Reporte de eventos

Además de los informes de avance impulsados por el tiempo, el progreso puede ser reportado en un evento en particular. Esto puede ser más aplicable a ciertos grupos de interesados y también será un aporte a una decisión de va/no va al extremo de un segmento definido de trabajo por ejemplo: el final de una etapa dentro de un proyecto; finales de paquetes de trabajo de un contratista; el final de un tramo dentro de un programa o el final de un proyecto dentro de un portafolio.

Independientemente de la escala o el contexto, los principios son los mismos. El informe tiene que explicar lo que se ha hecho en comparación con lo planificado; y en todo caso, lo que viene a continuación; ¿Qué lecciones se han aprendido?

El contenido de un informe de eventos efectivo depende de la resolución de un gerente competente que entiende las necesidades de los destinatarios del informe.

El contenido debe reflejar el contexto de la audiencia trabajo y objetivo, pero las categorías principales de información son:

  • Fecha
  • La fecha del informe.

  • Evento
  • El segmento de trabajo cubierto por el informe.

  • Resumen
  • Una visión general de los resultados, resaltando los puntos clave del informe y con cualesquiera acciones o decisiones requeridas por los destinatarios del informe.

  • Rendimiento
  • Todos los elementos de la entrega deben reportar su desempeño de acuerdo con el plan de gestión de control y el alcance del trabajo que abarca el informe. La situación detallada habrá sido cubierta por los informes de avance impulsados por el tiempo. Este informe puede tener dos funciones principales.

  • En primer lugar, se informa a los interesados del rendimiento en una serie de sesiones de trabajo que se ha completado. Esto puede ser simplemente una cuestión de buenas comunicaciones y relaciones con las partes interesadas o, en segundo lugar, puede ser una parte fundamental de decidir si se debe continuar con el siguiente segmento del trabajo.

  • En cualquier caso, debe resumir el desempeño en las áreas de:

    • Alcance: entregables completados y aceptados; cambios autorizados; Los resultados de control de calidad.

    • Horario: resume real vs. horarios de línea de base; indicadores clave de rendimiento, tales como el índice de desempeño del cronograma.

    • Finanzas: flujo de caja real vs flujo de caja de la línea de base; indicadores clave de rendimiento, tales como el índice de desempeño de los costos.

    • Riesgo: ¿fueron las respuestas a los riesgos efectivas?, ¿hubo riesgos principales que se produjeron y que no habían sido previstos?

    • Recursos: Uso de recursos real versus el uso de recursos establecido en la línea base del cronograma, desempeño del contrato.

    • Cambio: ¿cómo ha sido recibido el cambio?; ¿Se completaron los objetivos del cambio?

    • Interesados: las comunicaciones completadas; reacción de los interesados.

  • Próximo informe de eventos
  • Si el segmento de trabajo cubierto por este informe es seguido por otro segmento relacionado, esto debe ser descrito aquí. Si hay elementos de la serie de sesiones completado que quedaron sin terminar, estos deben ser detallados en un informe de seguimiento de acciones.

  • Informe de Lecciones
  • Una revisión de lo que ha ido bien, lo que salió mal y sugerencias para las lecciones que se incluirán en el registro de las lecciones.

 

Gracias a Ignacio Manzanera por la traducción

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