Produktdokumente

Der Umfang und die Detailliertheit der Produktdokumentation hängt stark vom Kontext des Auftrags ab. Anstatt einzelne Dokumente vorzuschreiben, bietet Praxis eine Liste von Feldern, aus denen je nach den Bedürfnissen des Projekts oder Programms geeignete Dokumente zusammengestellt werden sollten.

Dies kann zu einem einfachen Ansatz mit einem Dokument pro Produkt führen oder zu einem umfangreicheren Ansatz mit separaten Dokumenten für Produktbeschreibungen, Konfigurationselemente und Qualitätsaufzeichnungen.

Der Einfachheit halber wurden die Felder in drei Abschnitten aufgeführt. Wenn diese in separate Dokumente erweitert werden, müssen die Felder in den einzelnen Dokumenten oft dupliziert werden.

 

Beschreibende Informationen

• Kennung

• Ein eindeutiger Identifikator, der aus Komponenten wie einem Projekt- oder Programmcode, einem Produktcode, einer Versionsnummer usw. bestehen kann.

• Titel

• Der Name, unter dem das Produkt bekannt ist.

• Beschreibung

• Eine Beschreibung des Produkts, möglicherweise einschließlich seines Zwecks und seiner Einbindung in die Gesamtleistung.

• Zusammensetzung

• Bei einem einfachen Produkt kann dieser Abschnitt ausreichen, um die Bestandteile und die Art des Produkts zu beschreiben. Bei komplexeren Produkten sind Querverweise auf technische Spezifikationen erforderlich.

• Eigentümer (Owner)

• Handelt es sich bei dem Produkt um ein lieferbares Produkt, ist der Eigentümer derjenige, dem das Produkt übergeben wird. Andernfalls ist es ein Mitglied des Managementteams, das für die Abnahme des Produkts verantwortlich ist, bevor es in die Gesamtleistung integriert wird.

• Querverweise
• Links zu anderen Dokumenten, die weitere Informationen über das Produkt enthalten, z. B. Risikoregister, Stakeholder Map, Erkenntnisprotokoll usw.

 

Informationen zur Entwicklung

• Entwickler

• Die Person, das Team, die Abteilung oder der Auftragnehmer, der für die Entwicklung des Produkts verantwortlich ist.

• Geplante Termine

• Wann soll das Produkt entwickelt werden.

• Tatsächlicher Termin

• Wann wurde das Produkt tatsächlich entwickelt.

• Qualitätskriterien

• Dies sind die Qualitätskriterien, die bei der Qualitätskontrolle geprüft werden. Dabei kann es sich um Verweise auf externe Qualitätsstandards, produktspezifische Kriterien oder eine Kombination aus beidem handeln.

• Qualitätstoleranzen

• Für jedes Qualitätskriterium sollte der Messbereich angegeben werden, innerhalb dessen das Produkt akzeptabel ist.

• Qualitätskontrollmethoden

• Hier werden die zu verwendenden Kontrollmethoden festgelegt. Diese können von qualitativen Benutzerprüfungen bis hin zu mechanischen Inspektionen und statistischen Analysen reichen.

• Verantwortlichkeiten für die Qualitätskontrolle

• Die Personen oder Gruppen, die für die Umsetzung der Qualitätskontrollmethoden verantwortlich sind.

• Testtermine

• Die geplanten und voraussichtlichen Termine für die meisten Test- oder Überprüfungsaktivitäten hängen vollständig von einem Lieferplan ab, der regelmäßig aktualisiert wird. Um Doppelarbeit zu vermeiden, können die geplanten und voraussichtlichen Termine einfach durch einen Querverweis auf den entsprechenden Lieferplan abgedeckt werden. Solche Querverweise können mit Informationen wie "das Produkt muss innerhalb einer Woche nach Fertigstellung getestet werden" ergänzt werden.

• Testergebnisse

• Die Ergebnisse der Qualitätskontrolle können ein einfaches "bestanden/nicht bestanden" oder umfangreiche Testdaten sein. In jedem Fall sollte die Konsequenz der Testergebnisse dokumentiert werden. Wenn die Qualität akzeptabel ist, kann das Produkt zur Integration in andere Produkte weitergegeben oder an den Eigentümer übergeben werden. Ist die Qualität inakzeptabel, kann das Produkt nachgearbeitet oder verworfen werden. Unter bestimmten Umständen kann es möglich oder notwendig sein, ein Produkt zu akzeptieren, das die Kriterien nicht erfüllt hat, aber diese Entscheidung muss vom Auftraggeber getroffen werden.

• Querverweise

• Typischerweise handelt es sich bei diesen Querverweisen um Lieferpläne, die den Zusammenhang zwischen den geplanten und tatsächlichen Terminen aufzeigen.

 

Informationen zur Konfiguration

• Aktuelle Version

• Eine Kennung, die die aktuellste Version des Produkts angibt. Im Abschnitt "Konfigurationsmanagement" des Umfangsmanagementplans wird das System zur schrittweisen Kennzeichnung der Versionen eines Produkts festgelegt.

• Status

• Eine Klassifizierung des aktuellen Status, wie er in einem Konfigurationsmanagementplan definiert ist, z. B. in Entwicklung, in Prüfung, genehmigt, übergeben usw.

