Brief

Il brief del progetto o programma viene creato dal processo di identificazione ed è uno dei documenti presentati allo sponsor per ottenere l’approvazione a iniziare il processo di definizione.

Durante il processo di definizione ciascuna sezione del brief sarà utilizzata come base per lo sviluppo di molteplici documenti specialistici. La versione del brief utilizzata per l’autorizzazione verrà quindi archiviata.

Un brief contiene di solito le seguenti sezioni:

  • Retroterra
  • Il retroterra sarà inizialmente delineato dal mandato, integrato con ulteriori ricerche per stabilire il contesto del progetto o del programma. Qualsiasi supposizione fatta in sede di predisposizione del brief verrà qui documentata unitamente ai vincoli e alle dipendenze da altri progetti o programmi. Si dovrà inoltre evidenziare l’eventuale impatto che questo lavoro avrà su altri progetti o programmi.

  • Business case preliminare
  • Questa sezione seguirà la struttura del business case ma in un contesto diverso da quello del distinto documento ‘business case’ utilizzato per tutto il resto del progetto o programma. Il business case prodotto alla fine della fase di definizione è un documento di tipo ‘bottom-up’ (cioè costruito dal basso verso l’alto) che riassume molti documenti di consegna dettagliati. Questo business case preliminare invece rappresenta una stima preliminare di tipo ‘top down’ (costruita cioè dall’alto verso il basso) di come sarà sviluppato il progetto o programma.

  • La natura dell’imbuto di stima sta a significare che l possibile divario delle stime relative alla schedulazione, ai costi, alle risorse, ari rischi, ecc. è al suo massimo nel business case preliminare. Le aspettative degli stakeholder devono essere gestite e il possibile divario delle stime deve essere spiegato adeguatamente.

  • Una differenza chiave tra il business case preliminare e quello definitivo risiede nel come viene trattato l’ambito. Nel contesto del brief, la sintesi dell’ambito deve includere le differenti opzioni che sono emerse dall’iniziale sviluppo delle soluzioni. La sezione ‘giustificazione’ prenderà in esame l’opzione preferita, ma in ogni caso le altre opzioni dovranno essere riepilogate, compresa l’opzione ‘non fare nulla’.

  • Governance
  • La prima domanda a cui questa sezione deve rispondere riguarda se il lavoro deve essere gestito come progetto o come programma (o eventualmente come una combinazione dei due). Le varie componenti di Praxis sono concepite in modo da essere il più possibile indipendenti da questa decisione, ma le due aree che ne sono impattate immediatamente sono la struttura dell’organizzazione e la fase di consegna del ciclo di vita.

  • Il brief deve contenere una bozza della struttura organizzativa appropriata al contes`to, all’ambiente e alla complessità del lavoro. Ove possibile, saranno individuate le persone che soddisfano le caratteristiche dei ruoli individuati.

  • Se il lavoro consiste in tipico progetto questa sezione identificherà la probabili fasi di consegna e tutti i prodotti intermedi. In un programma tipico si individuerà un elenco dei probabili progetti e delle tranche.

 

Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione

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