Processo di gestione dei limiti

Aspetti generali

La fase di consegna nei progetti più piccoli non può essere suddivisa in fasi. La fase di consegna dei progetti più complessi e di tutti i programmi sarà invece suddivisa rispettivamente in fasi di progetto o tranche di programma.

La prima sensazione riguardo al processo di gestione dei limiti può essere quella che tutto abbia luogo tra la fine di una fase o tranche e l'inizio della successiva. In realtà è raro che vi sia un taglio così netto. Nei programmi, le tranche di lavoro si sovrappongono spesso e persino nei progetti, ove le fasi sono in sequenza, le attività abbracceranno la fine di una fase e l'inizio della successiva.

In alcuni casi fasi o tranche successive possono essere in gran parte una continuazione dello stesso tipo di lavoro. In altri possono rappresentare un cambiamento nel tipo di lavoro che si sta svolgendo che richiede a sua volta cambiamenti all'infrastruttura di gestione e nuove risorse. Il processo descritto qui sotto dovrà essere adattato, ma i principali obiettivi della gestione dei limiti saranno sempre:

  • concludere una fase o tranche in modo strutturato;
  • preparare le successive fasi o tranche.

 

 

I collegamenti tra le attività sono puramente indicativi. Dove fasi o tranche si sovrappongono, può accadere che la mobilitazione del lavoro successivo abbia luogo prima della chiusura del lavoro precedente. Questo è un processo che deve essere assolutamente adattato al contesto del progetto o programma.

Il manager e lo sponsor dovrebbero lavorare insieme e a stretto contatto nel corso di questo processo per assicurare una transizione fluida da una tranche o fase a quella successiva, o possibilmente terminare il lavoro anticipatamente qualora il business case non fornisca più una giustificazione.

 

Chiudere e revisionare la precedente tranche/fase

Chiudere una fase o tranche può consistere semplicemente nel rivedere le prestazioni, o aggiornare e archiviare la documentazione di consegna pertinente. In contesti più complessi la conclusione di una fase o tranche può implicare la smobilitazione di alcune parti del progetto o programma e la mobilitazione di nuove risorse.

Il buon senso impone che qualsiasi nuovo lavoro debba essere pianificato tenendo conto dell'esperienza acquisita dal lavoro svolto fino a quel momento. La chiusura di una tranche o fase dovrebbe includere una revisione delle lezioni apprese, dell'accuratezza delle stime, dell’efficacia delle risposte al rischio, della soddisfazione degli stakeholder, delle prestazioni effettive rispetto a quelle pianificate e così via.

Il collegamento da questa attività a quella di assemblaggio della documentazione riportato nel diagramma di processo sta ad indicare che il pacchetto di documentazione sottoposto allo sponsor dovrebbe dimostrare in che modo i piani per la tranche o fase successiva hanno tenuto conto delle prestazioni alla data attuale.

 

Pianificare la prossima tranche/fase

Ove vengono utilizzate fasi e tranche, la pianificazione effettuata durante il processo di definizione applicherà di norma l’approccio a finestra mobile. Di conseguenza, questa attività consiste prima di tutto nel prendere i piani di consegna generali del progetto o programma ed espanderne i dettagli per la prossima fase o tranche del lavoro.

Diamo uno sguardo nel dettaglio alle tre aree principali della documentazione:

  • Piani di gestione del progetto o programma
  • Nella maggior parte dei casi non sarà necessario cambiare le politiche e le procedure che descrivono la governance del progetto o programma di fase in fase o di tranche in tranche. Tuttavia, possono verificarsi circostanze in cui, in corrispondenza di un limite, l'ambiente cambia significativamente e dunque sarà necessario apportare cambiamenti ad alcuni piani di gestione.

  • Business case
  • Al limite di una fase (vale a dire all’interno di un progetto) il business case del progetto dovrebbe aver bisogno semplicemente di un aggiornamento sulla base delle ultime informazioni e dei nuovi dettagli di pianificazione.
    Le tranche solitamente hanno il proprio business case che è un sottoinsieme giustificabile del business case principale del programma. Verrà preparato un business case per la nuova tranche e il business case principale del programma verrà aggiornato di conseguenza.

  • Documenti di consegna
  • Il team di gestione deve decidere se i documenti di consegna della fase o tranche sono semplicemente una continuazione della documentazione di consegna già esistente del progetto o programma oppure se devono essere creati nuovi documenti. Questa scelta dipende interamente dal contesto e può essere fatta in modo coerente per tutte le funzioni. Per esempio, una fase può avere il suo specifico registro dei rischi ma condividere il proprio registro degli stakeholder con l'intero progetto. È più probabile che le tranche abbiano il proprio specifico set di documenti di consegna ai fini dell’allineamento con il business case della tranche.

  • Tutto il lavoro di pianificazione all'interno di questa attività dovrebbe sfruttare l'esperienza acquisita dalla gestione di fasi e tranche precedenti per migliorare la qualità dei piani nuovi o revisionati.

 

Assemblare la documentazione

Lo scopo di questa attività è preparare ciò che andrà sottoposto allo sponsor con l'obiettivo di ottenere l'autorizzazione per la fase o tranche successiva.

Bisogna fare attenzione a fornire la documentazione essenziale senza sovraccaricarla di dettagli superflui. Per esempio, non è necessario sottoporre nuovamente allo sponsor i documenti che sono rimasti invariati dall'autorizzazione precedente, tuttavia è raccomandabile allegare una nota a conferma della mancanza di cambiamenti. Si dovrebbero inoltre riepilogare i cambiamenti ai piani di gestione, piuttosto che inviare nuovamente i documenti modificati nella loro totalità.

La documentazione di consegna dettagliata verrà riassunta nei piani di consegna. Laddove i piani di consegna fossero prodotti sulla base di una pianificazione a finestra mobile sarà necessario sottoporre ad approvazione i piani di fase o tranche nella loro interezza ma solo riepilogare i cambiamenti ai piani di consegna del progetto o programma di più alto livello. Un approccio simile verrà utilizzato con i business case.

 

Mobilitazione

Nei progetti più piccoli la maggior parte del lavoro di mobilitazione sarà eseguito all’inizio del ciclo di vita. Per i progetti più ampi o per i programmi può rivelarsi più efficiente mobilitare le diverse risorse fase per fase o tranche per tranche.

 

Lavoro in pre-autorizzazione

A volte, concludere tutto il lavoro di pianificazione prima dell'inizio di un qualsiasi lavoro di consegna delle fasi o tranche successive è irrealizzabile. Potrebbero essere richiesti materiali o attrezzature specialistici soggetti a lunghi tempi di attesa; può esser necessario far partire anticipatamente la selezione dei fornitori tramite gare d'appalto; la richiesta di approvazioni legali o normative può richiedere molto tempo.

Parallelamente alla pianificazione, il team di gestione dovrebbe identificare tutto il lavoro in pre-autorizzazione necessario, da svolgere prima della autorizzazione completa. Il costo per l’effettuazione di ordini provvisori dei materiali o per dare inizio ad una procedura di gara deve essere valutato in rapporto al rischio che la prossima fase o tranche non sia autorizzata.

Le prestazioni del lavoro in pre-autorizzazione dovrebbero essere pianificate e concordate con lo sponsor. Il completamento di questo lavoro deve trovare riscontro nei piani, ma il fatto che il lavoro in pre-autorizzazione sia stato completato non dovrebbe influenzare il giudizio relativo alla persistenza della fattibilità del business case nel momento in cui si presenta la richiesta di autorizzazione.

 

Progetti e programmi

I principi della gestione dei limiti non cambiano molto a seconda della complessità del lavoro. L'unico fattore significativo è il fatto che le fasi o le tranche siano seriali o parallele. In un progetto meno complesso con un basso numero di fasi, queste saranno solitamente seriali. Quando una fase giunge a conclusione, inizierà la successiva.

Nei progetti più ampi e complessi, le fasi possono sovrapporsi e in un programma le tranche sono solitamente eseguite in parallelo.

Ciò accade perché le fasi tendono a riflettere aree del lavoro che sono naturalmente consequenziali per ragioni tecniche, mentre le tranche sono create per ragioni gestionali, quali il raggiungimento di traguardi rapidi o la volontà di riversare l'impatto della gestione del cambiamento sulle attività ordinarie.

 

 

Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione

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