Piano di gestione finanziaria

Mentre in alcuni contesti non tutti gli aspetti di questo piano sono pertinenti, in altri può essere necessario espanderlo in più piani di gestione.

I progetti che sono parte di un programma possono non avere bisogno di eseguire la valutazione dell’investimento o di mettere in piedi la procedura di finanziamento. I programmi infrastrutturali importanti possono avere necessità di sviluppare un piano di gestione per il finanziamento separato dal piano di gestione per il controllo finanziario.

 

Politica

  • Introduzione
  • L’introduzione descriverà il retroterra del lavoro e metterà in chiaro la relazione fra questo documento e altri documenti pertinenti, come il piano di gestione dell’ambito o le politiche dell’organizzazione sede, del programma madre o del portfolio.

  • Ruoli e responsabilità
  • L’assegnazione delle responsabilità relative alla gestione finanziaria può andare dal project manager nei progetti più piccoli fino ad un team dedicato di specialisti in un programma di grandi dimensioni o in un portolfio.  Questa sezione del piano di gestione deve necessariamente descrivere in modo chiaro su quali ruoli ricadono le singole specifiche responsabilità riguardo alla gestione finanziaria.

  • Illustrerà inoltre le procedure di escalation e di comunicazione in seno alla struttura dell’organizzazione di progetto, programma e portfolio.

  • Gestione delle informazioni
  • Saranno descritti la composizione e il formato dei rapporti finanziari, quali i flussi di cassa, i programmi di finanziamento o la contabilità di gestione.

  • Garanzia
  • Saranno descritti i criteri di una gestione finanziaria di successo che saranno utilizzati in tutte le revisioni di garanzia.

  • Budget
  • Qui si deve prendere nota di tutte le voci di spesa attribuibili alla gestione finanziaria, come le risorse contabili fornite centralmente o il software specializzato.

  • Interfacce
  • Tutti gli aspetti del lavoro avranno bisogno di essere finanziati. Le interfacce mostreranno come vengono aggregati i costi dei differenti aspetti del lavoro.

 

Procedura

  • Stimare i costi
  • L’attività di stima può essere eseguita in svariati modi a seconda del contesto del lavoro e della progressione del ciclo di vita. Devono essere definiti sia l’approccio ai costi di stima che le fonti delle informazioni che infine le tecniche da utilizzare.

  • Valutazione dell’investimento
  • Le tecniche di valutazione dell’investimento variano così come i parametri che si possono applicare. Quando un progetto o un programma aumenta di dimensioni ci possono essere molti esempi di valutazione dell’investimento applicabili. L’importante è che l’approccio sia coerente e ben definito.

  • Stanziare i fondi
  • È possibile che i fondi siano stanziati prima dello sviluppo dei piani di gestione. Ma può anche accadere, per i progetti o i programmi di dimensioni maggiori, che l’acquisizione dei fondi sia frazionata durante tutto il ciclo di vita.  In tal caso questa sezione deve descrivere la relativa procedura.

  • Sviluppare il budget
  • Questa sezione descriverà come costruire il budget e come mantenerlo man mano che viene registrato lo stato di avanzamento. In questa sede si definiranno anche le riserve di contingency e le riserve di gestione.

  • Controllo finanziario
  • Solo il più grande dei progetti o dei programmi sarà indipendente dai sistemi di contabilità dell’azienda. Le informazioni finanziarie devono spesse essere estratte dai sistemi aziendali che sono più sintonizzati sulle attività ordinarie che sul lavoro di progetto o di programma. Questa sezione spiegherà come deve essere gestita questa situazione.

  • Inoltre conterrà indicazioni sui livelli di autorità richiesti per l’approvazione delle voci di spesa e le tolleranze da applicare ai piani finanziari.

 

Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione

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