Processo di governance

Questo processo mette insieme tutte le funzioni di governance e di professionalità e le applica al portfolio. I suoi obiettivi sono:

  • Fornire una sponsorizzazione agli obiettivi del portfolio;
  • Sovrintendere alla garanzia del portfolio;
  • Promuovere la disciplina e la professione del project, programme e portfolio management.

È fuorviante mostrare queste funzioni come un flusso di processo dal momento che le stesse sono applicate tutte insieme nel corso della vita del portfolio.  

Ciascuna funzione è descritta individualmente nel quadro delle funzioni. Volendo riunirle tutte insieme all’interno del processo di governance del portfolio, le stesse possono essere utilmente viste come tre attività.

 

 

Supportare il portfolio

Questa attività si applica alle funzioni che riguardano le caratteristiche esclusive di ciascun portfolio, vale a dire:

  • Sponsorizzazione
  • La sponsorizzazione di un portfolio riguarda aspetti simili alla sponsorizzazione deli progetti e dei programmi, come ad esempio considerare le principali richieste di autorizzazione e fornire supporto alle persone che gestiscono il portfolio.

  • In aggiunta, la sponsorizzazione del portfolio deve farsi sostenitrice degli aspetti più generali della disciplina e della professione del project, programme e portfolio management. Lo sponsor deve essere qualcuno che si colloca a livello di consiglio di amministrazione dell’organizzazione sede e rappresenta il project, programme e portfolio management più o meno allo stesso modo in cui un Direttore Finanziario o un Direttore delle Risorse Umane potrebbero rappresentare i loro dipartimenti e le loro figure professionali.  

  • Infrastruttura
  • L’infrastruttura del portfolio viene predisposta per fornire risorse che eseguano il processo di gestione e il processo di coordinamento. Questa struttura viene spesso chiamata PMO, termine variamente descritto come Ufficio di Gestione del Progetto (Project Management Office), Ufficio di Gestione del Programma (Programme Management Office) o una combinazione di entrambi.  

  • Qualora si ritenga che il portfolio debba includere la totalità della gestione dei progetti e dei programmi dell’organizzazione sede, l’infrastruttura includerà i sistemi e le risorse necessarie a supportare la professione e la disciplina del project, programme e portfolio management.

  • Garanzia
  • La garanzia viene eseguita a molti livelli, la maggior parte dei quali sarà all’interno del portfolio. Saranno inoltre eseguiti alcuni livelli di garanzia che sono esterni al portfolio. Questo tipo di garanzia può includere l’accreditamento da parte di organismi professionali ‘terzi’ ed essere basato su standard come un modello di capability maturity.

 

Supportare la professione

La professione del project, programme e portfolio management comprende le persone che applicano la disciplina ed il modo in cui la applicano. Se un’organizzazione sede definisce un unico portfolio che ricomprende tutti i propri progetti e programmi, allora quel portfolio sarà responsabile di tutte le attività che supportano la professione. Se un’organizzazione di grandi dimensioni definisce più portfolio (forse su base geografica o per compagnie controllate) allora la responsabilità complessiva di supportare la professione può ricadere su singoli portfolio.

Nel caso in cui i singoli portfolio siano grandi e non condividano un comune contesto, potrebbe darsi che sia loro assegnata la responsabilità di supportare la professione nella propria sfera di competenza e che non ci sia un coordinamento di livello più alto. 

Supportare la professione comporta l’applicazione delle seguenti funzioni:

  • Comunità di pratica
  • La gestione di un portfolio dovrà stabilire se i benefici delle comunità di pratica sono realizzati meglio attraverso l’istituzione di comunità di pratica locali, incoraggiando il personale del portfolio a prendere parte a comunità esterne oppure con una combinazione di entrambe.

  • Competenza
  • Il portfolio dovrebbe stabilire e promuovere uno schema per assicurare che tutti i membri del personale possano identificare le competenze di cui avranno bisogno nelle varie fasi della loro carriera. Lo schema di competenze dovrebbe derivare dagli obiettivi di massimo livello che il portfolio deve realizzare e dai valori che il portfolio vuole promuovere.

  • Etica
  • Dovrebbe essere comunicata, promossa e sorvegliata una cultura di comportamento etico per l’intero portfolio. Questo, oltre a sostenere in via generale l’ambiente di lavoro, può servire ad assicurare che il portfolio si conformi alla legislazione e alla regolamentazione applicabili al proprio contesto.

  • Apprendimento e sviluppo
  • Un approccio completo all’apprendimento e sviluppo includerà vari tipi di formazione, coaching e mentoring. L’approccio dovrebbe essere basato sullo schema di competenze e dovrebbe assicurare che tutti i ruoli previsti dal portfolio siano ricoperti da persone dotate delle necessarie competenze.

 

Supportare la disciplina

La disciplina del project, programme e portfolio management comprende gli strumenti, le tecniche e le procedure che nel loro insieme la distinguono da altre forme di gestione. Il supporto della disciplina del project, programme e portfolio management comprende:

  • Il project, programme e portfolio management
  • Anche se i progetti sono in circolazione da millenni e il project, programme e portfolio management come disciplina formale esiste da decenni, c’è ancora la tendenza in alcune organizzazioni a considerarlo secondario rispetto ad altre discipline e non meritevole di una specifica attenzione.

  • Il portfolio deve promuovere i chiari benefici di un approccio strutturato e disciplinato alla consegna dei progetti e dei programmi.

  • Gestione della conoscenza
  • L’organizzazione sede può già avere in atto sistemi di gestione della conoscenza, nel qual caso il portfolio deve semplicemente applicarli al project, programme e portfolio management. Se viceversa tali sistemi non esistono allora il portfolio deve istituirne e mantenerne di suoi propri.

  • Capability maturity
  • Il portfolio dovrebbe adattare i principi della capability maturity per creare un modello per l’apprendimento e lo sviluppo dell’organizzazione in modo molto simile a come le competenze sono utilizzate per creare uno schema per l’apprendimento e lo sviluppo individuale.

  • Il portfolio monitorerà lo sviluppo della gestione del progetto o del programma e potrà combinare questa attività con quella di garanzia. Il portfolio può eseguire un’auto-valutazione della propria capability maturity.

  • Il bisogno di una valutazione e di una certificazione esterna dipende dagli eventuali benefici commerciali che l’organizzazione sede può ricavarne.

  • Ciclo di vita
  • Il ciclo di vita dei progetti e dei programmi funge da ossatura sulla quale viene costruito il processo e vengono definiti i metodi. Il portfolio deve promuovere cicli di vita adattabili ma coerenti per i progetti ed i programmi che lo compongono. Il portfolio, attraverso la garanzia, monitorerà l’applicazione di processi basati sul ciclo di vita.

 

Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione

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7th May 2017Diagram hyperlinks to text added

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