Il profilo dei benefici si utilizza per definire sia i benefici che i contro-benefici. Viene sviluppato di solito durante il processo di definizione di un progetto o programma subito dopo la gestione dei requisiti. Il profilo include le sezioni che descrivono il beneficio o il contro-beneficio e come questo sarà realizzato e misurato.
- Identificatore
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Ciascun beneficio o contro-beneficio deve avere un identificatore univoco. Questo viene utilizzato principalmente come riferimento nei rapporti e nella documentazione di supporto.
- Descrizione
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Una descrizione del beneficio, o del contro-beneficio, e di come verrà tenuto sotto osservazione.
- Assunti
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Qualsiasi presupposizione fatta relativamente alla stima dei costi o del valore, alla progettazione del cambiamento richiesto o alla disponibilità delle risorse.
- Dipendenze
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I benefici dipendono solitamente dai prodotti del progetto e perciò dai progetti che li producono. Un beneficio può dipendere da molteplici prodotti o anche da prodotti e da eventi esterni al progetto o programma corrente. Tutte queste dipendenze devono essere documentate in questa sezione.
- Area di business
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L’area di business interessata dal beneficio o dal contro-beneficio deve essere identificata insieme ad una descrizione dei seguenti elementi:
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I risultati che servono a permettere la realizzazione dei benefici;
- il cambiamento che dovrà essere implementato per realizzare il risultato necessario;
- gli indicatori di prestazione associati al beneficio (valore precedente e successivo);
- l'impatto e le azioni di mitigazione di un contro-beneficio.
- Costi
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Tutti i costi associati al beneficio devono essere descritti con cura per evitare il doppio conteggio in situazioni complesse.
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In una situazione ideale dovrebbe essere possibile calcolare il valore dell’investimento connesso ad un beneficio, ma la presenza di dipendenze complesse (cioè relazioni ‘molti-a-molti’ tra prodotti e benefici) potrebbe renderlo inattuabile. All’occorrenza, questa sezione può semplicemente fornire dei collegamenti a documenti specialistici di analisi finanziaria.
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Poiché i contro-benefici sono inevitabili conseguenze negative del cambiamento, non ci sono costi associati alla loro realizzazione, anche se ci possono essere costi associati alle azioni di mitigazione degli effetti del contro-beneficio.
- Valore
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Se possibile, un beneficio dovrebbe essere valutato in termini finanziari per facilitare un calcolo del valore dell’investimento, tuttavia questo non è sempre possibile, il che porta ad una valutazione soggettiva della realizzabilità del beneficio.
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Questo calcolo sarà soggetto alla stessa complessità del calcolo dei costi che risulta in questa sezione quando contiene collegamenti a documenti specialistici di analisi finanziaria.
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Qualsiasi ‘valore’ attribuito ad un contro-beneficio è effettivamente un costo di cui il business case deve tenere conto.
- Riferimenti incrociati
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È pericoloso considerare qualsiasi documento come a se stante, in quanto tutti gli aspetti di un progetto, programma e portfolio sono collegati fra loro. I riferimenti incrociati potrebbero evidenziare il collegamento tra un beneficio o un contro-beneficio e, ad esempio, un qualsiasi evento di rischio che potrebbe condizionarlo. Si può inoltre fare riferimento a parti pertinenti di un blueprint o di un piano di realizzazione dei benefici.
- Risorse
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La responsabilità farà di solito capo al manager del cambiamento di business dell’area di business interessata dal rispettivo cambiamento. Questa sezione dovrà descrivere le risorse che servono ad implementare il cambiamento e a realizzare il beneficio.
- Documentazione di supporto
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Nel profilo si dovranno elencare i collegamenti a tutte le eventuali informazioni di supporto. Fra queste ci potrebbero essere le informazioni utilizzate per pervenire alla stima del costo e del valore, i piani e le registrazioni delle consultazioni del personale riguardanti l’implementazione del cambiamento o qualsiasi altra informazione pertinente.
Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione
