Mentre il processo di gestione modella e aggiusta il portfolio, questo processo si occupa del coordinamento giornaliero dei progetti e programmi da cui è composto il portfolio stesso. I due processi sono strettamente allineati.
Mentre il processo di gestione fissa i parametri entro i quali è eseguito il coordinamento, le informazioni prodotte dal coordinamento serviranno per la prioritizzazione ed il bilanciamento in corso.
Gli obiettivi di questo processo sono:
- Consolidare le informazioni provenienti dai componenti progetti e programmi per comprendere il portfolio nel suo insieme;
- Monitorare la prestazione del portfolio rispetto agli obiettivi;
- Gestire le interrelazioni esistenti fra i vari progetti e programmi.
In un qualunque dato momento, il portfolio conterrà progetti e programmi fra loro interrelati che si trovano in tutte le fasi del ciclo di vita. Di fatto, il coordinamento coinvolge progetti in via di definizione, programmi in fase di consegna, progetti in chiusura e programmi in fase di identificazione, ecc.
Il diagramma e le attività descritte qui sotto sono una semplificazione del processo volta a facilitare la discussione su ciò che deve essere fatto.
Coordinare l’identificazione
Il processo di identificazione del progetto o del programma ha inizio con un mandato e si conclude con un brief. Ciò includerà la gestione dei requisiti e lo sviluppo delle soluzioni di alto livello, durante i quali i team di progetto e di programma lavorano insieme agli stakeholder. Il portfolio può aver bisogno di coordinare queste attività per assicurare che gli stakeholder non siano oppressi da richieste simultanee provenienti da molteplici progetti.
In alcuni contesti questo aspetto è gestito interamente dalle organizzazioni clienti e il team di gestione del portfolio deve semplicemente riesaminare i brief prodotti esternamente (o i loro equivalenti) ed integrarlo all’interno del portfolio.
Nei portfolio strutturati il team di gestione del portfolio deve decidere se limitarsi ad emettere un mandato oppure eseguire esso stesso l’identificazione e far partire i progetti e di programmi con un brief, vale a dire far iniziare i progetti e i programmi dalla fase di definizione.
Questo dipende interamente dal contesto. Alcuni portfolio hanno un complesso di obiettivi strategici di alto livello e delegheranno molte delle responsabilità relative alla definizione dei modi di realizzare quegli obiettivi. Altre avranno obiettivi più chiaramente definiti e delineati nel qual caso può avere più senso far partire il lavoro con brief di progetto e di programma altamente coordinati.
Nel caso in cui i brief del progetto e del programma sono prodotti dai corrispondenti team di progetto e di programma, il team di gestione del portfolio deve riesaminarli nel contesto di tutti i progetti e programmi del portfolio.
I piani di alto livello e i business case devono essere riesaminati per verificare il loro impatto sugli altri piani e business case. Quello che può funzionare perfettamente da solo potrebbe non funzionare così bene in concerto con il resto del portfolio. Per converso, il team di gestione del portfolio può identificare in un nuovo brief opportunità di miglioramento di altri progetti o programmi.
Coordinare la definizione
In alcuni casi anche la fase di definizione viene eseguita da un’organizzazione cliente, nel qual caso il team di gestione del portfolio deve riesaminare la documentazione di definizione e considerare l’impatto sul portfolio esistente.
La definizione di un progetto o di un programma può essere di per se stessa un lavoro considerevole. Se è eseguita all’interno del portfolio, il team di gestione del portfolio deve confermare che possono essere rese disponibili le risorse dotate delle giuste competenze, dal momento che questo lavoro può avere un impatto su altri progetti e programmi.
Così come per l’identificazione, il team di gestione del portfolio deve monitorare l’impatto che fasi di definizione combinate possono avere su singoli o su piccoli gruppi di stakeholder.
Coordinare la consegna
Questo è il momento in cui avrà luogo il grosso dell’attività di coordinamento. Il team di gestione del portfolio deve mantenere una visione di insieme dello stato di avanzamento di tutti i progetti e programmi e avere una chiara comprensione di qualsiasi interdipendenza fra gli stessi.
Una volta che sono comprese le problematiche ed il loro impatto, il team di gestione del portfolio deve agire di conseguenza. Ciò può comportare la necessità di modificare il budget, reimpiegare le risorse, accelerare o rallentare il lavoro o persino raccomandare la chiusura di un progetto o programma.
Coordinare la chiusura
Una parte chiave della chiusura è la smobilitazione dell’infrastruttura di un progetto o programma, ivi compresi la dismissione degli asset ed il reimpiego del personale. Il team di gestione del portfolio dovrebbe lavorare a stretto contatto con i team di gestione del progetto e del programma che vanno verso la chiusura in modo che questa sia gestita a vantaggio di altri progetti e programmi del portfolio.
Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione
