Le plan de gestion des intervenants établit les procédures, les outils et les techniques privilégiées à utiliser pour gérer les intervenants.

Politique

• Introduction

• Le document doit tenir compte du contexte des travaux. Un plan de gestion des intervenants produit pour un petit projet mené avec les limites d'un département organisationnel est très différent de celui d'un programme majeur dans l'œil du public.
  

• L'introduction décrit l'historique du travail et précise comment ce document se rapporte à d'autres documents pertinents, tels que les plans de gestion du risque ou les politiques de l'organisation hôte, du programme pour les parents ou du portefeuille.

• Rôles et responsabilités

• La responsabilité globale de la gestion des intervenants peut incomber au gestionnaire de projet dans des projets de moindre envergure ou à une équipe dédiée de spécialistes dans un vaste programme ou portefeuille, mais beaucoup d’individus ont des responsabilités de gestion des intervenants.

• Un aspect important de l'engagement avec certains intervenants est d'affecter un membre approprié de l'équipe pour maintenir la relation. Les principes qui en découlent doivent être décrits ici. Il peut aussi montrer des chemins d'escalade et de communication au sein de la structure organisationnelle P3.

• Gestion de l'information

• La composition et le format du registre des intervenants et du plan de communication sont définis ici avec tous les autres documents spécialisés de gestion des intervenants. Il est important d'adapter la portée du registre des intervenants et du plan de communication aux besoins du travail.
  

• Tous les rapports d'étape requis doivent être décrits en même temps que leur but, leur échéancier et les destinataires prévus.

• Assurance

• Les critères de gestion réussie des intervenants qui sont utilisés dans les revues d'assurance sont décrits ici.
  L'assurance de la fonction de gestion des intervenants examine comment les politiques et les procédures sont initiées et exploitées.
  

• L'assurance peut également vérifier les résultats finaux de la gestion des intervenants en sondant les intervenants et leurs attitudes à l'égard du projet, du programme ou du portefeuille.

• Budget

• La communication avec les intervenants entraînera des coûts et ceux-ci doivent être inclus dans les budgets. Le plan de gestion des intervenants ne contient pas ces budgets, mais décrit s'ils existent, comment ils sont gérés et où les chiffres se situent.

• Interfaces

• Les intervenants doivent être pris en compte dans tous les aspects de la gestion d'un projet, d'un programme ou d'un portefeuille. Les informations des intervenants ont des liens vers des documents sur les avantages, les enjeux, les risques, etc. La façon dont ces interfaces et ces références sont gérées doit être définie dans cette section.

   

Procédure

• Identifiant

• Cette section recommande les techniques qui doivent être utilisées pour identifier les intervenants et les sources d'information disponibles.
  

• Lorsque des leçons ont été tirées des travaux précédents, elles peuvent être disponibles sous forme de listes de contrôle de groupes d'intervenants typiques qui doivent être inclus.

• Évaluation

• Les intervenants sont évalués en fonction de leurs domaines d'intérêt, de leurs niveaux d'intérêt et de leur influence. Ceux-ci sont généralement représentés comme des intervenants et des matrices d'influence/d'intérêt. Le choix et le format de ces documents sont définis ici avec des paramètres pour les échelles à utiliser pour l'intérêt et l'influence.
  

• Il faut veiller à ce que l'information des intervenants soit sécurisée et que la confidentialité soit maintenue.

• Planification des communications

• Le canal, la fréquence, le format et le contenu des communications avec les intervenants sont conçus en fonction de leur intérêt et de leur influence. Les politiques énoncées dans la présente section donnent des indications sur tous ces facteurs.
  

• Les projets techniques peuvent nécessiter des orientations sur la terminologie standard, et les programmes ou portefeuilles multinationaux peuvent nécessiter des conseils sur la langue à utiliser.
  

• Les activités de communication peuvent être incluses dans les plans de réalisation généraux ou peuvent justifier un plan de communication distinct. L'approche privilégiée doit être définie ici.

• Participation

• L'attribution des responsabilités en matière d'engagement avec les intervenants doit refléter l'intérêt et l'influence. Il faut définir les niveaux d'ancienneté de gestion qui doivent être associés aux différents intervenants.

• Des lignes directrices pour la gestion de la rétroaction et en particulier pour faire face aux objections ou à la publicité négative doivent être prises en considération.

Merci à la SMaP pour la traduction.