Proses definisi

Umum

Proses ini mengatur fase definisi dari siklus hidup proyek atau program. Tujuannya adalah untuk:

• mengembangkan gambaran proyek atau program yang lebih rinci;
• menentukan apakah pekerjaan dapat dibenarkan;
• menguraikan kebijakan tata laku yang menguraikan bagaimana pekerjaan akan dikelola;
• mendapatkan persetujuan sponsor untuk fase pengiriman.

Suatu ringkasan disetujui dan rencana definisi akan memicu proses, yang secara fundamental sama terlepas dari apakah ini telah diputuskan untuk menentukan suatu pekerjaan sebagai suatu proyek atau suatu program. Output akan berupa satu set dokumen yang menguraikan semua aspek pekerjaan, dengan isi dan detilnya yang beragam menyesuaikan pada konteks.

 

Klik pada komponen diagram untuk lebih detail

 

Proses definisi akan merencanakan manajemen dan pengiriman pekerjaan. Ringkasan rencana-rencana kemudian dipresentasikan kepada sponsor untuk mendapatkan persetujuan pada fase pengiriman. Walaupun permintaan resmi untuk persetujuan akan diperlihatkan pada akhir proses, manajer dan sponsor harus tetap berkomunikasi secara reguler.

Ketika permintaan resmi untuk persetujuan akan dibuat pada akhirnya, sponsor harus memiliki pemikiran (ide) yang jelas tentang apa saja yang diusulkan. Hal ini sangat penting karena ada beberapa pekerjaan pra-persetujuan yang kemungkinan diperlukan dengan persetujuan sponsor.

Merencanakan bagaimana pekerjaan akan dikelola melibatkan pengembangan kebijakan dan prosedur untuk semua fungsi-fungsi relevan yang akan digunakan. Apa suatu ‘fungsi yang relevan’ bergantung pada konteks pekerjaan.

Merencanakan bagaimana pekerjaan akan dikirim memerlukan tim definisi yang kompeten di dalam semua fungsi yang relevan. Hasil dokumen pengiriman mendefinisikan suatu program atau proyek dan bagaimana hal tersebut akan dilakukan. Setelah disetujui, maka mereka akan menjadi dasar untuk menyediakan titik awal pengawasan dan kendali kemajuan.

Thamhain dan Wilemon mengidentifikasi bahwa fase siklus hidup ini adalah dimana konflik biasanya pada tingkat tertinggi. Jika hal ini dikombinasi dengan fakta bahwa tim masih sedang terpadu dan kemungkinan dalam tahap ‘storming’ Tuckman maka menjadi jelas bahwa manajer proyek atau program harus sangat sensitif terhadap konflik dan memiliki kepemimpinan yang baik, manajemen konflik dan keahlian berpengaruh.

Proses definisi yang dieksekusi dengan baik menetapkan fondasi untuk proses pengiriman yang berhasil.

 

Penunjukan tim definisi

Pada proyek-proyek yang lebih kecil, tim identifikasi bisa memiliki keahlian yang cukup dan kapasitas untuk melanjutkan dan mencapai definisi penuhnya. Pada program dan proyek yang lebih besar kemungkinan bahwa tim identifikasi perlu ditambahkan untuk menyediakan sumber daya yang cukup dengan kemampuan yang diperlukan. Suatu proyek konstruksi akan memerlukan perekrutan spesialis tambahan seperti insinyur struktur atau insinyur mekanik dan elektrik (M&E), program perubahan bisnis atau IT akan perlu merekrut analis bisnis tamabahan atau arsitek sistem.

Peranan teknis seperti itu difokuskan pada mendefinisikan lingkup pekerjaan dan mereka akan kurang dilibatkan di dalam fase pengiriman dari proyek atau program. Mempersiapkan rencana manajemen, dokumen lingkup tingkat tinggi dan dokumen pengiriman awal biasanya dilakukan oleh pemangku peran yang akan melakukan pembentukan tim yang mengelola fase deliveri.

 

Kembali ke diagram

 

Mendefinisi lingkup

Prosedur yang diuraikan di dalam fungsi manajemen lingkup akan digunakan untuk memahami keinginan pemangku kepentingan, membuat solusi dan mendefinisikan manfaat sesuai dengan yang diinginkan. Lingkup beberapa proyek hanya akan mencakup output sementara yang lain akan menckup manfaat. Lingkup program akan mencakup manfaat dan seringkali perubahan bisnis signifikan yang diperlukan untuk mencapai mereka.

Dokumen yang sesuai pada proyek atau program terdiri dari:

• Spesifikasi
• Cetak biru
• Profil manfaat
• Pernyataan visi
• Produk struktur breakdown
• Work breakdown structures

Cakupan dokumen lingkup dan rincian yang dimilikinya juga akan dipengaruhi oleh siklus hidup yang dipilih. Biasanya dalam siklus hidup serial, tujuan (output atau manfaat) akan didefinsikan dalam rincian yang lebih besar pada tapahan ini ketimbang di dalam siklus hidup paralel. Pendekatan paralel (seperti agile) akan mengembangkan lingkup secara berkelanjutan melalui siklus hidup sehingga definisi inisial akan memiliki tingkat dan fleksibilitas yang tinggi.

 

Kembali ke diagram

 

Pekerjaan pra persetujuan

Kesimpulan dari semua pekerjaan perencanaan sebelum mobilisasi atau permulaan dari setiap pekerjaan pengiriman seringkali tidak praktis. Spesialis material atau peralatan bisa diminta sesuai dengan waktu pelaksanaan (lead time) yang panjang; pengadaan penyedia melalui tender yang kompetitif harus mulai dari awal; mengaplikasikan persetujuan regulasi atau undang-undang dapat memakan waktu.

Paralel dengan perencanaan, tim manajemen harus mengidentifikasi setiap pekerjaan pra-persetujuan penting yang harus dilakukan sebelum semuanya terdefinisi atau disetujui. Keuntungan penempatan permintaan provisional untuk material atau memulai suatu proses tender harus mempertimbangkan bobot terhadap resiko tahap berikutnya yang tidak disetujui.

Kinerja pekerjaan pra persetujuan harus direncanakan dan disetujui oleh sponsor. Penyelesaian pekerjaan ini harus terefleksikan di dalam rencana tetapi fakta bahwa pekerjaan pra-persetujuan telah selesai tidak seharusnya mempengaruhi faktor dalam memutuskan kelayakan kasus bisnis ketika permintaan persetujuan dibuat.

 

Kembali ke diagram

 

Persiapan dokumen tata laku (governance)

Dokumentasi tata laku terdiri dari rencana-rencana manajemen yang dihasilkan secara internal dan setiap dokumen kebijakan eksternal yang relevan. Rencana manajemen dapat ditulis untuk banyak fungsi dan setiap prosedur fungsional dimulai dengan satu langkah yaitu ‘rencana’. Beberapa, seperti rencana manajemen pemangku kepentingan atau rencana manajemen risiko bersifat universal, karena kebutuhan untuk mengelola pemangku kepentingan dan resiko berlaku ke semua proyek dan program. Lainnya, seperti rencana manajemen manfaat atau rencana manajemen pengadaan akan relevan hanya jika lingkup pekerjaan mencakup pengiriman manfaat atau penyedia eksternal akan digunakan.

Berdasarkan pada lingkup pekerjaan, tim definisi akan memutuskan fungsi mana yang membutuhkan suatu rencana manajemen. Dalam organisasi yang lebih matang, akan ada standar rencana manajemen yang dapat diadaptasi pada konteks pekerjaan spesifik. Dalam organisasi yang baru, rencana manajemen cenderung dibuat kembali untuk setiap proyek atau program baru.

Rencana manajemen tidak seharusnya disiapkan dalam isolasi. Masing-masing akan dipengaruhi oleh dokumen pengiriman dan rencana manajemen lainnya. Sebagai contoh, jika peta pemangku kepentingan mengidentifikasi oposisi pekerjaan potensial, rencana manajemen resiko harus memastikan bahwa jenis resiko ini dikelola dengan baik.

 

Kembali ke diagram

 

Menghantarkan (deliver) rencana

Konten dan jangkauan dari kegiatan ini unik untuk setiap proyek atau program. Beragam dokumen perencanaan akan memilik aspek yang berbeda. Contoh umum adalah sebagai berikut:

• Dokumen penjadwalan, yaitu jaringan kegiatan, Gantt charts, rencana milestone.
• Dokumen resiko, yaitu register risiko, rencana respon resiko, analisis Monte Carlo.
• Dokumen pemangku kepentingan, yaitu register pemangku kepentingan, peta pemangku kepentingan, rencana komunikasi.
• Dokumen sumber daya, yaitu dokumen tender, spesifikasi penyedia, kontrak, perjanjian tingkat pelayanan.
• Dokumen finansial, yaitu penilaian investasi, estimasi biaya, anggaran, arus kas.

Walaupun perangkat dan teknik ini terdaftar terpisah, mereka semua saling berinteraksi. Hal ini tidak memungkinkan persiapan secara bergiliran. Proses ini akan menjadi interaktif, sebagai contoh, draft pertama dari peta pemangku kepentingan menyediakan informasi untuk draft pertama register risiko, sebaliknya akan berpengaruh pada penilaian investasi awal.

Biasanya tidak perlu, atau bahkan tidak diinginkan, untuk merencanakan keseluruhan proyek atau program secara rinci. Di dalam proyek, tahap pertama akan direncanakan secara rinci tetapi sisa pekerjaan akan direncanakan pada tingkat yang lebih tinggi. Di dalam program, rencana untuk tahap pertama detilnya akan menjadi lebih rinci dari pada sisa pekerjaan. Hal ini disebut sebagai perencanaan rolling wave.  Dokumentasi pengiriman juga akan menjadi dua bagian, yaitu rencana pengiriman keseluruhan dan rencana pengiriman yang lebih rinci pada tahap pertama.

Saat proyek atau program telah disetujui, maka dokumen akan menjadi ‘dasar perhitungan (baselined)’. Selama fase pengiriman, kemajuan akan dimonitor dan dibandingkan dengan dokumen dasar perhitungan (baseline).

 

Kembali ke diagram

 

Dokumentasi definisi konsolidasi

Pada akhir proses definisi, permintaan persetujuan akan diajukan ke sponsor proyek atau program. Keputusan apakah akan lanjut pada fase pengiriman akan dibuat setelah kajian dokumen yang relevan. Jika persetujuan diberikan, langkah berikutnya adalah untuk memobilisasi tahap pertama fase pengiriman. Jika persetujuan ditolak, versi minimal dari proses pengakhiran akan dibentuk untuk demobilisasi tim definisi dan mengarsip informasi.

Walaupun sifat dari apa yang diajukan untuk persetujuan akan beragam sesuai dengan konteksnya, berikut adalah dokumen yang umum untuk disediakan, yaitu:

• Rencana manajemen proyek atau program

• Ringkasan dokumen ini meringkas atau mengumpulkan semua rencana manajemen untuk proyek atau program. Ini bisa berupa dokumen tunggal, yang mandiri (self-contained) dengan satu bagian untuk setiap fungsi yang relevan atau koleksi rencana manajemen yang terpisah.

• Di dalam organisasi yang matang dengan rencana manajemen standar dalam penggunaan portofolio akan proyek dan program, semua rencana manajemen keseluruhan hanya perlu untuk lintas-referensi dan menggambarkan adaptasi yang dibuat untuk untuk konteks pekerjaan saat itu. Sponsor yang familiar dengan standar organisasi ini hanya akan membandingkan adaptasi untuk diyakinkan kembali bahwa pekerjaan memiliki tata laku yang perlu pada tempatnya.

• Kasus bisnis

• Kasus bisnis menjelaskan pembenaran untuk pekerjaan. Ini akan menjelaskan lingkup dan keseimbangan terhadap biaya dan risiko yang diperlukan untuk mencapainya. Dalam pelaksanaannya ini akan melakukan lintas-referensi terhadap pengiriman yang lebih rinci dengan isi dokumen seperti spesifikasi, anggaran, register risiko dan seterusnya.

• Rencana pengiriman proyek atau program

• Rencana pengiriman memperlihatkan  bagaimana tujuan akan dicapai. Ini menjelaskan dokumen pengiriman dan akan memasukkan skala waktu keseluruhan, persyaratan sumber daya, arus kas dan struktur organisasi. Rencana ini akan mencakup semua pekerjaan untuk dilakukan atau ini bisa melintas-referensi dari rencana yang lebih rinci untuk tahapan atau area fungsi, seperti komunikasi, resiko atau kualitas.

 

Kembali ke diagram

 

Mobilisasi

Saat persetujuan diterima maka proyek atau program dapat dimobilisasi. Ini menempatkan semua peralatan, fasilitas dan sumber daya lainnya pada tempatnya sesuai dengan yang diminta untuk mengirimkan tujuan.

 

Kembali ke diagram

 

Proyek dan program

Pada proyek kecil, kegiatan definisi bisa dikelola dan dibentuk oleh manajer proyek tetapi gabungan dari sponsor terpisah dan manajer adalah persyaratan minimum. Kemungkinan ini juga bisa mengkombinasikan fase identifikasi dan definisi ke dalam suatu proses tunggal.

Proses ini menghasilkan banyak dokumentasi. Terlalu banyak dokumen bisa berpotensi merusak keberhasilan pekerjaan sama halnya seperti terlalu sedikit. Bagian dokumentasi Praxis tidak harus dilihat sebagai satu set dokumen yang harus dihasilkan. Namun ini adalah cakupan dokumen yang dapat digunakan. Keputusan pada satu set tertentu yang paling sesuai terhadap skala dan kompleksitas setiap proyek atau program adalah bagian penting dari proses ini.

Elemen penting dari hal ini adalah memutuskan apa yang merupakan dokumen relevan untuk maksud dari persetujuan yang diminta. Pada proyek kecil, dokumentasi bisa disaring ke dalam titik kunci untuk presentasi ke sponsor. Pada proyek atau program yang besar, tata laku (governance) dan dokumen pengiriman bisa diringkas dan disediakan ke sponsor untuk pertimbangan dengan dokumen yang lebih rinci tersedia untuk inspeksi sebagaimana diminta.

Pada beberapa konteks, proses definisi bisa dibentuk oleh sebuah organisasi klien. Dokumentasi definisi bisa diberikan ke kontraktor organisasi yang merencanakan pengiriman. Proses definisi kemudian dibagi antara sisi klien proyek dengan sisi kontraktor proyek.

Pada program yang lebih besar, proses definisi bisa menjadi proyek kecil secara tersendiri. Ini dapat berjalan sebagai proyek dengan dokumentasi definisi program dan rencana pengiriman sebagai output proyek. Semua aspek model proses adalah versi yang dapat diskalakan dan model yang lebih kecil bisa ditempatkan di dalam sesuatu yang lebih besar.

 

Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.