Ereignisbericht

Zusätzlich zu den zeitabhängigen Fortschrittsberichten kann der Fortschritt auch zu einem bestimmten Zeitpunkt gemeldet werden. Dies kann für bestimmte Interessengruppen von größerem Interesse sein und dient auch als Grundlage für den Entscheidungsprozess am Ende eines bestimmten Arbeitsabschnitts, z. B. am Ende einer Phase innerhalb eines Projekts, am Ende des Arbeitspakets eines Auftragnehmers, am Ende einer Tranche innerhalb eines Programms oder am Ende eines Projekts innerhalb eines Portfolios.

Unabhängig von der Größenordnung oder den Gegebenheiten sind die Grundsätze dieselben. Der Bericht muss erklären, was im Vergleich zu den Planungen getan wurde, was, wenn überhaupt, als Nächstes ansteht und welche Lehren daraus gezogen wurden.

Der Inhalt eines effektiven Ereignisberichts hängt vom Urteilsvermögen eines kompetenten Managers ab, der die Bedürfnisse des Berichtsempfängers versteht.

Der Inhalt sollte den Kontext der Arbeit und das Zielpublikum widerspiegeln, aber die wichtigsten Informationskategorien sind:

• Datum

• Das Datum des Berichts.

• Ereignis

• Der Arbeitsbereich, den der Bericht abdeckt.

• Zusammenfassung

• Ein Überblick über die Leistung, der die wichtigsten Punkte des Berichts und alle Maßnahmen oder Entscheidungen hervorhebt, die von den Empfängern des Berichts verlangt werden.

• Leistung

• Über die Leistung in allen Bereichen der Lieferung sollte entsprechend dem Kontrollmanagementplan und dem vom Bericht abgedeckten Arbeitsumfang berichtet werden. Die detaillierten Fortschritte werden in den zeitabhängigen Fortschrittsberichten erfasst. Dieser Bericht kann zwei Hauptfunktionen haben.

• Erstens informiert sie die Beteiligten über die Leistung in einem abgeschlossenen Arbeitsabschnitt. Dies kann einfach eine Frage der guten Kommunikation und der Beziehungen zu den Stakeholdern sein, oder zweitens kann es ein wichtiger Bestandteil der Entscheidung sein, ob mit dem nächsten Arbeitsabschnitt fortgefahren wird.

  In jedem Fall sollte er die Leistung in den folgenden Bereichen zusammenfassen:

• Umfang: Abgeschlossene und abgenommene Leistungen; genehmigte Änderungen; Ergebnisse der Qualitätskontrolle.
• Zeitplan: Zusammenfassende Darstellung des Ist-Zustands im Vergleich zum Basiszeitplan; wichtige Leistungsindikatoren wie der Zeitplanleistungsindex.
• Finanzen: Ist-Cashflow im Vergleich zum Basis-Cashflow; wichtige Leistungsindikatoren wie der Kostenleistungsindex.
• Risiko: Waren die Maßnahmen zur Risikobewältigung wirksam, gab es größere Risiken, die eingetreten sind und nicht vorhergesehen wurden?
• Ressourcen: tatsächliche Nutzung der Ressourcen im Vergleich zur Ausgangslage; Vertragserfüllung.
• Veränderung: Wie wurde die Veränderung aufgenommen; wurden die Veränderungsziele erreicht?

• Stakeholder: Kommunikation abgeschlossen; Reaktion der Stakeholder.

• Nächster Ereignisbericht

• Falls auf den in diesem Bericht behandelten Arbeitsabschnitt ein weiterer, damit zusammenhängender Abschnitt folgt, sollte dieser hier beschrieben werden. Wenn es Elemente des abgeschlossenen Arbeitsabschnitts gibt, die noch ausstehen, sollten diese in einem Bericht über Folgemaßnahmen ausführlich beschrieben werden.

• Bericht über die Erkenntnisse

• Ein Rückblick auf das, was gut und was schlecht gelaufen ist, und Vorschläge für Lektionen, die in das Erkenntnisprotokoll aufgenommen werden sollten.