Piano di gestione dell’ambito

L’ambito è la caratteristica che determina la scelta di gestire il lavoro come un progetto o come un programma. Più è complesso l’ambito, più vasta sarà la gamma dei piani di gestione occorrenti per descrivere come sarà gestita l’iniziativa.

Un piano di gestione dell’ambito omnicomprensivo, come quello qui descritto, funzionerà per ambiti meno complessi. Al crescere della complessità alcune parti dell’ambito possono necessitare di un proprio autonomo piano di gestione, quale ad esempio un piano di gestione dei benefici. In sostanza, il piano di gestione dell’ambito può essere sostituito da piani di gestione relativi a ciascun aspetto della gestione dell’ambito.

In linea generale, ci sarà un piano di gestione dell’ambito per i progetti, mentre un programma avrà piani di gestione separati per le varie componenti della gestione dell’ambito. Naturalmente ci saranno situazioni intermedie, nelle quali ci sarà un piano di gestione dell’ambito ‘ombrello’ debitamente supportato da piani di gestione più dettagliati.

 

Politica

  • Introduzione
  • L’introduzione descriverà il retroterra del lavoro e farà chiarezza su come documentare la governance dell’ambito. Qui devono essere elencati anche gli aspetti della gestione dell’ambito che sono stati esclusi da questo documento e trattati dettagliatamente in piani di gestione autonomi.

  • Ruoli e responsabilità
  • Nel caso più semplice, una singola persona (potrebbe essere il project manager) sarà in grado di portare avanti sia gli aspetti gestionali che tecnici dell’ambito. Nella sua forma più complessa invece, l’ambito necessiterà di specialisti delle diverse funzioni (ad esempio gestione dei requisiti o gestione della configurazione) o specialisti delle varie discipline tecniche (ad esempio architetti, ingegneri elettrici, ingegneri aeronautici, ecc.).

  • Questa sezione può contenere i dettagli dei ruoli e delle responsabilità o un semplice quadro d’insieme, riservando maggiori dettagli a ciascuna delle pertinenti sezioni ‘procedura’ del piano.

  • Gestione delle informazioni
  • In questa sezione possono essere definiti la composizione e il formato dei documenti relativi all’ambito. In alternativa, può contenere un semplice quadro d’insieme della documentazione dell’ambito, riservando maggiori dettagli a ciascuna delle pertinenti sezioni ‘procedura’ del piano.

  • Garanzia
  • In questa sezione saranno descritti i criteri per una gestione di successo dell’ambito da utilizzare in tutte le revisioni di garanzia. Se necessario, nelle sezioni ‘procedura’ del piano possono essere inclusi criteri dettagliati.

  • Budget
  • Il costo della gestione dell’ambito rappresenta in larga misura il costo del progetto o del programma. Questa sezione non dovrebbe cercare di occuparsi dell’intero budget ma concentrarsi piuttosto su determinate aree specialistiche, quali ad esempio un budget specifico per gli studi di fattibilità o per i cambiamento dell’ambito.

  • Se necessario, possono essere inseriti criteri dettagliati nelle sezioni ‘procedura’ del piano.

  • Interfacce
  • Questa sezione è particolarmente importante se il piano di gestione dell’ambito è un documento ‘ombrello’ di piani di gestione più dettagliati, quali un piano di gestione dei benefici o un piano di gestione della configurazione.

  • Questa sezione dovrebbero inoltre contenere riferimenti incrociati alle altre funzioni per evidenziare le aree dell’ambito che hanno livelli di rischio più alti o stakeholder particolarmente influenti. Se necessario possono essere inseriti criteri dettagliati nelle sezioni ‘procedura’ del piano.

 

Procedure di componenti

La composizione e il dettaglio di questa parte di piano dipendono interamente dalla dimensione e dalla complessità dell’ambito. Può risultare appropriato adottare una singola procedura complessiva oppure si può definire una serie di procedure più specializzate.

  • Gestione dei requisiti
  • L'estensione della gestione dei requisiti deve essere coerente con la complessità dell’ambito del lavoro e del coinvolgimento degli stakeholder.

  • Sviluppo delle soluzioni
  • La procedura e le tecniche di sviluppo delle soluzioni saranno definite in base alla complessità dei prodotti richiesti.

  • Gestione dei benefici
  • È probabile che, se il numero dei prodotti e dei benefici è ridotto, il piano di gestione dell’ambito contenga semplicemente una sezione sui benefici. Altrimenti si farà ricorso ad un piano di gestione dei benefici completo.

  • Controllo del cambiamento
  • I cambiamenti dell’ambito possono avere una grande influenza sul successo dei progetti e dei programmi. Questa sezione deve definire procedure chiare che includano i livelli di autorità, i budget per i cambiamenti e le tecniche di valutazione. Dovrebbe inoltre descrivere come gestire le relative comunicazioni.

  • Gestione della configurazione
  • Per definizione, più complesso è l’ambito di un progetto o programma e più numerose sono le interrelazioni fra prodotti, risultati, benefici e loro componenti.  La gestione della configurazione può riguardare anche la documentazione di gestione.

 

Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione

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