Rapporto sugli eventi

In aggiunta ai rapporti sullo stato d'avanzamento basati sul tempo, lo stato di avanzamento può essere fatto oggetto di rapporto al verificarsi di un particolare evento. Questo riguarderà maggiormente determinati stakeholder e sarà inoltre un input del processo decisionale go/no-go al termine di un segmento di lavoro definito, ad esempio la fine di una fase in un progetto; la fine di un pacchetto di lavoro di un appaltatore, la fine di una tranche in un programma o la fine di un progetto in un portfolio).

Indipendentemente dalla dimensione o dal contesto, i principi sono sempre gli stessi. Il rapporto deve spiegare cosa è stato fatto rispetto a ciò che è stato pianificato; cosa, semmai, viene dopo; quali lezioni sono state apprese.

Il contenuto di un rapporto sugli eventi efficace dipende dal giudizio di un manager competente che comprende le esigenze del destinatario del rapporto stesso.

Il contenuto dovrà rispecchiare il contesto del lavoro e la platea dei destinatari, ma le categorie fondamentali delle informazioni sono:

  • Data
    La data del rapporto.
  • Evento
    Il segmento di lavoro coperto dal rapporto.

  • Riepilogo
    Una visione d’insieme della prestazione che evidenzia i punti chiave del rapporto e tutte le azioni o decisioni richieste al destinatario del rapporto.
  • Prestazione
    Si dovrà riportare la prestazione di tutti gli elementi della consegna sulla base del piano di gestione del controllo e dell’ambito del lavoro coperto dal rapporto. I dettagli dello stato di avanzamento saranno contenuti nei rapporti sullo stato di avanzamento basati sul tempo. Questo rapporto può avere due funzioni principali.

  • In primo luogo, informa gli stakeholder circa le prestazioni di un segmento di lavoro che è stato completato. In questo caso può essere semplicemente una questione di buone comunicazioni e relazioni con gli stakeholder; oppure, in secondo luogo, può essere un elemento fondamentale per decidere se continuare con il successivo segmento del lavoro.

In entrambi i casi il rapporto dovrà riepilogare le prestazioni relative alle aree:

    • Dell’ambito – i deliverable completati e accettati; i cambiamenti autorizzati; i risultati del controllo di qualità.
    • Della schedulazione – la sintesi delle schedulazioni effettive rispetto a quelle baseline; gli indicatori chiave di prestazione quali l’indice di prestazione della schedulazione.
    • Dell’aspetto finanziario – il flusso di cassa effettivo rispetto a quello baseline; gli indicatori chiave di prestazione come l’indice di prestazione dei costi.
    • Del rischio – sono state efficaci le risposte al rischio? si sono verificati rischi importanti che non erano stati previsti?
    • Delle risorse – l’utilizzo effettivo delle risorse rispetto a quello baseline; le prestazioni contrattuali.
    • Del cambiamento - come è stato recepito il cambiamento? Sono stati completati gli obiettivi di cambiamento?
    • Degli stakeholder – le comunicazioni completate, la reazione degli stakeholder.
  • Rapporto sugli eventi successivo
  • Sotto questa voce si dovrà indicare se il segmento di lavoro coperto da questo rapporto è seguito da un altro segmento collegato.  Se ci sono elementi del segmento di lavoro completato che risultano in sospeso, lo si dovrà descrivere in un rapporto sulle azioni a seguire.

  • Rapporto sulle lezioni
  • Una revisione di cosa è andato bene, cosa è andato male e i suggerimenti relativi alle lezioni da inserire nel registro delle lezioni.

 

Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione

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