O progresso precisa ser comunicado a intervalos regulares. Isto pode ser, por exemplo, de um indivíduo para seu gerente de equipe; de um contratado para um gerente de projeto; de um gerente de projeto para um gerente de programa. Um relatório de progresso pode cobrir um pequeno pacote de trabalho, uma atividade de gestão de mudanças em uma área de negócios ou um programa inteiro em um portfólio.
Independentemente da escala ou do contexto, os princípios são os mesmos. O relatório precisa explicar o que foi feito em comparação ao que foi planejado; o que vem a seguir; que problemas precisam de atenção; que lições foram aprendidas.
Um relatório de progresso é um documento de controle de tempo utilizado no processo de entrega. O conteúdo de um relatório de progresso efetivo depende do julgamento de um gerente competente que compreenda as necessidades do destinatário do relatório.
Ele deve refletir o contexto do trabalho e o público alvo, mas as principais categorias de informação são:
- Data
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A data do relatório
- Período
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O período coberto pelo relatório.
- Resumo
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Uma visão geral do progresso, destacando os pontos-chave do relatório e quaisquer ações ou decisões requeridas pelos destinatários do relatório.
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Esta seção também pode incluir um acompanhamento de relatórios anteriores, incluindo ações concluídas ou decisões pendentes.
- Informação para este período
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O progresso em todos os elementos da entrega deve ser relatado de acordo com o plano de gestão do controle e o escopo do trabalho coberto pelo relatório. O progresso detalhado será encontrado em outros documentos, tais como cronogramas, orçamentos, registros de configuração, etc.
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Este relatório deve resumir o progresso e concentrar-se nos indicadores-chave de desempenho. Deve também fazer referência cruzada aos documentos detalhados, caso sejam necessárias mais informações por parte dos destinatários do relatório. O tipo de informação que deve ser incluída pode ser sobre:
- Escopo - entregáveis concluídos e aceitos; mudanças autorizadas; resultados do controle de qualidade.
- Cronograma - cronogramas resumidos reais vs. cronogramas de base; indicadores-chave de desempenho, tais como índice de desempenho do cronograma.
- Finanças - fluxo de caixa real vs. linha de base; indicadores-chave de desempenho, tais como índice de desempenho de custos.
- Risco - novos riscos; ocorrências reais de eventos de risco; atividades de resposta concluídas; aumento/diminuição do risco geral.
- Recurso - uso real vs. uso base dos recurso; contratos abandonados ou concluídos.
- Mudança - indicadores de prontidão para mudança; objetivos de mudança completados.
- Partes interessadas - comunicação concluída; reação das partes interessadas; novas partes interessadas.
- Próximo período de relatório
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Resumo do que será coberto pelo próximo relatório de progresso e quando ele será emitido.
- Status de Tolerância
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Tolerâncias excedidas ou em perigo de serem excedidas. Questões/ocorrências a serem escaladas, orientações necessárias.
- Relatório de lições
- Uma revisão do que correu bem, do que correu mal e sugestões de lições a serem incluídas no registro de lições.
