Fortschrittsbericht

Fortschritte müssen in regelmäßigen Abständen mitgeteilt werden. Dies kann z. B. von einer Einzelperson an ihren Teamleiter, von einem Auftragnehmer an einen Projektleiter oder von einem Projektleiter an einen Programmleiter erfolgen. Ein Fortschrittsbericht kann ein kleines Arbeitspaket, eine Änderungsmanagementaktivität in einem Geschäftsbereich oder ein ganzes Programm in einem Portfolio abdecken.

Unabhängig von der Größenordnung oder dem Kontext sind die Grundsätze dieselben. Der Bericht muss erläutern, was im Vergleich zu den Planungen getan wurde, was als Nächstes ansteht, welche Probleme gelöst werden müssen und welche Lehren daraus gezogen wurden.

Ein Fortschrittsbericht ist ein zeitabhängiges Kontrolldokument, das im Lieferprozess verwendet wird. Der Inhalt eines effektiven Fortschrittsberichts hängt vom Urteilsvermögen eines kompetenten Managers ab, der die Bedürfnisse des Berichtsempfängers versteht.

Der Inhalt sollte den Kontext der Arbeit und das Zielpublikum widerspiegeln, aber die wichtigsten Informationskategorien sind:

  • Datum
  • Das Datum des Berichts.

  • Zeitraum
  • Der vom Bericht erfasste Zeitraum.

  • Zusammenfassung
  • Eine Übersicht über die Fortschritte, in der die wichtigsten Punkte des Berichts und alle Maßnahmen oder Entscheidungen, die von den Empfängern des Berichts verlangt werden, hervorgehoben werden.

  • Dieser Abschnitt kann auch ein Follow-up zu früheren Berichten enthalten, einschließlich abgeschlossener Maßnahmen oder noch ausstehender Entscheidungen.

  • Dieser Berichtszeitraum
  • Der Fortschritt bei allen Elementen der Ausführung sollte entsprechend dem Kontrollmanagementplan und dem vom Bericht abgedeckten Arbeitsumfang gemeldet werden. Detaillierte Fortschritte sind in anderen Dokumenten wie Zeitplänen, Konten, Konfigurationsprotokollen usw. enthalten.

  • Dieser Bericht sollte die Fortschritte zusammenfassen und sich auf die wichtigsten Leistungsindikatoren konzentrieren. Er sollte auch Querverweise zu den detaillierten Dokumenten enthalten, falls die Empfänger des Berichts weitere Informationen benötigen. Die Art der Informationen, die enthalten sein sollten, könnten sein:

    • Umfang - abgeschlossene und abgenommene Leistungen; genehmigte Änderungen; Ergebnisse der Qualitätskontrolle.
    • Zeitplan - zusammengefasste Ist-Zeitpläne im Vergleich zu den Basiszeitplänen; wichtige Leistungsindikatoren wie der Zeitplanleistungsindex.
    • Finanzen - Ist-Cashflow im Vergleich zum Basis-Cashflow; wichtige Leistungsindikatoren wie der Kostenleistungsindex.
    • Risiko - neue Risiken; tatsächliches Auftreten von Risikoereignissen; abgeschlossene Reaktionsmaßnahmen; Zunahme/Abnahme des Gesamtrisikos.
    • Ressourcen - tatsächlicher Ressourcenverbrauch im Vergleich zum Ausgangswert; vergebene oder abgeschlossene Verträge.
    • Änderung (Change) - Indikatoren für die Bereitschaft zu Änderung ; Änderung abgeschlossen.
    • Stakeholder - abgeschlossene Kommunikation; Reaktion der Stakeholder; neue Stakeholder.

  • Nächster Berichtszeitraum
  • Zusammenfassung dessen, was im nächsten Fortschrittsbericht behandelt wird und wann er veröffentlicht wird.

  • Toleranzstatus
  • Toleranzen werden überschritten oder drohen überschritten zu werden. Probleme sind zu eskalieren, Anweisungen erforderlich.

  • Gewonnene Erkenntnisse (Lessons learned)
  • Ein Rückblick auf das, was gut und was schlecht gelaufen ist, und Vorschläge für Lektionen, die in das Erkenntnisprotokoll aufgenommen werden sollten.

 

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