Rapporto sullo stato di avanzamento

Lo stato d'avanzamento deve essere comunicato ad intervalli regolari, ad esempio da un singolo al proprio team di gestione, da un appaltatore ad un project manager; da un project manager a un programme manager. Un rapporto sullo stato d'avanzamento può riguardare un piccolo pacchetto di lavoro, un’attività di gestione del cambiamento di una area di business o un intero programma di un portfolio.

Indipendentemente dalla dimensione o dal contesto, i principi sono sempre gli stessi. Il rapporto deve spiegare cosa è stato fatto rispetto a ciò che è stato pianificato; cosa viene dopo, quali problemi meritano attenzione; quali lezioni sono state apprese.

Un rapporto sullo stato d'avanzamento è un documento di controllo basato sul tempo utilizzato nel processo di consegna. Il contenuto di un rapporto sullo stato d'avanzamento efficace dipende dal giudizio di un manager competente che comprende le esigenze del destinatario del rapporto.

Il contenuto dovrà rispecchiare il contesto del lavoro e la platea dei destinatari, ma le categorie fondamentali delle informazioni sono:

  • Data
    La data del rapporto.
  • Periodo
    Il periodo coperto dal rapporto.
  • Riepilogo
    Una visione d’insieme dello stato di avanzamento che evidenzia i punti chiave del rapporto e tutte le azioni o decisioni richieste al destinatario del rapporto.

  • Questa sezione può includere anche un follow-up dei rapporti precedenti, fra cui le azioni completate o le decisioni in sospeso.

  • Periodo coperto dal rapporto in questione
  • Si dovrà riportare lo stato di avanzamento di tutti gli elementi della consegna sulla base del piano di gestione del controllo e dell’ambito del lavoro coperto dal rapporto. I dettagli dello stato di avanzamento saranno contenuti in altri documenti, quali le schedulazioni, la contabilità, le schede di configurazione e così via.

  • Questo rapporto dovrà riepilogare lo stato di avanzamento e focalizzarsi sugli indicatori chiave di prestazione. Dovrà anche fare riferimento ai documenti di dettaglio qualora siano richieste ulteriori informazioni dal destinatario del rapporto. Il tipo di informazioni da includere potrebbe riguardare:

    • L’ambito – i deliverable completati e accettati; i cambiamenti autorizzati; i risultati del controllo di qualità.
    • La schedulazione – la sintesi delle schedulazioni effettive rispetto a quelle baseline; gli indicatori chiave di prestazione quali l’indice di prestazione della schedulazione.
    • L’aspetto finanziario – il flusso di cassa effettivo rispetto a quello baseline; gli indicatori chiave di prestazione come l’indice di prestazione dei costi.

    • Il rischio – i nuovi rischi; l’effettivo accadimento di eventi di rischio; le attività di risposta completate; l’aumento/diminuzione del rischio complessivo.
    • Le risorse – l’utilizzo effettivo delle risorse rispetto a quello baseline; i contratti lasciati o conclusi.
    • Il cambiamento - gli indicatori di prontezza al cambiamento; gli obiettivi di cambiamento completati.
    • Gli stakeholder – le comunicazioni completate, la reazione degli stakeholder; i nuovi stakeholder.
  • Periodo coperto dal rapporto successivo
  • Il riepilogo di ciò che verrà trattato nel prossimo rapporto sullo stato d'avanzamento e quando verrà emesso.

  • Stato delle tolleranze
  • Le tolleranze superate o a rischio di superamento. Le questioni che devono essere oggetto di escalation, le indicazioni necessarie.

  • Rapporto sulle lezioni
  • Una revisione di cosa è andato bene, cosa è andato male e i suggerimenti relativi alle lezioni da inserire nel registro delle lezioni.

 

Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione

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