Voortgangsrapport

De voortgang moet regelmatig worden gecommuniceerd. Dit kan bijvoorbeeld zijn: van een individu naar hun teammanager; van een aannemer naar een projectmanager; van een projectmanager naar een programmamanager. Een voortgangsrapport kan betrekking hebben op een klein werkpakket, activiteiten op het gebied van verandermanagement in een operationele eenheid of een heel programma in een portfolio.

Ongeacht de schaal of context zijn de principes hetzelfde. Het rapport moet uitleggen wat er is gedaan in vergelijking met wat er was gepland; wat er na komt; welke problemen aandacht nodig hebben; welke lessen zijn geleerd.

Een voortgangsrapport is een tijd gestuurd beheersdocument dat wordt gebruikt in het opleveringsproces. De inhoud van een effectief voortgangsrapport is afhankelijk van het oordeel van een bevoegde manager die de behoeften van de ontvanger van het rapport begrijpt.

De inhoud moet de context van het werk en de doelgroep weerspiegelen, maar de primaire categorieën van informatie zijn:

  • Datum

  • De datum van het rapport.

  • Periode

  • De periode waarop het rapport betrekking heeft.

  • Samenvatting

  • Een overzicht van de geboekte vooruitgang, met bijzondere aandacht voor de hoofdpunten van het rapport en de acties of beslissingen die door de ontvangers van het rapport worden verlangd.

  • Dit onderdeel kan ook een opvolging van eerdere rapporten omvatten, met inbegrip van voltooide acties of nog te nemen besluiten.

  • Deze rapportageperiode

  • Voortgang op alle onderdelen van de uitvoering moet worden gerapporteerd overeenkomstig het beheersingsmanagementplan en de scope van de werkzaamheden waarop het verslag betrekking heeft. Gedetailleerde voortgang zal worden opgenomen in andere documenten, zoals planningen, verslagen, configuratiedossiers, enzovoort.

  • In dit rapport moet een samenvatting worden gegeven van de geboekte voortgang en moet de nadruk worden gelegd op essentiële prestatie-indicatoren. Ook moet worden verwezen naar de gedetailleerde documenten wanneer de ontvangers van het verslag om nadere informatie verzoeken. Het soort informatie dat moet worden opgenomen, zou kunnen zijn:

    • Scope - voltooide en aanvaarde opleveringen; geautoriseerde wijzigingen; resultaten van kwaliteitscontrole.

    • Tijdschema - samengevatte feitelijke planningen ten opzichte van de baseline planningen; essentiële prestatie-indicatoren zoals de prestatie-index van de planning.

    • Financiering - werkelijke ten opzichte van de baseline kasstroom; belangrijkste prestatie-indicatoren zoals kostenprestatie-index.

    • Risico - nieuwe risico's; werkelijke risico's; gebeurtenissen; uitgevoerde maatregelen; stijging/daling van het algemene risico.

    • Resource - feitelijk gebruik van resources ten opzichte van de baseline; losgelaten of afgeronde contracten.

    • Wijziging - bereidwilligheid voor de wijzigingsindicatoren; de voltooide wijzigingsdoelen.

    • Stakeholders - voltooide communicatie; stakeholderreactie; nieuwe stakeholders.

  • Volgende rapportageperiode

  • Samenvatting van wat zal worden behandeld in het volgende voortgangsrapport en wanneer dit zal worden gepubliceerd.

  • Tolerantie status

  • Toleranties overschreden of die zouden kunnen worden overschreden. Issues die moeten worden geëscaleerd, richtlijnen die nodig zijn.

  • Leerpuntenrapport

  • Een beoordeling van wat goed en slecht ging en suggesties om lessen op te nemen in het leerpuntenlogboek.

 

Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands

SHARE THIS PAGE
No history has been recorded.

Voortgangsrapport

Terug naar boven