Proses ini menggabungkan semua fungsi-fungsi dan penerapan tata laku dan profesionaslime sepanjang portofolio. Tujuannya adalah untuk:
- menyediakan sponsorship tujuan portofolio;
- melihat jaminan portofolio;
- mempromosikan disiplin dan profesi manajemen P3.
Akan menyesatkan untuk memperlihatkan fungsi-fungsi ini dalam suatu aliran proses karena mereka diaplikasikan bersamaan sepanjang hidup portofolio.
Setiap fungsi diuraikan secara individual di dalam kerangka fungsional. Untuk tujuan pengumpulan mereka bersama-sama dengan proses tata laku portofolio, mereka dapat dipandang berguna sebagai tiga kegiatan.
Klik pada komponen diagram untuk lebih detail
Dukungan portofolio
Kegiatan ini mengaplikasikan fungsi-fungsi yang dipusatkan pada keunikan karakteristik setiap portofolio, yang disebut dengan:
- Sponsorship
-
Sponsorship portofolio mencakup aspek-aspek yang sama dengan sponsorship proyek atau program seperti pertimbangan permintaan otoriasi besar dan menyediakan dukungan pada orang yang mengelola portofolio.
-
Tambahan lagi, sponsorhip portofolio harus mengedepankan aspek-aspek yang lebih luas dari disiplin dan profesi manajemen P3. Sponsor harus seseorang yang berada pada tingkat Pengurus (Board) di dalam organisasi dan merepresentasikan manajemen P3 dalam cara yang sama seperti Direktur Keuangan atau Direktur SDM merepresentasikan departemen dan profesinya.
- Infrastruktur
-
Infrastruktur portofolio ditetapkan untuk menyediakan sumber daya yang melakukan proses manajemen dan proses koordinasi. Hal ini sering diacu sebagai PMO yang diuraikan secara beragam dalam pengertian project management office, program management office atau kombinasi dari keduanya.
-
Di mana portofolio dianggap sebagai manajemen proyek dan program secara keseluruhan di dalam organisasi, infrastruktur akan memasukkan sistem dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mendukung profesi dan disiplin manajemen P3.
- Jaminan
-
Jaminan dilakukan pada beberapa tingkatan, kebanyakan akan berada dalam portofolio. Beberapa tingkat jaminan juga akan dilakukan di luar portofolio. Ini bisa termasuk akreditasi pihak ketiga dari badan profesional dan didasarkan pada standar seperti model kematangan kemampuan.
Kembali ke diagram
Mendukung profesi
Profesi manajemen P3 membandingkan orang-orangnya dan cara mereka menerapkan disiplinnya. Jika organisasi mendefinisikan portofolio tunggal untuk mencakup semua proyek dan programnya, maka portofolio tadi akan bertanggung jawab dengan semua kegiatan yang mendukung profesi. Jika suatu organisasi besar mendefinisikan portofolio yang berlapis (mungkin secara geografis atau jalur anak perusahaan), maka tanggung jawab keseluruhannya untuk mendukung profesi bisa duduk di atas portofolio individual.
Saat di mana portofolio individual berukuran besar dan tidak memiliki konteks umum, bisa jadi bahwa mereka diberikan tanggung jawab untuk mendukung profesi sesuai dengan keahlian mereka dan tidak ada koordinasi yang lebih tinggi.
Dukungan profesi melibatkan penerapan fungsi, yaitu:
- Komunitas praktisi
-
Manajemen portofolio harus memutuskan apakah manfaat komunitas praktisi adalah pencapaian terbaik dengan menetapkan kominitas praktisi lokal, memberi semangat (encouraging) kepada staf untuk terlibat dengan kominitas eksternal atau kombinasi keduanya.
- Kompetensi
-
Portofolio harus menetapkan dan mempromosikan suatu kerangka untuk meyakinkan bahwa semua anggota staf dapat mengidentifikasi kompetensinya yang akan dibutuhkan pada setiap tahapan di masa karir mereka. Kerangka kompetensi harus dikelola mulai dari tujuan tingkat atas yang mana harus dicapai portofolio dan nilai yang ingin dipromosikan portofolio.
- Etika
-
Perilaku budaya etika harus dikomunikasikan, dipromosikan, dan diberi kebijakan melalui portofolio. Juga pada umumnya sebagai pondasi lingkungan bekerja yang bisa didisain untuk meyakinkan bahwa portofolio mengkonfirmasikan legislasi dan regulasi yang dapat diterapkan terhadap konteksnya.
- Pembelajaran dan pengembangan
-
Suatu pendekatan yang komprehensif pada pembelajaran dan pengembangan akan menyertakan berbagai bentuk pelatihan, coaching dan mentoring. Pendekatan ini harus didasarkan pada kerangka kompetensi dan meyakinkan bahwa setiap peranan di dalam portofolio dilakukan oleh seseorang dengan kompetensi yang diperlukan.
Kembali ke diagram
Dukungan disiplin
Disiplin manajemen P3 membandingkan perangkat, teknik dan prosedur yang secara kolektif membuatnya berbeda dari bentuk manajemen lainnya. Mendukung disiplin manajemen P3 terdiri atas:
- Manajemen P3
-
Walaupun proyek telah ada berabad abad dan manajemen formal P3 sudah ada selama beberapa dekade, masih ada tendensi pada beberapa organisasi yang melihatnya sebagai subordinasi dari disiplin lain dan tidak layak mendapat perhatian spesifik.
-
Portofolio harus mempromosikan manfaat suatu struktur secara jelas dan pendekatan disiplin pada pengiriman proyek dan program.
- Manajemen pengetahuan
-
Organisasi induk bisa saja sudah memiliki sistem manajemen pengetahuan di tempatnya, di mana portofolio secara sederhana hanya harus menerapkan sistem tersebut ke manajemen P3. Jika tidak ada, maka portofolio harus menetapkan dan memelihara sistem mereka sendiri.
- Kematangan kemampuan
-
Portofolio harus beradaptasi dengan prinsip-prinsip kematangan kemampuan untuk menciptakan model untuk pembelajaran dan pengembangan organisasional dalam cara yang sama dengan kompetensi yang digunakan untuk menciptakan kerangka pembelajaran dan pengembangan individual.
-
Portofolio akan memonitor perkembangan manajemen proyek dan program dan bisa mengkombinasikannya dengan jaminan. Portofolio bisa membentuk penilaian mandiri (self-assessment) akan kematangan kemampuan dirinya.
-
Kebutuhan penilaian dan sertifikasi eksternal bergantung pada apakah hal ini memiliki manfaat komersial untuk organisasi atau tidak.
- Siklus hidup
-
Siklus hidup proyek dan program bertindak sebagai rangka dimana proses dibangun dan metode didefinisikan. Portofolio harus mempromosikan adaptabilitas siklus hidup namun tetap konsisten untuk komponen proyek dan programnya. Melalui jaminan, portofolio akan memonitor penerapan siklus hidup yang berdasarkan pada proses.
Kembali ke diagram
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
