Plan de gestión de los interesados

El plan de gestión de los interesados establece los procedimientos preferidos, herramientas y técnicas que se utilizan en la gestión de las partes interesadas.

Política

• Introducción

• El documento debe tener en cuenta el contexto de la obra. Un plan de gestión de los interesados producido para un pequeño proyecto realizado dentro de los límites de un departamento de la organización será muy diferente de uno para el programa principal a la vista del público.

• En la introducción se describen los antecedentes del trabajo y se deja claro cómo este documento se relaciona con otros documentos pertinentes, como los planes o políticas de la organización de acogida, programa padre o el portafolio de gestión de riesgos.

• Funciones y responsabilidades

• La responsabilidad general de la gestión de interesados puede estar con el director del proyecto en proyectos pequeños o un equipo de especialistas en un gran programa o cartera, pero mucha gente tendrá las responsabilidades de gestión de las partes interesadas.

• Un aspecto importante de compromiso con algunas partes interesadas es asignar a un miembro apropiado del equipo al mantenimiento de la relación. Los principios para la forma en que se lleva a cabo deben ser descritos aquí. También puede mostrar caminos en caso de una necesaria escalada y la comunicación dentro de la estructura de la organización P3.

• Gestión de la información

• La composición y el formato del registro de interesados y un plan de comunicación serán definidos aquí, junto con otros documentos de gestión de los grupos de interés especializados. Es importante adaptar el alcance del plan de registro de los interesados y las comunicaciones a las necesidades de la obra.

• Todos los informes de avance requeridos deben ser descritos junto con su propósito, el calendario y los destinatarios.

• Validación

• Los criterios para la gestión exitosa de los interesados que se utilizarán en los exámenes de garantía se describen aquí.

• Validación de la función de gestión de los interesados revisará cómo se inician y operan las políticas y procedimientos.
  

• Validación también puede auditar los resultados finales de la gestión de los interesados mediante encuestas a los interesados y sus actitudes hacia el proyecto, programa o cartera.

• Presupuesto
  

• La comunicación con las partes interesadas incurrirá en costos y estos deben ser incluidos en los presupuestos.

• El plan de gestión de las partes interesadas no contendrá estos presupuestos, pero van a describir si existen, cómo se gestionan y dónde se encuentran las figuras.
  

• Interfaces
  

• Las partes interesadas deben ser consideradas en todos los aspectos de la gestión de un proyecto, programa o portafolio. Información sobre los interesados tendrá enlaces a documentos sobre beneficios, problemas, riesgos, etc. ¿Cómo estas interfaces y referencias cruzadas serán administrados? deben ser definidos en esta sección.
  

Procedimiento

• Identificar
  

• Esta sección le recomendará las técnicas que se deben utilizar para identificar las partes interesadas y las fuentes de información disponibles.
  

• Cuando las lecciones hayan sido capturadas de trabajos anteriores, se deben hacer disponibles tal como listas de verificación de los grupos de interés típicos que deben ser incluidos.
  

• Evaluar
  

• Los interesados serán evaluados en términos de sus áreas de interés, niveles de interés e influencia. Estos normalmente estarían representados como mapas de las partes interesadas y la influencia / matrices de interés. La elección y el formato de dichos documentos se definen aquí, junto con parámetros para las escalas que se utilizarán para el interés e influencia.
  

• Se debe tener cuidado en la gestión de la información de los interesados, seguridad y confidencialidad deben ser mantenidas a todo costo.
  

• Plan de comunicaciones
  

• El canal, frecuencia, formato y contenido de la comunicación con las partes interesadas serán diseñados para satisfacer sus intereses e influencia. Las políticas establecidas en esta sección proporcionarán orientación sobre todos estos factores.
  

• Proyectos técnicos pueden necesitar orientación sobre programas o portafolios multinacionales terminología estándar y pueden necesitar orientación sobre el idioma que se utilizará.
  

• Las actividades de comunicación se pueden incluir dentro de los planes de entrega general o pueden justificar un plan de comunicación independiente. El enfoque preferido debe ser definido aquí.
  
  

• Relaciones
  

• La distribución de responsabilidades para establecer relaciones con los interesados debe reflejar interés e influencia. Los niveles de categoría de gestionadores que deben establecer relaciones con los diferentes interesados deben ser definidos.

• Directrices para gestionar retroalimentación y particularmente para manejar objeciones o publicidad negativa deben ser consideradas.

Gracias a Ignacio Manzanera por la traducción