Batenprofiel

Een batenprofiel wordt gebruikt om zowel voor- als nadelen te definiëren. Het wordt meestal ontwikkeld tijdens het definitieproces van een project of programma en volgend op requirementsmanagement. Het profiel bevat onderdelen die de voor- en nadelen beschrijven en de wijze waarop deze worden gerealiseerd en gemeten.

• Identificatie

• Elk voor- of nadeel moet een unieke identificatie hebben. Dit wordt voornamelijk gebruikt voor kruisverwijzingen in rapporten en ondersteunende documentatie.

• Beschrijving

• Een beschrijving van de voor- of nadelen en van de wijze waarop deze zullen worden waargenomen.

• Aannames

• Alle aannames die worden gemaakt bij de schatting van kosten of waarde, het ontwerp van de vereiste verandering of de beschikbaarheid van resources.

• Afhankelijkheden

• De baten hangen gewoonlijk af van de producten en dus van de projecten die deze produceren. Een voordeel kan afhankelijk zijn van meerdere resultaten of zelfs producten en gebeurtenissen die losstaan van het huidige project of programma. Al deze afhankelijkheden moeten hier worden gedocumenteerd.

• Bedrijfsonderdeel

• Het bedrijfsonderdeel dat door de voor- of nadelen wordt getroffen, dient te worden geïdentificeerd, samen met een beschrijving van het volgende:

  • de resultaten die nodig zijn om de baten te realiseren;
  • veranderingen die moeten worden doorgevoerd om het noodzakelijke resultaat te bereiken;
  • prestatie indicatoren die verband houden met het voordeel (pre en post waarden);

  • effect- en verminderende maatregelen voor een nadeel.

• Kosten

• Alle kosten in verband met het voordeel moeten met zorg worden beschreven om dubbeltelling in complexe omstandigheden te voorkomen.

• Idealiter zou het mogelijk moeten zijn om een voordeel te berekenen op basis van het ‘waar voor je geld’-principe, maar complexe afhankelijkheden (d.w.z. veel-op-veel relaties tussen producten en voordelen) kunnen dit onpraktisch maken. Zo nodig kunnen in dit onderdeel gewoon koppelingen worden opgenomen naar gespecialiseerde documentatie voor financiële analyse.

• Aangezien nadelen onvermijdelijke negatieve gevolgen van veranderingen zijn, zullen er geen kosten aan verbonden zijn om ze te verwezenlijken, maar er kunnen wel kosten verbonden zijn aan het verminderen van de gevolgen van de nadelen.

• Waarde

• Als het enigszins mogelijk is moet een voordeel in financiële termen worden gewaardeerd om ‘waar voor je geld’ mogelijk te maken, maar dit is niet altijd mogelijk, wat leidt tot een subjectieve beoordeling van de levensvatbaarheid van het voordeel.

• Voor deze berekening zal dezelfde complexiteit gelden als voor de kostenberekeningen die in dit onderdeel resulteren met links naar gespecialiseerde documentatie voor financiële analyse.

• Elke ‘waarde’ die in verband wordt gebracht met een nadeel is in feite een kostenpost die in de business case moet worden verantwoord.

• Kruisverwijzingen

• Het is gevaarlijk om een document in afzondering te bekijken, aangezien alle aspecten van een project, programma en portfolio met elkaar verbonden zijn. Kruisverwijzingen kunnen het verband aanduiden tussen een voor- of een nadeel en bijvoorbeeld alle risicogebeurtenissen die daarop van invloed kunnen zijn. Ook kan worden verwezen naar relevante onderdelen van een blauwdruk of batenrealisatieplan.

• Resources

• Eigenaarschap berust doorgaans bij de verandermanager van het bedrijfsonderdeel dat door de desbetreffende wijziging wordt geraakt. In dit onderdeel moeten de resources worden beschreven die nodig zijn om de verandering door te voeren en het voordeel te realiseren.

• Ondersteunende documentatie

• Koppelingen naar eventuele ondersteunende informatie moeten in het profiel worden vermeld. Dit kan informatie omvatten die wordt gebruikt om te komen tot een raming van kosten en de waarde, plannen en vastleggen van personeelsoverleg met betrekking tot het doorvoeren van de wijziging of andere relevante informatie.

Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands