Além dos relatórios de progresso baseados em tempo, o progresso pode ser relatado em um determinado evento. Isto pode ser mais aplicável a certas partes interessadas e também será um input para o processo de decisão de seguir/não seguir ao final de um segmento de trabalho específico, por exemplo, o final de um estágio dentro de um projeto; o final do pacote de trabalho de um contratado; o final de uma parcela dentro de um programa ou o final de um projeto dentro de um portfólio.
Independentemente da escala ou do contexto, os princípios são os mesmos. O relatório precisa explicar o que foi feito em comparação com o que foi planejado; o que, se algo, vem a seguir; que lições foram aprendidas.
O conteúdo de um relatório de evento efetivo depende do julgamento de um gerente competente que compreenda as necessidades do destinatário do relatório.
Ele deve refletir o contexto do trabalho e o público alvo, mas as principais categorias de informação são:
- Data
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A data do relatório
- Evento
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O segmento de trabalho coberto pelo relatório.
- Resumo
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Uma visão geral do desempenho, destacando os pontos-chave do relatório e quaisquer ações ou decisões requeridas pelos destinatários do relatório.
- Desempenho
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O desempenho em todos os elementos da entrega deve ser relatado de acordo com o plano de gestão do controle e o escopo do trabalho coberto pelo relatório. O progresso detalhado terá sido coberto pelos relatórios de progresso baseados em tempo. Este relatório pode ter duas funções principais.
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Em primeiro lugar, informa aos interessados sobre o desempenho em um segmento de trabalho que foi concluído. Isto pode ser simplesmente uma questão de boa comunicação e relações com as partes interessadas ou, em segundo lugar, pode ser uma parte fundamental para decidir se deve continuar com o próximo segmento de trabalho.
Em ambos os casos, ele deve resumir o desempenho nas áreas de: - Escopo: entregáveis concluídos e aceitos; mudanças autorizadas; resultados do controle de qualidade.
- Cronograma: resumos do cronograma real vs. cronograma de base; indicadores-chave de desempenho, tais como índice de desempenho do cronograma.
- Finanças: fluxo de caixa real vs. linha de base; indicadores-chave de desempenho, tais como índice de desempenho de custos.
- Risco: informando se as respostas ao risco foram eficazes; houve grandes riscos que ocorreram e não tinham sido previstos?
- Recurso: utilização real vs. utilização de base; desempenho de contratos.
- Mudança: Como foi recebida as mudanças; os objetivos de mudança foram concluídos?
- Partes interessadas: comunicações concluídas; reação das partes interessadas.
- Próximo relatório de evento
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Se o segmento de trabalho coberto por este relatório for seguido por outro segmento relacionado, este deve ser descrito aqui. Se houver elementos do segmento de trabalho concluído que estejam pendentes, estes devem ser detalhados em um relatório de ações subsequentes.
- Relatório de lições
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Uma revisão do que correu bem, do que correu mal e sugestões de lições a serem incluídas no registro de lições.
