Rencana manajemen pemangku kepentingan menetapkan prosedur, perangkat dan teknik yang diinginkan untuk digunakan dalam pengelolaan pemangku kepentingan.
Kebijakan
- Pengenalan
-
Dokumen harus mempertimbangkan konteks pekerjaan. Rencana manajemen pemangku kepentingan yang dihasilkan untuk proyek kecil dilakukan batasan orgasinasional departemen akan berbeda dengan program besar di mata publik.
-
Pengenalan akan menguraikan latar belakang pekerjaan dan menjelaskan bagaimana dokumen ini berhubungan dengan dokumen relevan lainnya, seperti rencana manajemen risiko atau kebijakan organisasi, program atau portofolio induk perusahaan.
- Peran dan tanggung jawab
-
Tanggung jawab keseluruhan atas manajemen pemangku kepentingan dapat terletak pada manajer proyek pada proyek yang lebih kecil atau tim spesialis yang didedikasikan dalam program atau portofolio yang lebih besar, tetapi banyak orang memiliki tanggung jawab manajemen pemangku kepentingan.
-
Aspek yang penting dalam keterlibatan dengan beberapa pemangku kepentingan adalah menugaskan anggota tim yang sesuai untuk memelihara hubungan. Prinsip-prinsip bagaimana hubungan tersebut dilakukan bisa diuraikan di sini. Bagian ini juga bisa memperlihatkan jalur eskalasi dan komunikasi pada struktur organisasi P3.
- Manajemen informasi
-
Komposisi dan format register pemangku kepentingan dan rencana komunikasi akan didefinisikan di sini sesuai dengan dokumen manajemen pemangku kepentingan spesialis lainnya. Penting untuk menyesuaikan lingkup registem pemangku kepentingan dan rencana komunikasi sesuai dengan kebutuhan pekerjaan.
-
Setiap laporan kemajuan yang diminta harus diuraikan bersama-sama dengan tujuan, waktu dan penerima yang dituju.
- Penjaminan
-
Kriteria keberhasilan manajemen pemangku kepentingan yang akan digunakan dalam setiap kajian jaminan akan diuraikan di sini.
-
Fungsi penjaminan manajemen pemangku kepentingan akan mengkaji bagaimana kebijakan dan prosedur diinisiasi dan dioperasikan.
-
Penjaminan juga bisa mengaudit hasil akhir manajemen pemangku kepentingan dengan mensurvei pemangku kepentingan dan sikap mereka terhadap proyek, program atau portofolio.
- Anggaran
-
Komunikasi dengan pemangku kepentingan akan memakan biaya dan juga harus dimasukkan ke dalam anggaran. Rencana manajemen pemangku kepentingan tidak akan memasukkan anggaran ini tetapi akan menguraikan apakah anggaran itu ada, bagaimana mereka dikelola dan di mana lokasinya.
- Antarmuka
-
Pemangku kepentingan harus dipertimbangkan di dalam semua aspek pengelolaan proyek, program, atau portofolio. Informasi pemangku kepentingan akan memiliki hubungan pada dokumen atas manfaat, isu, risiko dll. Bagaimana antarmuka dan lintas referensi ini akan dikelola harus didefinisikan dalam bagian ini.
Prosedur
- Identifikasi
-
Bagian ini akan merekomendasikan teknik yang harus digunakan untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan dan sumber informasi yang tersedia.
-
Di mana pelajaran telah ditangkap dari pekerjaan sebelumnya, mereka bisa tersedia sebagai daftar cek kelompok pemangku kepentingan umum yang harus dimasukkan.
- Menilai
-
Pemangku kepentingan akan dinilai dalam segi wilayah ketertarikan mereka, tingkat ketertarikan dan pengaruh. Ini juga akan secara umum direpresentasikan sebagai peta pemangku kepentingan dan matriks ketertarikan/pengaruh. Pilihan dan format dokumen ini akan didefinisikan di sini bersama dengan parameter skala yang digunakan untuk ketertarikan dan pengaruh.
-
Perhatian harus diberikan untuk memastikan informasi pemangku kepentingan aman dan kerahasiaan selalu dipelihara.
- Komunikasi rencana
-
Kanal, frekuensi, format dan isi komunikasi dengan pemangku kepentingan akan dirancang untuk mencocokkan ketertarikan dan pengaruh mereka. Kebijakan yang ditetapkan pada bagian ini akan menyediakan pedoman pada semua faktor.
-
Proyek-proyek teknis bisa memerlukan pedoman pada terminologi standar dan program atau portofolio multi-nasional bisa memerlukan pedoman pada bahasa yang digunakan.
-
Kegiatan komunikasi bisa dimasukkan ke dalam rencana pengiriman umum atau bisa menjamin rencana komunikasi yang terpisah. Pendekatan yang diinginkan harus didefinisikan di sini.
- Keterlibatan
-
Alokasi tanggung jawab untuk keterlibatan pemangku kepentingan harus mencerminkan ketertarikan dan pengaruh. Tingkat senioritas manajemen yang harus dilibatkan dengan pemangku kepentingan yang berbeda harus didefinisikan.
-
Pedoman untuk mengelola umpan balik dan terutama untuk penanganan dengan tujuan atau publikasi negatif bisa menjadi pertimbangan.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
