Piano di gestione del cambiamento

La gestione efficace del cambiamento è essenziale per poter generare benefici dai prodotti. Cambiamenti alle attività ordinarie saranno inclusi nell’ambito della maggior parte dei progetti, programmi e portfolio. Ci sarà sempre una certa resistenza al cambiamento e l’implementazione di un approccio ben documentato e coerente contribuisce a far fronte a questa resistenza.

Politica

Nei progetti che includono la gestione dei benefici (vale a dire un cambiamento non complesso) i contenuti di questo documento saranno probabilmente coperti dal piano di gestione dei benefici.

• Introduzione

• La procedura generica di gestione del cambiamento dovrà essere adattata al contest del lavoro. Si possono utilizzare vari modelli di cambiamento, che utilizzano tecniche diverse. Questa sezione deve definire il contest, descrivere la procedura e illustrare le tecniche preferite.

• Ruoli e responsabilità

• La gestione del cambiamento comprenderà persone dell’organizzazione di progetto, programma o portfolio e persone che lavorano alle attività ordinarie. Questa sezione definirà e responsabilità di tutti coloro che sono coinvolti.

• Gestione delle informazioni

• Una comunicazione efficace è fondamentale per superare la resistenza al cambiamento. Questa sezione dovrà spiegare come utilizzare la gestione delle informazioni per preparare e diffondere tutti i tipi di comunicazione.  

• Garanzia

• In questa sezione saranno descritti i criteri per una gestione del cambiamento di successo da utilizzare in tutte le revisioni di garanzia.

• Budget

• Questa sezione dovrà definire i budget per la gestione del cambiamento contenuti all’interno del budget complessivo del progetto, programma o portfolio.
  

• Ci saranno dei budget anche nell’ambito delle attività ordinarie che non sono inclusi in questa sede. Si dovrebbe quindi procedere alla loro individuazione in modo che i membri del team di gestione del progetto, programma o portfolio possano accertare l’avvenuta predisposizione di tutti i budget necessari. Deve inoltre essere chiaro quali voci di spesa sono coperte dal progetto, programma o portfolio e quali dalle attività ordinarie per evitare il sottofinanziamento di qualche aspetto del lavoro.

• Interfacce

• Il modo in cui deve essere gestito il cambiamento può impattare sulla schedulazione del progetto, programma o portfolio, sui registri dei rischi, sui piani delle comunicazioni e su molte altre aree. In questa sede dovrebbe essere spiegato come gestire questi riferimenti incrociati.
  

Procedura

• Valutare

• In questa sede sono descritti i meccanismi preferiti per valutare la natura dell’organizzazione e la sua prontezza al cambiamento, nonché le tecniche per l’implementazione del cambiamento.

• Preparare

A livello di progetto il piano può concentrarsi su un cambiamento relativamente limitato. A livello di programma o di portfolio il piano deve tenere conto degli effetti del cambiamento cumulativo e dei diversi tipi di cambiamento implementati da vari progetti con riferimento ad una stessa singola area delle attività ordinarie.

• Questa sezione del piano di gestione del cambiamento deve essere attentamente integrate con la gestione degli stakeholder e con le comunicazioni. Essa descriverà come il team di gestione deve generare il supporto al cambiamento, abbattere le barriere e migliorare la disponibilità dell'organizzazione al cambiamento.

• Implementare

• Questa sezione descrive come dovrebbe essere gestito il cambiamento. Comprenderà riferimenti alla gestione degli stakeholder e alle comunicazioni durante il periodo di cambiamento. Può inoltre descrivere o contenere un collegamento alla politica aziendale riguardo ad aree quali la ridondanza, il trasferimento, l’assunzione, ecc.

• Sostenere

• Per far sì che i benefici si realizzino continuamente, il cambiamente deve essere incorporato. Questa sezione descriverà le azioni correnti volte a supportare l'organizzazione dopo il cambiamento, fino al momento in cui i cambiamenti cessano di essere considerati come tali e sono accettati come il modo normale di operare.

Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione