Rencana manajemen manfaat

Suatu rencana manajemen manfaat terpisah (ketimbang bagian manfaat dalam rencana manajemen lingkup) akan sering diperlukan saat ada manfaat ganda, perubahan signifikan dan hubungan antara output dan manfaat lebih kompleks, misalnya rencana manajemen manfaat biasanya sesuai saat pekerjaan dikelola sebagai suatu program ketimbang suatu proyek.

 

Kebijakan

  • Pendahuluan
  • Pendahuluan akan mendeskripsikan latar belakang pada pekerjaan dan menjelaskan bagaimana dokumen ini berhubungan dengan dokumen relevan lainnya, seperti rencana manajemen lingkup atau kebijakan organisasi tuan rumah, program induk perusahaan atau portofolio.

  • Peranan dan tanggung jawab
  • Tanggung jawab untuk manajemen manfaat utamanya terletak pada wilayah bisnis yang harus mewujudkan manfaat melalui output dan perubahan. Orang yang merepresentasikan wilayah bisnis ini pada tim manajemen proyek atau program disebut manajer perubahan bisnis. Manajer proyek dan program memiliki tanggung jawab untuk mengkoordinasikan output mereka dengan kegiatan perubahan yang dilakukan manajer perubahan bisnis dan sponsor memiliki tanggung jawab keseluruhan untuk pencapaian manfaat dalam kasus bisnis.

  • Bagian rencana manaje men harus menguraikan secara jelas peranan dan tanggung jawab mereka untuk manajemen manfaat. Bagian ini juga akan memperlihatkan jalur eskalasi dan komunikasi di dalam struktur organisasi P3.

  • Manajemen informasi
  • Komposisi dan format dokumen manfaat (seperti profil manfaat) akan didefinisikan di sini.

  • Setiap laporan kemajuan yang diperlukan harus diuraikan bersamaan dengan tujuan, waktu dan penerima yang dimaksud.

  • Penjaminan
  • Kriteria keberhasilan manajemen manfaat yang akan digunakan dalam setian kajian penjaminan akan diuraikan di sini.

  • Anggaran
  • Biaya pencapaian manfaat termasuk biaya pengembangan output dan biaya implementasi perubahan dalam bisnis seperti biasa (business as usual).

  • Yang pertama umumnya lebih mudah untuk dihitung sebagaimana ini adalah anggaran untuk proyek yang menghasilkan output yang relevan. Yang kedua seringkali tersembunyi dan lebih sulit mengatributkannya. Bagian ini harus menjelaskan bagaimana biaya manfaat dihitung, bagaimana anggaran ditetapkan dan dimana nilainya terletak.

  • Antarmuka (interfaces)
  • Pencapaian manfaat adalah alasan fundamental ketika melakukan investasi pada proyek dan program. Mereka, diantara hal tersebut, dipengaruhi oleh para pemangku kepentingan, dipengaruhi oleh resiko dan ketergantungan pada jadwal.

  • Bagaimana antarmuka dan lintas-referensi antara manfaat individual dan aspek dari proyek atau program lainnya harusnya didefinisikan dalam bagian ini.

 

Prosedur

  • Kuantifikasi
  • Bagian ini akan menjelaskan metode dan teknik yang digunakan dalam mengkuantifikasi manfaat. Pedoman terutama harus menyeluruh pada area dimana kuantifikasi sulit dilakukan

  • Nilai
  • Bagian dari rencana manajemen ini harus menentukan aturan-aturan yang akan digunakan untuk menilai manfaat. Secara historis banyak proyek dan program disetujui dengan dasar penilaian manfaat yang terlalu optimistis dan/atau sebaliknya. Bagian ini menjadi titik sentral untuk mencapai keberhasilan bisnis.

  • Metode untuk mengalokasikan biaya manfaat, terutama saat banyak output dan manfaat yang berlipat ganda memiliki antar-hubungan yang kompleks, akan didefinisikan di sini.

  • Realisasi manfaat rencana
  • Bagian ini akan menjelaskan bagaimana realisasi manfaat bekerja dikoordinasikan dengan pengiriman output; bagaimana komunikasi akan dijaga dan bagaimana organisasi harus mempersiapkan perubahan.

  • Langkah pertama dalam merealisasikan manfaat adalah untuk mengukur ‘pra-penetapan’. Bagian ini harus mendefinisikan indikator kinerja yang akan digunakan untuk mengukur pra-penetapan. Parameter yang sama akan digunakan untuk mengukur pasca-penetapan untuk mengkonfirmasi apakah nilai manfaat yang ditetapkan telah dicapai. Waktu pengukuran dan setiap pengukuran sementara ini harus didefinisikan di sini.

  • Mewujudkan manfaat
  • Pada program yang kompleks, pada bagian ini akan diperluas dan ditambah dengan suatu rencana manajemen perubahan yang terpisah.

  • Bagian ini harus menjelaskan bagaiaman transisi akan dikelola. Hal ini akan termasuk pendekatan pada koordinasi pengiriman output dengan kegiatan perubahan organisasional dan pendekatan untuk manajemen perubahan yang diinginkan.

 

Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.

SHARE THIS PAGE
No history has been recorded.

Rencana manajemen manfaat

Kembali ke atas