Gebeurtenisrapport

Naast de tijdgedreven voortgangsrapporten kan op een bepaalde gebeurtenis ook rapport worden uitgebracht over de geboekte vooruitgang. Dit kan meer van toepassing zijn op bepaalde stakeholders en zal ook een input zijn voor het ‘go/no go’-besluitvormingsproces aan het einde van een bepaald werksegment, bijv. het einde van een fase binnen een project, het einde van een werkpakket van een contractant, het einde van een fase binnen een programma of het einde van een project binnen een portfolio.

Ongeacht de schaal of context zijn de principes hetzelfde. In het rapport moet worden uitgelegd wat er is gedaan in vergelijking met wat er was gepland; wat er gebeurt als er iets gedaan wordt; welke lessen zijn geleerd.

De inhoud van een effectief gebeurtenisrapport is afhankelijk van het oordeel van een competente manager die de behoeften van de ontvanger van het rapport begrijpt.

De inhoud moet de context van het werk en de doelgroep weerspiegelen, maar de primaire informatiecategorieën zijn:

  • Datum
  • De datum van het rapport.

  • Gebeurtenis
  • Het deel van het werk dat door het rapport wordt afgedekt.

  • Samenvatting
  • Een overzicht van de prestaties, met vermelding van de belangrijkste punten in het rapport en alle acties of beslissingen die door de ontvangers van het rapport worden verlangd.

  • Prestatie
  • De prestaties op alle elementen van oplevering moeten worden gerapporteerd in overeenstemming met het beheersingsmanagementplan en de scope van het werk waarop het rapport betrekking heeft. De gedetailleerde vorderingen zullen zijn opgenomen in de tijdgedreven voortgangsrapporten. Dit rapport kan twee hoofdfuncties hebben.

  • Ten eerste worden stakeholders geïnformeerd over de prestaties in een werksegment dat is voltooid. Dit kan simpelweg een kwestie zijn van goede communicatie en relaties met stakeholders. Ten tweede kan het een essentieel onderdeel zijn van de beslissing om door te gaan met het volgende werksegment.

  • In beide gevallen moet het de prestaties samenvatten op de volgende gebieden:

    • Scope: opgeleverde en geaccepteerde producten; geautoriseerde wijzigingen; resultaten van kwaliteitscontrole.

    • Planning: samengevatte feitelijke planning ten opzichte van de basisline; essentiële prestatie-indicatoren zoals de prestatie-index van de planning.

    • Financiering: werkelijke kasstroom versus de baseline; belangrijkste prestatie-indicatoren zoals kosten-prestatieindex.

    • Risico: waren de maatregelen op risico's doeltreffend, waren er grote risico's die zich voordeden en niet waren voorzien?

    • Bron: werkelijk resourcegebruik versus de baseline; contractprestaties.

    • Verandering: hoe is de verandering ontvangen; zijn de veranderingsdoelen bereikt?

    • Stakeholders: communicatie afgerond; reacties van stakeholders.

  • Volgend gebeurtenisrapport
  • Als het werksegment dat met dit rapport afgedekt wordt een verband heeft met een rapport over een werksegment dat hiermee verband houd, dan dient dit hier te worden beschreven. Als er elementen van het voltooide werksegment nog niet zijn afgehandeld, moeten deze in een opvolgend gebeurtenisrapport worden vermeld.

  • Leerpuntenrapport
  • Een overzicht van wat goed en slecht ging en suggesties om lessen op te nemen in het leerpuntenlogboek.

 

Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands

SHARE THIS PAGE
No history has been recorded.

Gebeurtenisrapport

Terug naar boven