ruang lingkup proyek atau program, semakin banyak hubungan antara output, hasil, manfaat dan produk komponen mereka. Manajemen konfigurasi juga dapat mencakup dokumentasi manajemen.

Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.