Um perfil de benefício é usado para definir tanto benefícios quanto desvantagens. Ele é normalmente desenvolvido durante o procesos de definição de um projeto ou programa após a gestão de requisitos. O perfil inclui seções que descrevem o benefício ou desvantagem e como ele será realizado e mensurado.
- Identificador
-
Cada benefício ou desvantagem deve ter um identificador único. Isto é usado principalmente para referências cruzadas em relatórios e documentação de apoio.
- Descrição
-
Uma descrição do benefício, ou desvantagem, e como será observado.
- Premissas
-
Quaisquer premissas feitas em estimativas de custo ou valor, plano de mudança necessária ou disponibilidade de recursos.
- Dependências
-
Os benefícios geralmente dependem dos produtos e, portanto, dos projetos que os produzem. Um benefício pode depender de múltiplos produtos ou mesmo de produtos e eventos externos ao projeto ou programa atual. Todas essas dependências devem ser documentadas aqui.
- Área de negócio
-
A área de negócio afetada pelo benefício ou desvantagem deve ser identificada juntamente com uma descrição do seguinte:
- resultados necessários que permitam a realização dos benefícios;
- mudança que terá de ser implementada para alcançar o resultado necessário;
- indicadores de desempenho associados ao benefício (valores de antes e depois);
-
impacto e ações de mitigação para uma desvantagem.
- Custos
-
Todos os custos associados ao benefício devem ser descritos com cuidado para evitar a dupla contagem em circunstâncias complexas.
-
Idealmente, deveria ser possível realizar um cálculo de valor para um benefício, mas dependências complexas (ou seja, muitas relações entre resultados e benefícios) podem tornar isso impraticável. Se necessário, esta seção pode simplesmente fornecer links para documentação com análises financeira especializadas.
-
Como as desvantagens são consequências negativas inevitáveis da mudança, elas não terão custos associados à sua realização, embora possa haver custos associados à mitigação dos efeitos da desvantagem.
- Valor
-
Se possível, um benefício deve ser avaliado em termos financeiros para facilitar o cálculo da relação custo-benefício, mas isso nem sempre é possível, levando a uma avaliação subjetiva da viabilidade do benefício.
-
Este cálculo estará sujeito à mesma complexidade que os cálculos de custos, fazendo com que esta seção também tenha links para documentação especializada em análise financeira.
-
Qualquer "valor" associado a uma desvantagem é efetivamente um custo que deve ser contabilizado no caso de negócio.
- Referências cruzadas
-
É perigoso considerar qualquer documento isoladamente, pois todos os aspectos de um projeto, programa e portfólio estão inter-relacionados. As referências cruzadas podem marcar a ligação entre um benefício ou desvantagem e, por exemplo, qualquer evento de risco que possa afetá-lo. Partes relevantes de um modelo ou plano de realização de benefícios também podem ser referenciadas.
- Recursos
-
A responsabilidade normalmente recairá sobre o gerente de mudanças de negócios da área de negócio afetada pela mudança correspondente. Esta seção deve descrever os recursos necessários para implementar a mudança e realizar o benefício.
- Documentação de apoio
-
Os links para qualquer informação de apoio devem ser listados no perfil. Isto poderia incluir informações utilizadas para chegar ao custo e valor estimado, planos e registros de consultas do pessoal em relação à implementação da mudança ou qualquer outra informação relevante.
