O plano de gestão de partes interessadas estabelece os procedimentos, ferramentas e técnicas preferenciais a serem utilizados na gestão das partes interessadas.

Diretrizes

• Introdução

• O documento deve levar em conta o contexto do trabalho. Um plano de gestão das partes interessadas produzido para um pequeno projeto conduzido nos limites de um departamento organizacional será bem diferente de um para um programa grande e público.

• A introdução descreverá os antecedentes do trabalho e deixará claro como este documento se relaciona com outros documentos relevantes, tais como o plano de gestão de risco ou políticas da organização, programa ou portfólio anfitrião.

• Papéis e responsabilidades

• A responsabilidade geral pela gestão das partes interessadas pode recair sobre o gerente do projeto em projetos menores ou sobre uma equipe dedicada de especialistas em um grande programa ou portfólio, mas muitas pessoas terão responsabilidades de gerenciamento das partes interessadas.

• Um aspecto importante do engajamento com algumas partes interessadas é designar um membro apropriado da equipe para manter o relacionamento. Os princípios de como isso é feito devem ser descritos aqui. Também pode mostrar caminhos de escalonamento e comunicação dentro da estrutura organizacional P3.

• Gestão da Informação

• A composição e o formato do registro de partes interessadas e do plano de comunicação serão definidos aqui junto com quaisquer outros documentos especializados de gestão das partes interessadas. É importante adequar o escopo do registro e do plano de comunicação às necessidades do trabalho.

• Qualquer relatório de progresso exigido deve ser descrito juntamente com seu propósito, cronograma e destinatários pretendidos.

• Validação

• Os critérios para uma gestão bem sucedida das partes interessadas que serão utilizados em qualquer revisão de validação serão descritos aqui.

• A validação da função de gestão das partes interessadas irá rever como as políticas e procedimentos são iniciados e operados.

  Ela  também pode auditar os resultados finais da gestão das partes interessadas através do levantamento das partes interessadas e de suas atitudes em relação ao projeto, programa ou portfólio.

• Orçamento

• A comunicação com as partes interessadas incorrerá em custos e estes devem ser incluídos nos orçamentos. O plano de gestão das partes interessadas não conterá esses orçamentos, mas descreverá se eles existem, como são administrados e onde os números estão localizados.

• Interfaces

• As partes interessadas devem ser consideradas em todos os aspectos do gerenciamento de um projeto, programa ou portfólio. As informações das partes interessadas terão links para documentos sobre benefícios, problemas, riscos, etc. Como estas interfaces e referências cruzadas serão gerenciadas deve ser definido nesta seção.

Procedimento

• Identificar

• Esta seção recomendará as técnicas que devem ser utilizadas para identificar as partes interessadas e as fontes de informação disponíveis.

• Nos casos em que foram capturadas lições de trabalhos anteriores, elas podem estar disponíveis como listas de verificação de grupos típicos de partes interessadas que precisam ser incluídas.

• Avaliar

• As partes interessadas serão avaliadas em termos de suas áreas de interesse, níveis de interesse e influência. Normalmente, isso é representado através de mapas de partes interessadas e matrizes de influência/interesse. A escolha e o formato de tais documentos serão definidos aqui, juntamente com os parâmetros das escalas a serem utilizadas para interesse e influência.

• Deve-se tomar cuidado para garantir que as informações das partes interessadas sejam seguras e que a confidencialidade seja mantida.

• Planejar comunicação

• O canal, frequência, formato e conteúdo da comunicação com as partes interessadas serão planejados de acordo com seu interesse e influência. As diretrizes apresentadas nesta seção fornecerão orientações sobre todos esses fatores.

• Projetos técnicos podem precisar de orientação sobre terminologia padrão e programas ou portfólios multinacionais podem precisar de orientação sobre o idioma a ser utilizado.

  As atividades de comunicação podem ser incluídas nos planos gerais de entrega ou podem justificar um plano de comunicação separado. A abordagem preferida deve ser definida aqui.

• Engajar

• A alocação de responsabilidades para o engajamento com as partes interessadas deve refletir o interesse e a influência.  Os níveis de categoria dos gerentes que têm que estabelecer relações com as diferentes partes interessadas precisam ser definidos.

• Diretrizes devem ser consideradas para gerenciar o feedback e particularmente para lidar com objeções ou publicidade negativa.