Stakeholdermanagementplan

Het stakeholdermanagementplan beschrijft de voorkeursprocedures, -instrumenten en -technieken die bij het managen van stakeholders moeten worden gebruikt.

Beleid

• Introductie

• In het document moet rekening worden gehouden met de context van de werkzaamheden. Een stakeholdermanagementplan dat wordt opgesteld voor een klein project dat wordt uitgevoerd binnen de grenzen van een organisatieafdeling zal heel anders zijn dan een plan voor een groot programma in de publieke belangstelling.

• In de introductie wordt de achtergrond van de werkzaamheden beschreven en wordt duidelijk gemaakt hoe dit document zich verhoudt tot andere relevante documenten, zoals risicomanagementplannen of het beleid van de organisatie, het bovenliggende programma of portfolio.

• Rollen en verantwoordelijkheden

• De eindverantwoordelijkheid voor stakeholdermanagement kan liggen bij de projectmanager in kleinere projecten of bij een toegewijd team van specialisten in een groot programma of portfolio, maar veel mensen zullen verantwoordelijkheden hebben voor stakeholdermanagement.

• Een belangrijk aspect van het contact met sommige stakeholders is het toewijzen van een geschikt lid van het team om de relatie te onderhouden. De beginselen voor de wijze waarop dat gebeurt, moeten hier worden beschreven. Het kan ook wijzen op escalatie en communicatie binnen de P3-organisatiestructuur.

• Informatiemanagement

• De samenstelling en het formaat van het stakeholderregister en het communicatieplan zullen hier worden bepaald, samen met andere gespecialiseerde stakeholdermanagement-documenten. Het is van belang de scope van het stakeholderregister en het communicatieplan af te stemmen op de behoeften van de werkzaamheden.

• Alle vereiste voortgangsverslagen moeten worden beschreven, samen met het doel, het tijdschema en de beoogde ontvangers ervan.

• Borging

• Hier worden de criteria voor succesvol stakeholdermanagement beschreven die bij borgingsreviews worden gehanteerd.

• Borging van de stakeholdermanagement-functie beoordeelt hoe het beleid en de procedures worden geïnitieerd en uitgevoerd.

• Borging kan ook de eindresultaten van stakeholdermanagement controleren door stakeholders en hun houding ten opzichte van het project, programma of portfolio te peilen.

• Begroting

• Communicatie met stakeholders zal kosten met zich meebrengen en deze moeten worden opgenomen in de begroting. Het stakeholdermanagementplan zal deze begroting niet bevatten, maar zal beschrijven of ze bestaan, hoe ze beheerd worden en waar de cijfers zich bevinden.

• Koppelingen

• Stakeholders moeten worden betrokken bij alle aspecten van het managen van een project, programma of portfolio. De informatie over de stakeholders zal koppelingen hebben met documenten over baten, issues, risico's, enz. Hoe deze koppelingen en kruisverwijzingen zullen worden gemanaged, moet in dit onderdeel worden gedefinieerd.

Procedure

• Identificeren

• In dit onderdeel worden aanbevelingen gedaan voor de technieken die moeten worden gebruikt om stakeholders en de beschikbare informatiebronnen te identificeren.

• Waar lessen zijn getrokken uit eerdere werkzaamheden, kunnen deze beschikbaar zijn als checklijsten van typische groepen stakeholders die moeten worden opgenomen.

• Beoordelen

• Stakeholders zullen worden beoordeeld op hun belangengebieden, belangenniveaus en hun invloed. Deze worden doorgaans weergegeven als stakeholderschema’s en invloed-/belangenmatrices. De keuze en het formaat van dergelijke documenten zullen hier worden bepaald, samen met de parameters voor de schalen die moeten worden gebruikt voor belang en invloed.

• Er moet voor worden gezorgd dat de informatie over stakeholders veilig is en vertrouwelijk wordt behandeld.

• Communicatie plannen

• Het kanaal, de frequentie, het formaat en de inhoud van de communicatie met stakeholders zullen worden afgestemd op hun belang en invloed. Het in dit onderdeel beschreven beleid zal als richtlijn voor al deze factoren dienen.

• Voor technische projecten kunnen richtlijnen nodig zijn over standaardterminologie en voor internationale programma's of portfolio's kunnen richtlijnen nodig zijn over de te gebruiken taal.

• Communicatieactiviteiten kunnen worden opgenomen in algemene opleveringsplannen of kunnen een afzonderlijk communicatieplan rechtvaardigen. De aanpak waaraan de voorkeur wordt gegeven, moet hier worden gedefinieerd.

• Betrokkenheid

• Bij de verdeling van de verantwoordelijkheden voor de contacten met de stakeholders moet rekening worden gehouden met belang en invloed. Er moet worden bepaald welk niveau van leidinggevenden door de verschillende stakeholders moet worden betrokken.

• Er moet worden nagedacht over richtlijnen voor het managen van feedback en in het bijzonder voor het behandelen van bezwaren of negatieve publiciteit.

Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands