I documenti di governance per un portfolio verranno creati nel processo di inizio. Nei progetti e nei programmi invece vengono preparati nel processo di definizione.
Le descrizioni dei documenti contenute in questa sezione sono generiche e necessitano di essere adattate al fine di soddisfare il contesto.
Per esempio, nei casi in cui ci siano riferimenti ad informazioni di livello di programma e portfolio, gli stessi non risultano appropriati per i progetti
I documenti di alto livello relativi all’ambito e alla consegna vengono prodotti nel processo di identificazione, vale a dire nella prima fase del ciclo di vita del progetto o del programma.
Poiché le linee guida per il formato e l’utilizzo di questi documenti sono stabilite nei documenti di governance, può sembrare strano che i documenti di governance apparentemente non vengano preparati se non dopo questi documenti di contenuto e di gestione iniziali.
In organizzazioni più mature, i documenti di governance risulteranno già presenti in un formato standard pronto per essere adattato ai differenti contesti. I documenti standard di governance verranno utilizzati dai membri del team di identificazione dotati delle necessarie competenze come guida per la propria documentazione durante il processo di identificazione. Durante la definizione, i documenti standard di governance verranno adattati al contesto di ciascun progetto e programma, fornendo così indicazioni per i documenti dettagliati di gestione e di contenuto a seguire.
Questi documenti definiscono la modalità di gestione di una funzione. Le due sezioni principali riguardano la politica e la procedura della funzione, i cui dettagli saranno adattati al contenuto del lavoro. Si tratta di una cosa diversa dal piano di consegna, che spiega invece nel dettaglio come sarà consegnata una specifica parte del lavoro.
La politica include delle sezioni sui ruoli e le responsabilità, sulla gestione dell’informazione, sulla garanzia, sul budget e sulle interfacce con le altre funzioni.
Le procedure iniziano con la definizione dei passi che devono essere utilizzati per l’esecuzione della funzione, seguita da raccomandazioni dettagliate sugli strumenti e le tecniche da utilizzare in ciascun passo.
I piani di gestione sono redatti in base alle esigenze del lavoro. Se del caso, alcune funzioni possono essere unite in un unico piano o viceversa una funzione può essere suddivisa in più sezioni.
Esiste il pericolo che la lista dei piani di gestione che segue in questa sezione possa apparire eccessivamente burocratica e dispendiosa in termini di tempo. Il principio è semplicemente quello che ci sono molte funzioni che devono essere gestite ed è importante pensare a come lo si farà. La gamma ed il livello di dettaglio dei piani di gestione dovrebbe essere in ogni caso coerente con la complessità del lavoro.
Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione
