Plan für das Stakeholdermanagement

Der Plan für das Stakeholder-Management legt die bevorzugten Verfahren, Instrumente und Techniken fest, die beim Umgang mit Stakeholdern (Interessengruppen) eingesetzt werden sollen.

 

Richtlinien

  • Einführung
  • Das Dokument muss dem Kontext des Auftrags Rechnung tragen. Ein Plan für das Stakeholder-Management, der für ein kleines Projekt erstellt wird, das im Rahmen einer Organisationsabteilung durchgeführt wird, unterscheidet sich deutlich von einem Plan für ein großes, öffentlichkeitswirksames Programm.

  • In der Einleitung wird der Hintergrund des Auftrags beschrieben und deutlich gemacht, wie sich dieses Dokument zu anderen relevanten Dokumenten verhält, z. B. zu Risikomanagementplänen oder -strategien der betreibenden Organisation, des Mutterprogramms oder des Portfolios.

  • Rollen und Verantwortlichkeiten
  • Die Gesamtverantwortung für das Stakeholder-Management kann bei kleineren Projekten beim Projektleiter oder bei einem großen Programm oder Portfolio bei einem speziellen Spezialistenteam liegen, aber viele Personen werden für das Stakeholder-Management verantwortlich sein.

  • Ein wichtiger Aspekt der Zusammenarbeit mit bestimmten Stakeholdern ist die Beauftragung eines geeigneten Teammitglieds mit der Pflege der Beziehungen. Die Grundsätze, wie dies geschieht, sollten hier beschrieben werden. Es können auch Wege der Eskalation und Kommunikation innerhalb der P3-Organisationsstruktur aufgezeigt werden.

  • Informationsmanagement
  • Die Zusammensetzung und das Format des Stakeholder-Registers und des Kommunikationsplans werden hier zusammen mit anderen speziellen Dokumenten zum Stakeholder-Management festgelegt. Es ist wichtig, den Umfang des Stakeholder-Registers und des Kommunikationsplans auf die Bedürfnisse der Arbeit abzustimmen.

  • Alle erforderlichen Fortschrittsberichte sollten zusammen mit ihrem Zweck, dem Zeitplan und den vorgesehenen Empfängern beschrieben werden.

  • Qualitätssicherung
  • Hier werden die Kriterien für ein erfolgreiches Stakeholder-Management beschrieben, die bei allen Zuverlässigkeitsüberprüfungen verwendet werden.

  • Im Rahmen der Qualitätssicherung des Stakeholder-Managements wird überprüft, wie die Strategien und Verfahren initiiert und durchgeführt werden.

  • Die Qualitätssicherung kann auch die Endergebnisse des Stakeholder-Managements prüfen, indem sie die Stakeholder und ihre Einstellung zu dem Projekt, Programm oder Portfolio befragt.

  • Budget
  • Die Kommunikation mit den Stakeholdern ist mit Kosten verbunden, die in den Budgets ausgewiesen werden sollten. Der Plan für das Stakeholder-Management wird diese Budgets nicht enthalten, aber er wird beschreiben, ob es sie gibt, wie sie verwaltet werden und wo die Zahlen zu finden sind.

  • Schnittstellen
  • Die Stakeholder müssen bei allen Aspekten der Verwaltung eines Projekts, Programms oder Portfolios berücksichtigt werden. Die Informationen über die Stakeholder enthalten Links zu Dokumenten über Nutzen, Probleme, Risiken usw. Wie diese Schnittstellen und Querverweise verwaltet werden, sollte in diesem Abschnitt festgelegt werden.

 

Verfahren

  • Identifizieren
  • In diesem Abschnitt werden die Techniken empfohlen, die zur Ermittlung der Interessengruppen und der verfügbaren Informationsquellen eingesetzt werden sollten.

  • Wenn aus früheren Aufträgen Erkenntnisse gezogen wurden, können diese als Checklisten für typische Stakeholder-Gruppen, die einbezogen werden müssen, zur Verfügung stehen.

  • Bewerten
  • Die Stakeholder werden im Hinblick auf ihre Interessengebiete, ihre Interessen und ihren Einfluss bewertet. Diese werden in der Regel in Form von Stakeholder-Karten und Einfluss-/Interessenmatrizen dargestellt. Die Auswahl und das Format solcher Dokumente werden hier ebenso festgelegt wie die Parameter für die Skalen, die für Interesse und Einfluss verwendet werden sollen.

  • Es muss sichergestellt werden, dass die Informationen der Beteiligten sicher sind und die Vertraulichkeit gewahrt wird.

  • Kommunikation planen
  • Der Kanal, die Häufigkeit, das Format und der Inhalt der Kommunikation mit den Interessengruppen werden so gestaltet, dass sie deren Interesse und Einfluss entsprechen. Die in diesem Abschnitt dargelegten Strategien bieten Leitlinien für all diese Faktoren.

  • Technische Projekte benötigen unter Umständen eine Anleitung zur Standardterminologie, und multinationale Programme oder Portfolios benötigen unter Umständen eine Anleitung für die zu verwendende Sprache.

  • Die Kommunikationsaktivitäten können in den allgemeinen Lieferplänen enthalten sein oder einen eigenen Kommunikationsplan rechtfertigen. Der bevorzugte Ansatz sollte hier festgelegt werden.

  • Aktivieren
  • Die Verteilung der Zuständigkeiten für die Zusammenarbeit mit den Stakeholdern muss deren Interesse und Einfluss widerspiegeln. Es sollte festgelegt werden, welche Führungsebenen mit den verschiedenen Interessengruppen zu tun haben sollten.

  • Leitlinien für den Umgang mit Feedback und insbesondere für den Umgang mit Einwänden oder negativer Publicity müssen berücksichtigt werden.

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23rd February 2014Links to templates added
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