• Datum der letzten Änderung

• Das Datum an dem die letzte Version des Produkts zur Prüfung oder Übergabe freigegeben wurde.

• Frühere Versionen

• Wenn das Datum der neuesten Version aufgezeichnet wird, ersetzt es nicht die früheren Daten. Die Kennung der "aktuellen Version" und das "Datum der letzten Änderung" bleiben im Dokument erhalten, um die Entwicklungszeit des Produkts aufzuzeigen.

• Standort

• Der Ort, an dem sich der Gegenstand befindet oder gelagert wird. Dies gilt für ein "weiches Produkt" wie eine elektronische Datei oder eine physische Komponente, die vor der Installation bewegt werden kann. Es ist nicht relevant für Produkte, die in die Gesamtleistung eingebaut sind, wie z. B. das Fundament eines Gebäudes oder der Kiel eines Schiffes.

• Aktueller Inhaber

• Die aktuelle Version eines Produkts kann sich bei den ursprünglichen Herstellern oder einem Testteam befinden. Handelt es sich um ein physisches Produkt, das nicht kopiert werden kann, ist dies einfach eine nützliche Information.

• Bei elektronischen Dateien (z. B. Dokumente oder Computercode), bei denen durch einen Download oder einen E-Mail-Anhang eine Kopie erstellt wird, ist es wichtig zu wissen, wer die alleinige Befugnis hat, an dem Produkt zu arbeiten. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass nicht mehrere Personen gleichzeitig Änderungen an einem Produkt vornehmen.

• Beziehungen

• Dieser Abschnitt erklärt, wie das Produkt mit anderen Produkten zusammenarbeitet. Er ist das Schlüsselfeld bei der Beurteilung eines Änderungsantrags, da er aufzeigt, wie sich eine Änderung an diesem Produkt auf andere Produkte auswirken kann.

 

Typische Dokumente

Der typische Inhalt der einzelnen Dokumente ist in der Tabelle am Ende dieser Seite zusammengefasst. Aus dem Menü der Produktinformationen können viele verschiedene Arten von Dokumenten zusammengestellt werden. Die im Folgenden beschriebenen wurden auf der Grundlage ausgewählt, dass sie häufig in Leitfäden und Methoden für das P3-Management vorkommen. Es handelt sich nicht um eine endgültige oder verbindliche Liste.

• Produktbeschreibung

• Dieses Dokument ist eine Mini-Spezifikation für eine bestimmte Komponente der Projekt-, Programm- oder Portfolioziele. Es ermöglicht ein Verständnis der detaillierten Art, des Zwecks, der Funktion, des Aussehens und der Abnahmekriterien des Produkts. Es sollte genügend Informationen enthalten, um festzustellen, welche Aktivitäten zur Entwicklung, Prüfung und Genehmigung des Produkts erforderlich sind, welche Ressourcen für die Entwicklung benötigt werden, wie hoch die Kosten für das Produkt sind und wo weitere Informationen zu finden sind.

• Produktregister

• Dieses Register fasst Informationen aus den Produktbeschreibungen zusammen, um einen Index der Produkte und einen schnellen Überblick über ihren Status zu geben. Wird manchmal auch als Produktcheckliste bezeichnet.

• Qualitätsregister

• Das Qualitätsregister fasst die Qualitätskontrolltätigkeiten für alle Produkte zusammen und bietet einen zentralen Bezugspunkt für ein potenziell sehr vielfältiges Portfolio von Qualitätskontrollunterlagen.

• Konfigurationselement

• Dieses  Dokument enthält eine Aufzeichnung über ein Element, das dem Konfigurationsmanagement unterstellt wurde. Es enthält Informationen wie Verlauf, aktueller Status, Version und Verbindungen zu anderen Elementen.

• Statusbericht

• Der Statusbericht fasst Informationen über den aktuellen Stand eines definierten Satzes von Konfigurationselementen zusammen, z. B. "alle Produkte, die im nächsten Monat fertiggestellt werden sollen" oder "alle Produkte, die von XYZ Contractors GmbH. entwickelt werden". Der Umfang des Statusberichts sollte beschrieben werden, bevor die in der Tabelle aufgeführten Informationen aufgeführt werden.

   

Feld	Produkt-verzeichnis	Produktbesch-reibung	Qualitäts-register	Konfigurations-element	Status-bericht
Kennung	X	X	X	X	X
Titel	X	X	X
Beschreibung		X		X
Zusammen-setzung		X
Eigentümer				X	X
Beschreibung Querverweise	X	X	X	X	X
Entwickler				X	X
Geplante Termine	X		X		X
Tatsächlicher Termin	X		X		X
Qualitätskriterien		X
Qualitätstoleranzen		X
Qualitäts-kontrollmethoden		X	X
Verwantwortlichkeiten für die Qualitätskontrolle		X	X
Testtermine				X	X
Testergebnisse				X	X
Entwicklungs-querverweise	X	X	X	X	X
Aktuelle Version	X			X	X
Status				X	X
Datum der letzten Änderung				X	X
Vorherige Versionen				X
Standort				X
Aktueller Inhaber				X
Beziehungen				X